面倒な名刺入力やテキスト化作業を1枚15円から！業界最安値挑戦中！
名刺のデータ化をするには
①問合わせ（電話・メール・FAX）
②見積もり
③注文
④納品
以上の工程で作業を行っています。
「あれ？こんなもの？」と思って頂けましたか？
思ったより少ないですよね。
名刺入力を発注する会社を見つけてしまえば、工程は案外スッキリとします。では、次に『弊社 ビーアウト』に沿って順番に説明をしていきます。
・電話
レスポンスが早く、依頼業者と直接話をし、要望を的確に伝えやすい。
・メール
メールの開封が遅れると、レスポンスに少し間ができる。要望を打ち出すことでモレがなくなる。
・FAX
手書きの為、あまりにも達筆の方だと解読に時間がかかる。FAXの為、受診の際に黒ボケして文字が読みにくい。要望は手書きの為、簡易に伝えやすい。
その後、ヒアリングシートが送付されます。
など要望を伝えるため「こうしてほしい」という内容を依頼業者に理解してもらうためのツールです。
例えば…
「電話03-××××-××××」「携帯080-××××-××××」「携帯090–××××-××××（直通）」
“これは携帯番号を2つ入れるのかな？”
“電話と携帯なのかな？“
その番号を優先、選択して入力すればいいのかわかりません。その為、複数選択の場合の最優先はどちらなのかお客様に逐一報告をし、判断を仰ぐ必要が出てきます。
それって名刺の枚数が100枚のうち1件だったらいいですが、1000枚のうち100枚もあったら「いちいち連絡してこないでよ」と思いますよね。
そこで、「複数の場合、上に書いてある方を優先して入れてください、直通の電話を優先してください」など、逐一連絡が来ないように、先に優先事項を伝える必要性があります。
セット（入力項目内容のまとめ）や、入力項目数によって価格は変動しますので「何を最優先でデータ化したい」のか、問い合わせの時点であなたのやりたい事をしっかり依頼業者に伝える事が大事です。
名刺依頼枚数、入力項目、入力判断、希望納期、その他要望などを伝えて、お急ぎの方は電話で伝え、見積もりを送ってもらう事ができます。
ここでは
「期日」データ化された名刺がいつ納品されるのか
「価格」はいくらになるのか
しっかり依頼業者と確認を行います。
期日？価格？名刺項目？
少しでも疑問に思った事や、どうしても外せない部分は、何度もしつこいくらいの確認をオススメします！
注意事項①
・発注する際に必ず見積書の内容と一致しているか確認を取りましょう！
発注した後に「あれ？違う」となっても引き返せません。その為、個人で頼むのであれば、きちんと自分の目で確認する！
仕事でしたら上司に確認し、指示を仰ぐ必要があります。
注意事項②
・名刺のコピー
・名刺のPDFや画像などを郵送やデータで送付します。
・郵送することによる原本の汚れ、紛失等もあり得る。配送途中に雨などの影響で汚れてしまう。宅配最中に紛失する。あってはならない事だが、依頼先の業者が紛失してしまう。全てあり得ることなので、その点はこちらも理解しておく必要があるだろう。
・PDFや画像にしたことにより、個人情報データが見えづらい場合はスキャンのやり直しが発生する！
・名刺という個人情報の宝庫を渡すので取り扱いを間違えたら最後！その為、PマークやISMS（ISO27001）等の認証が得られているかも、1つの指標になりますね。
また、PDFでは名刺をスキャンしたりするという方法があります。自分でスキャナーに通し、スキャンするので面倒臭いですね。ただ、原本が汚れる、紛失するようなリスクがない！
データ化された名刺のデータを「.txt」や「.xlsx」などの形式で納品されます。
注意点①
納品後のデータのチェックが大事！もしかしたら…入力判断が違う…名刺の項目数が違う…
必ず納品後にすぐチェックを行いましょう！
自分の依頼ともし仮に違うのでしたら、すぐに依頼業者に連絡してください。修正等の依頼も受け付ける業者は◎です。
修正等を考えると、少し余裕を持った納期を考える必要もありますので、「困ったな」と思った時点で、なるべく早めのご依頼をオススメします。
注意点②
ここで忘れがちな原本の返却or破棄！
名刺の原本はもちろん返却いたします。
しかし、コピー等は「廃棄してくれ」という事もできます。名刺のコピーを送り返されて破棄するのって面倒ですし、やってくれるのはありがたいですね！
また、PDFやデータに関して、返却はないのでやはりちゃんとしたデータ管理をしてくれるところだと破棄したか不安になることもなく安心できますね。
以上
なんか面倒になってきた」「結構準備あるな…」「手間がかかる」
手順や確認することが多いですよね。読んでいるだけでも。
そう思った方も多いと思います。確認をしないような委託先・外注先はとてもじゃないですが、あまり良いとは言えません。
まだ、お互いの信用や信頼もない段階で、すべてを託すことは怖くてできませんよね。
お互いに確認し、納得しながらでないと、出来上がった納品データが自分の要望に沿ったものだとしても、思い描いていた仕上がりと相違がでると思います。
そんな時こそ、データ入力・名刺入力作業のプロがお勧め！
どんな依頼が多いの？
ノウハウが蓄積されています。
文字に起こすデータ化が大得意！
様々な業種の方からご好評をいただいております！
1人で名刺入力の作業をするときの工程はどうでしょうか？
…あれ？机から、名刺入れから、次から次へと出てくる名刺
…飽きた、…最後までできるかな？、…他の仕事もあるから後回しにしよう！
…まぁ、いいか、これだけ見れば、…名前と会社名だけ
…終わらない、…必要な日はまだ先だからまた今度でいいか。
…まだデータ化終わってないから、…チェックしてないからDM返ってきちゃった
結局、必要な時に使えないデータになってしまいました。
こんなことにならないように、名刺入力を代行するプロがいま！
皆さんの要望に応えながら
・豊富な人材で社内の人件費をかけることなく
・コツコツと根気のいる繰り返し作業が得意
・確認はトリプルチェックを実施
外注・委託だからこそ、迅速に入力し、正確なデータを揃えることが可能になるのです。
・期日設定を行う
例えば…
6月1日～13日までの期日と設定する
〇6日:土
〇7日:日
〇13日:土
土・日3日間、郵送日の1日を除いた→9日間
9日間でデータ作成を行う
ということになります。
これが100枚なら…300枚なら…500枚なら…期日の設定も変わってきます。
「いつまでにデータ化してほしい」等の明確な期日が必要なのです。
・絶対この日に欲しい！納期を決める！
ギリギリの日数で組むのはオススメしません。
例えば…「10日間でデータが欲しい」としますが、前述したように休日や郵送日などを除くと残りの日数で行うことになります。
できたとしても確認の甘いデータとなります！
しかし、お金を支払ってまで頼むのであれば、余裕をもってデータを活用できる予定を立てることが必要になってきます。
・依頼（外注・発注）予算額
予算額はいくらまでなのか考えておきましょう。
もちろん、安く済ませたいという気持ちはよくわかります。しかしながら、その為には理解しておくべきことがあります。
どれも大事なのはもちろんですが最も重要なのはどれか？優先順位はどうか？を互いに認識しておくことは重要です。
本当は急ぎで発注したのに、クオリティが大事だと時間をかけていてはトラブルの原因になります。
では、どうしたらよいのでしょうか？自分で作業を行いますか？部下にやらせますか？
それもいいですが、時間の効率化や、本当に必要な業務の手を抜かずに名刺入力の作業をするのは非常に大変です。
・必要なこと
・無駄なこと
・面倒なこと
などを分けて考えた上で、本当に自分でやる方がいいですか？
委託先・外注先を見つければ、面倒な手間や入力作業から解放されます。
入力作業をプロに任せた場合、安い・早い・正確！三拍子揃った仕事が実現できるのです。
データの基盤さえあれば、あなたはクラウド上のデータの管理や整理を行い、それに応じて適宜編集を行ったり、新規の名刺があれば追加して保存をする。
自分が行うのはクラウド上の名刺の管理・保管だけです。その為に出す予算や期間（時間）は惜しいでしょうか？
あなたがやる事！
スケジュールの確認、納期を決める、予算を決める、
大事なこと3つを決めてください。
実はあるんです。
外注する上での注意事項では情報漏洩が1番心配になります。
顔も知らない人に仕事を依頼する上で、注意すべき点は数多くありますが、まずは名刺という個人情報の宝庫を、人に預けてデータ化するわけですから信用に足る根拠が必要になります。
外注先のセキュリティ対策やレベルもわからないと正直、何とも言えませんね。
また、個人情報の取り扱いについてはより一層注意すべき事項になります。
例えば機密情報でなくても、社内情報を渡す場合には損害賠償が含まれる秘密保持契約を結んでくれる所が安心ですね。
そこで、外注する会社を選ぶ際や…依頼する際にも…プライバシーマークとISO27001（ISMS認証）を確認しましょう。
ではプライバシーマークとはなんでしょう？
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が「個人情報を大切に取り扱う事業者」 であると認めた証です。
プライバシーマークの付与は、法律の規定を包含するJIS Q 15001に基づいて第三者が客観的に評価する制度です。
事業者にとっては法律への適合性はもちろん、自主的により高い保護レベルの個人情報保護マネジメントシステムを確立し、運用していることをアピールする有効なツールとしてプライバシーマークは活用できます。
…簡単に言うと、“この会社は個人情報の管理をしっかりしているよ”と第三者が認めてくれて、その証を他社に“見せていいよ”ということです。
取引先や顧客の情報を取り扱う企業であれば、セキュリティ管理は非常に大切です。
プライバシーマークはいわば、その信用の指針になります。
ISO27001（ISMS認証）とはなんでしょうか？
情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)に関する国際規格です。
情報の機密性・完全性・可用性の3つをバランスよくマネジメントし、情報を有効活用するための組織の枠組みを示しています。業種・業態を問わず、あらゆる組織が利用し、認証を取得することができます。
ISO27001において情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)は、「マネジメントシステム全体の中で、事業リスクに対する取り組み方に基づいて、情報セキュリティの確立、導入、運用、監視、見直し、維持および改善（PDCA）を担う部分マネジメントシステムには、組織の構造、方針、計画作成活動、責任、実践、手順、プロセス及び経営資源が含まれる」と定義されています。
つまり、高度な情報セキュリティ体制の構築をめざす活動は、企業の存続発展の必須条件となり、経営戦略の1つです。
信頼・信用に足る証拠があった方が探しやすい！
なにより個人情報の取り扱いで注意すべき点は理解できているので安心・信頼は一定のライン確保できている。
高いセキュリティ対策にしっかりと取り組んでくれる外注先を選定しましょう。
名刺入力作業とは誰にでもできる作業と言えます。
しかし、セキュリティや情報漏洩等のリスクを考えると、誰にでも頼める作業ではありません。
発注前に確認してほしい3つの大事なポントは「スケジュールの確認！」「納期を決める！」「予算を決める！」これが決まっていれば発注はすぐに完了できます。
注文時に使えるチェックポイントをぜひ有効活用してください。
