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名刺入力は事務・総務担当者が手入力で登録を企業も多いですが、アプリを活用すると時短になるだけでなく精度が高い状態で登録が可能です。
さらに近年では、多くの企業が名刺入力・管理アプリを出しており、営業支援システムや顧客管理システムと連携できるアプリも登場しています。
名刺入力アプリ・管理アプリを利用することで多くのメリットが得られますので、メリットやデメリット・アプリの選び方について詳しく解説をします。
名刺入力アプリ・名刺管理アプリを利用するメリットは下記の5つです。
・その場で取引先の相手の情報をデータ化できる
・コストを削減できる
・生産性の向上も期待できる
・社内で名刺の情報を共有できる
・名刺の情報を一元管理可能
それぞれのメリットについて詳しく解説を行っていきますので、参考にしてみてください。
新しい人と出会った際にはビジネスマナーとして行われる名刺交換。
名刺交換を行った後に、名刺入れに入れる人がほとんどですが、後から見返すことが少なく、埋もれてしまうことも多いです。
しかし、名刺入力アプリを利用することによって、スマホで撮影を行うことによって数秒程度でデータ化ができるため、忘れることなく相手の情報を管理できます。
さらに、名刺入力アプリはクラウド上に保存されるケースがほとんどで、スマホで撮影後にすぐ社内で情報を共有可能です。
その場でスムーズにデータ化できるという点からも多くの人におすすめです。
さらに、名刺入力アプリはコストの削減に長けており、登録を行う枚数が多ければ多いほど負担が減ります。
実際にイメージをしていただくとわかりやすいですが、手入力で名刺を登録する際には早い人でも1分程度はかかります。
しかし、名刺入力アプリであれば撮影を行うだけで名刺のデータ化が可能です。
アプリでの撮影では5秒程度でデータ化ができるのに対して、手入力はやはり1分程度かかる上に、入力漏れや入力ミスの可能性もあるため、入力の手間などを考えてもアプリの利用はかなりおすすめになります。
一人当たりの人件費を考えると入力の手間を省ける点からコストカットができるといっても過言ではありません。
名刺入力は、他の業務と並行で行う企業がほとんどではないでしょうか。
名刺アプリを利用することによって入力にかかる時間が大幅に減らせるため、コア業務に集中できるようになります。
生産性の向上を行うためにも、名刺アプリの利用はおすすめです。
先述でも触れているように、名刺アプリはクラウド上に保存される場合がほとんどで、インターネット環境があればどこでも確認ができます。
そのため、社内で名刺アプリを使って取り込んだ名刺の情報を外出先の営業マンも確認可能です。
さらに名刺入力・管理アプリでは、名刺の情報とともにアプローチ履歴・商談履歴を残せるため、前回の商談を確認しながらアプローチに挑むこともできます。
あらゆる情報と紐づけて管理ができ、社内全体で共有ができるため、営業効率や顧客管理能力を高められる点もメリットです。
他にも名刺入力アプリ・管理アプリを使用することによって、一か所に名刺の情報を集約できます。
多くの企業では一人ひとりの名刺を管理するのは難しく、個人で保管を行うことが基本です。
しかし、全ての人が名刺の管理をしっかりと行えている可能性は低く、名刺をもらっていても書類に紛れて埋もれてしまっている人も少なくありません。
名刺入力アプリ・管理アプリを利用すると、日報の提出時や取引先でスムーズにデータ化ができ、総務・事務の方で管理ができます。
一元管理ができる上に、誰でも社内全員が持つ名刺を確認できるため、人脈を活かした営業活動が可能です。
一元管理を行う際にはできれば権限機能をつけるのがおすすめになります。
例えば、取引先の社長や会長の名刺をもらった際にも商談履歴や会食履歴などを残すこともできますが、一般社員が観られるような状態にしていると、情報が洩れてトラブルに発展することも少なくありません。
そのため、名刺入力アプリ・管理アプリを利用する際には権限設定機能があるかも確認しておきましょう
名刺入力・管理アプリは多くのメリットがありますが、メリットがある反面デメリットが存在します。
メリットとあわせてデメリットも確認するようにしましょう。
名刺入力・管理アプリは登録制限や機能制限が付いている場合が多いです。
有料版と無料版が存在し、無料でも十分活用できますが、無料の場合は連携機能が使えない場合や名刺を100件しか登録できないというケースもあります。
せっかく登録したのにもかかわらず、希望する機能に制限が付いている・使えない状態では意味がありません。
どのような機能が使えるのか、システムをしっかりと確認した上で登録を行うようにしましょう。
名刺入力・管理アプリはセキュリティ面が他のサービスと比べて脆弱な場合も少なくありません。
名刺の情報は会社の名前や住所だけでなく、個人情報も含まれています。そのため、セキュリティが弱いアプリだった場合は悪質なユーザーに情報を盗み取られてしまい、情報漏洩につながることも少なくありません。
悪質なユーザーに攻撃されないためにも、常に監視が行われているようなセキュリティが高いアプリを利用するのが好ましいです。
セキュリティが高いアプリを探したいと考える際にはプライバシーマークの取得を行っているかを確認しましょう。
名刺入力・管理アプリは多くのメリット・デメリットがありますが、しっかりと使いこなすためにも選び方を把握した上で選ぶのが好ましいです。
名刺入力・名刺管理アプリを選ぶ際には下記の6つを意識しましょう。
・使いやすさ
・登録可能件数
・搭載されている機能
・セキュリティの高さ
・連携の可否
・対応端末
それぞれ選ぶ際のポイントについて詳しく解説を行っていきますので、参考にしてみてください。
名刺入力・管理アプリだけに限った話ではないですが、アプリを選ぶ際には使いやすさを意識してから選ぶようにしましょう。
いくら魅力的な機能が備わっていたとしても、使いにくかったら意味がありません。
さらに社員全員が共有して使いやすいように、誰でも使えるようなシンプルな操作性のアプリがおすすめです。
アプリによっては無料で使えるタイプや無料トライアル期間が設定されている機能もあるため、実際に使用をしてみてから本格的に利用するアプリを決めるのでもいいでしょう。
名刺の入力のしやすさや管理のしやすさに関してしっかりと確認しておくことが大切です。
さらに名刺アプリを選ぶ際には、登録件数もしっかりと確認を行うようにしましょう。
というのも、名刺入力・管理アプリによって登録できる件数は異なり、100件しか登録できないアプリもあれば、1,000件まで対応しているアプリ・登録可能制限がないアプリなども存在します。
名刺を登録件数が多いのにもかかわらず、100件しか対応していないところを利用してしまうと、また違うアプリを探す手間が必要である上に、登録を移し直す手間が出てしまいます。
名刺入力・管理アプリの中には従量課金制となっており、利用する件数に応じて料金を増やして利用することが可能なアプリもあるため、予想が付かない場合は従量課金制のアプリを選ぶのもおすすめです。
登録可能件数や上限数を確認した上で名刺入力アプリ・名刺管理アプリを利用するようにしてください。
名刺入力・管理アプリでは、それぞれ搭載されている機能が異なります。
例えば、名刺情報に紐づけて商談履歴や出会ったきっかけなどの営業活動を細かく記載することもできれば、周りの名刺と合わせた相関図を作成可能なアプリもあるほどです。
他にも、名刺を交換した相手が人事異動によって名刺の情報が変わった際に、企業の最新ニュースと合わせて通知が届くように設定できるアプリも。
エクセルへのエクスポートができるアプリもあるため、機能もしっかりと確認した上で選ぶようにしましょう。
名刺入力・管理アプリでは、セキュリティの高さも必ず確認することが重要です。
個人情報をしっかりと取り扱うために、データの暗号化やプライバシーマークの取得を行っているアプリ、事故がない実績を持つアプリをなるべく選ぶようにしましょう。
中でも有料アプリは無料アプリと比べてセキュリティ面がしっかりとしているケースが多いため、重要な情報をしっかりと紐づけて使いたい場合は有料アプリから探すのがおすすめです。
他にも名刺入力・管理アプリでは、営業支援システムや顧客管理システムと連携できるアプリも存在します。
営業支援システムや顧客管理システムと連携させることができると、普段利用しているシステムに最新の名刺情報が反映され、相手との商談履歴やアクション履歴を確認しながら行動が可能です。
利用しようと考えている名刺入力・管理アプリにはどのような機能が備わっているのかを確認するようにしましょう。
スマホアプリによって対応している端末が異なります。多くの人がご存じのように、スマホアプリでもiPhoneに対応しているアプリもあればandroidしか対応していないアプリが存在します。
機能性に優れていて便利であったとしても、端末に対応していなければ意味がありません。
社内や個人が持っているタブレット端末でも使用できるかを確認した上で利用するアプリを決めるようにするのがおすすめです。
ここからは、多くの人におすすめの名刺入力・管理アプリを6選紹介します。
・Eight
・Wantedly People
・CAMCARD
・名刺ファイリングCLOUD
・myBridge
・Sansan
上記のおすすめアプリごとの特徴・魅力を解説していきますので、名刺入力・管理アプリを探している人は参考にしてください。
EightはSansan株式会社が提供しているサービスで、スマホで撮影を行うことによってAIとオペレーターによる手入力によってスピーディーにデータ化される名刺入力・管理アプリです。
名刺の情報を保管できるだけでなく、メッセージのやり取りもできる点が魅力ですが、他にも枚数が無制限で登録できる上に、クラウド容量や使用期間共に無料です。
セキュリティ面もしっかりとしており、プライバシーマークの取得を行っています。
他にもオンライン名刺交換機能も備わっているため、多くの機能を活用しながら名刺管理をしっかりと行いたいと考えている人におすすめです。
Wantedly PeopleはWantedly社が提供しているサービスで、一度に最大10枚までの名刺を登録できるアプリです。
読み込んだデータを即時データ化できるため、常に最新の情報を共有した状態で営業活動が行えます。
登録された名刺情報は着信時に名前が表示させることができる上に、登録している相手が転職・昇進・移動した場合にもアプリを開いたら変更が行われています。
名前や会社名・部署・役職などを検索するだけでスムーズに表示してくれるため、使い勝手が良い点からも多くの人に利用されている名刺入力・管理アプリです。
INTSIGが提供しているCAMCARDは、グローバルな活動を行っている企業におすすめの名刺入力・管理アプリです。
というのも、CAMCARDは日本を含む17か国語にも対応しているアプリで、海外での利用時にも活躍してくれます。
スマホで撮影を行うことによってクラウド上にデータが保管され、外出先でパソコンやスマホから名刺の情報を確認できます。
会社や仕事内容に合わせたグルーピングもできるほか、エクセルにデータ出力を行う機能も備わっている便利な名刺入力・管理アプリです。
無料版の場合は名刺スキャンに関して上限が500枚となっていますので、500枚を超える場合は有料版を利用するようにしましょう。
名刺ファイリングCLOUDは株式会社NTT DATA NJKが提供している名刺管理アプリで、基本料金0円で利用できます。
高性能なOCRですぐにデータ化できるほか、一度登録を行った名刺情報は電話発信やメール送信・地図検索時にも表示されてワンタッチで活用可能です。
管理できる可能枚数は100枚までではありますが、シンプルで使いやすいデザインとサポート機能が充実している点も人気があります。
金融機関向けシステムと同等レベルのセキュリティを誇っているサーバーで管理されているため、安全性の高さからも好評です。
LINE株式会社が提供しているmyBridgeも基本料金が必要ない全て無料で使える名刺入力・管理アプリです。
発行されたURLやQRコードを相手に読み取ってもらうことで、簡単にオンライン名刺交換ができます。
他にもLINEトーク上で、名刺の共有ができるほか、管理できる枚数や機能を無制限で利用可能です。
検索機能も備わっており、名前・会社名・部署・役職などを入力することによって、欲しい情報をすぐに表示できます。
名刺入力・管理アプリにコストをかけたくないと考えている人や、普段からLINEをビジネスシーンで活用している人におすすめです。
Sansanは社名にもなっている名刺入力・管理アプリで、法人に特化したアプリとして知られています。
連絡帳と名刺情報を一つに集約することができ、取引先の連絡だけでなく、社内の連絡先も一元管理が可能です。
利用企業は7,000社を超えるほどで、経済産業省や三井住友銀行・三菱地所なども利用しています。
Sansanでも名刺交換を行った相手が人事異動になった際に、最新の情報を通知で届けてくれます。
他にも金融機関でも認められている高度なセキュリティ水準で管理が行われているため、安全性の高さからも人気です。
名刺入力・管理アプリは、多くのメリットがありますが、下記の6つをしっかりと意識した上で選ぶことが大切です。
・使いやすさ
・登録可能件数<
・搭載されている機能
・セキュリティの高さ
・連携の可否
・対応端末
無料で使用できるアプリもあれば、有料でないと少量の枚数しか登録できないアプリもあるため、自社でどのくらいの名刺を管理するのかを把握しておくことも必要になります。
営業支援システムや顧客管理システムと連携を行って名刺情報をフルに活用できるアプリも多く登場していますので、しっかりと人脈を活かすためにも名刺入力・管理アプリは使うのがおすすめです。
有料版であったとしても無料トライアル期間が設定されていることが多いため、トライアルも活用して自社に合ったアプリを見つけるようにしましょう。
