名刺交換にはどんな役割があるでしょう。
まず、名刺は名前や所属先、連絡先等の記載があるのでそれらの備忘録的な目的。
客先に渡すものなので、
〇自分をアピールするツールにする！
〇名刺の記載内容が、キャチーである！
〇話題を提供するのであればその話題でしばらく盛り上がる！
(盛り上がるかどうかは腕次第ですが少なくとも材料にはなり得る)
〇その会話で自分を印象付けることになる！
また、普通は〇×△の◇×●ですと所属する会社名（会社に所属しているのであれば）と自己紹介しながら名刺交換するものですが、相手に伝えたい内容を全て話すことはできず、あとは名刺に書いてあるので宜しくという意味で名刺を渡す方も多いと思います。
受け取る側も、もらう時にメールアドレスやURLの記載があるか確認する事があると思います。
それは
「また何かあったらここに連絡してください」という意味合いとなります。
重要なのは、名刺を渡した自分を
相手に印象付けることです。
そうでないと、相手が後日、沢山の名刺を見て
「どれがあの人の名刺か分からない」なんて事に。
せっかくお会いできても、その事実は
水の泡に帰してしまうかもしれません。
用事があろうがなかろうが、相手に電話で連絡を取り、再度アピールする手はあります。
あなたの印象を少しでも残し、相手に「あっ、あの人か！」と思ってもらう為には必要です。
- 相手と名刺交換する。
- 名刺交換した相手に、自分を再度アピールする為、コンタクトをとる。
- 本来の目的を話し、出来れば相手と会う約束をする。
- 本来の目的を話し、出来れば相手と会う約束をする。
- 面談・商談の約束がとれたら、具体的な日時の確認をする。
ここまでの流れが名刺交換の意義・目的と言えるものです。
せっかく集まった名刺も十分に活用できなくては宝の持ち腐れになってしまいます。
みなさん1度は経験したことがあるはず
「△さんの名刺ってどこだっけ…」
「〇さんに連絡先教えてくださいって言われても…」
「●●さんの連絡先入ってたかな…」
急に言われても、非常に困りますよね。
しかし、名刺をデータ化しておけば、こんな場面でも
迅速な対応が可能になります！
従来、名刺管理や整理方法としては、次のようなことが行われてきました。
・名刺専用のクリアファイルに入れる
・名刺ケースに50音順に/新規から順に並べて整理
・回転式名刺ホルダーに入れる
ポイントは、
①もらった名刺を手間なく管理できるようになっているか
②必要な名刺を探す時にすぐに見つけられるようになっているか
“机の中にバラバラになっている”というのは論外です。
このようなアナログの管理方法においては、
「管理のしやすさ」と
「探しやすさ」を意識することが重要です。
管理すべき名刺の枚数が少ない方や、取引先の名刺を携帯する必要がない職種の方に、おすすめの管理方法です。
最近の主流は、デジタルデータに変換して管理する方法です。
名刺をデジタルデータ化する手間はかかりますが、情報の
「検索性」や「拡張性」に優れているというメリットがあります。名刺管理とあわせて詳細な顧客情報を管理したい方や、たくさんの名刺をビジネスに活かしたい方に向いている管理方法です。
デジタル化することにより、名刺以外で得た情報の
蓄積や社内共有が可能となります。
また、
五十音順、業種別、面会日別といった分類や並び替えも簡単に行うことができる点も、魅力のひとつです。
名刺データをクラウドサーバーにアップロードしておくと、インターネットを通じてどこからでも情報にアクセス出来ます。外出先で顧客の名刺を確認したくなった時も安心ですね。
ちなみに、紙の名刺をデジタルデータ化する方法としては、
スキャナーやスマートフォンのカメラで読み取るか、コンピューターにデータを手入力する方法が一般的です。
ただ、名刺をデータ化するのには手間と時間が掛かりますので、個人または法人の名刺管理をサポートするデータ化専門の業者に委託することもお勧めです。
デジタルでの名刺管理に初挑戦する時に便利ですので、気になるサービスがあれば利用してみてはいかがでしょうか。
データ化することで
「どこにいても」
「何時でも」
連絡先がわかる、連絡先の共有が可能になる
メリットとデメリットを理解していかに
“自分が使用するときに楽ができるか”を検討していく必要があります。
名刺データから営業リストを作ってアプローチとは？
- 分析/戦略立案がしやすくなる、見込み顧客の育成がスムーズになる
さて、営業リスト作りとは一体どんな方法があるのでしょうか。
名刺データからどんな営業リストをつくればいいの？
まず名刺に印刷されている基本データから作成出来るのは、どんなリストがあるか考えてみましょう。
名刺には氏名の他にまず
会社名 所属部署名 が、ほぼ必ず記載してありますよね。
所属部署名はどの会社でも大体存在する
・人事部
・総務部
・営業部
・経理部
・・・等の共通した部署がありますが、業務内容は会社によって大きく違ったりします。
この違いは営業リストに関係するのか実のところ分かりません…が！
所属部署名と何かを関連付けたリストを将来作成するかもしれません。
これらは名刺の中でも
基本であり、重要な情報と言えるでしょう。
そして、名刺に表記されているものだけが情報源ではありません！
自身で見聞きして集めた相手のプライベートなデータは、重要な切り札になる！
・誕生日
・血液型
・趣味・特技
・出身地、学校
・家族構成
・好きな食べ物
・・・等は、
予想外の営業ツールに変身する可能性が！
例えば誕生日プレゼントを用意すれば、数年後に大輪の花を咲かせるもしれません。
また名刺に趣味・特技を載せておくことであなたと同じ趣味の仲間として
強固なパイプとなる可能性もあります。
他にも出身地・出身学校を入れてみるパターンを見てみましょう。
複数の名刺を見渡してみれば、
実はA社の部長がＢ社のＣ君の先輩だった！
・・・と分かったりして、その時点で嬉しくなったり
Ｂ社の部長がA社のＢさんと昔中学相撲のライバルだった！
という微妙な情報に接して震え上がったり、あるいは切ない思い出に浸って青春の一コマに感激したり…と。
このように定型外の情報は沢山集まると可能性が膨らみ、一方でパズルのように別の人の情報との共通点や関連付けの必要性が大きくなるでしょう。
これらの情報は
出来るだけ手に入れた時に整理しておくことをオススメします。
プライベート性の高い情報は、集めた数だけ付加価値が上がっていきます。
しかし、より慎重に扱わねば
リスクも跳ね上がります！
・・・まあプライベートな情報である以上、当たり前ですよね。ましてその情報を加工して作制したリストであれば当然です。
こう書いてしまうと、扱いきれないと思う方もいらっしゃるかもしれません…。
しかし！
・社内でのスムーズな情報共有
・オンラインで外からでも参照できる
・情報入力も簡単になる
・・・という強大なメリットで
営業の効率化が出来るのも事実です。
それらのデータから見込み顧客や休眠顧客の鉱脈を見つけ出し、自社のターゲットを把握、最適なタイミングでアプローチ！
さらには商談や成約に至る確率を上げるのにも一役以上はかってくれることでしょう。
名刺情報をデータ化し、社内情報を一元管理することにより、
営業の効率化につながるのです。
名刺データを用いた社内の情報共有とは？
- 最新の状態で管理・閲覧できる＆紛失や情報漏洩などのリスクの軽減
人脈を可視化できるというメリット
集めた顧客情報を社内に共有することで、新規見込み客を開拓し、
新たなビジネスチャンスを生むことができます。
また、担当者の変更に引き継ぎが必要な場合も、名刺管理の有無で大きく効率は変わります。
仮に、名刺管理をしていなかったらと考えてみましょう。
引き継ぎのために、改めて文書などの資料作成に追われ、名刺の一枚一枚で人脈を整理する等、考えるだけでも
頭痛がするような作業がガッツリと増えてしまうことでしょう。
例えばテレビCMでやっているような、取引先の上司との面識について―――――
- 「この前▲▲社の○○さんと会ってさ」
- 「○○さん？昔からよく飲みに行ってるんだ」
- 「えぇ、はやく言ってよ～！」
・・・という具合にチャンスを逃して悔やむ、というシチュエーションは想像に難くありません。
このように面識のある・なしを含め、
名刺交換をしたかどうかを共有する為にも、名刺入力というのは重要なファクターとなりえます。
他にも名刺がない為に
「あの人に連絡を取る方法はない？」と駆けずり回り無駄な時間を作ってしまったり…。
こんな時、社内にいる営業マンが過去の情報を纏めて持っていることが分かればこっちのもの。
ついでにどんな経緯で連絡先を知っているのか分かれば、
連絡を取る時の話題にもなります。
たとえば取引先営業部のDさん。
昔、野球部時代にチームメイトだった方と連絡を取った時、あなたの話題に触れたようで、
「うちの営業部のDから、連絡先を聞きました。野球をされていたんですね。
道理で良い体格をなさっていますね、プロ野球は、どちらのファンですか？」
・・・なんて話しに花が咲いて、
良い印象を残すことが出来るかもしれません。
・・・たまに地雷もありますが。
また、出身校など名刺に印刷されていない情報も
「●×県の■△の出身ですか。あそこは魚が美味いですよね。この時期はブリですね、私も大好きでして。」
とほめると、相手も
・・・と食いついてくるかもしれません。そうなれば、お互いの
出身地を褒め合う仲になるかも。
同じように出身学校や趣味・特技の情報も使えるかもしれません。
同じ会社には何十人という営業マンがいるでしょうから、どこで話がつながっているか分からないものです。
名刺の基本情報だけでもデータ化し共有化を進めておけば、情報戦における機動力と収益に繋がります。
そう考えると、共有化をするという意識と、どこでそれにアクセス出来るかぐらいは知っておく必要があります。
名刺に印刷されてない情報も丁寧に書きこんでおけば、手書き情報として別途入力する等で名刺データとして
共有することが可能です。
共有化していることでのデメリット
情報の共有者は、そのまま情報の発信者になる可能性もありますので、社内で情報の共有化を進める際は、情報は
「正しい」ものとするのが大前提です！
当たり前ですが間違った情報や、間違いやすい情報は絶対にNGです。
・もしもあなたが、いきなり間違った情報を何人にも言われたら・・・？
・そしてその情報の出所があなたの会社のウェブサイトであったとしたら？
その情報はウソだと言っても、本当に間違いだったとしても、
一度発信された情報の訂正は簡単ではありません。
最近ではSNSが顕著ですが、情報として独り歩きしたものを止めることは困難です。
…いくつのTVドラマがこのテーマで作られたことか、
「人の口に戸は立てられぬ」とはよく言ったものです。
改めての提示となりますが…
情報「共有化」の名のもとであっても誤報は絶対ＮＧ！
そしてそれを誘発させるものもＮＧ！
誰がアクセス出来るかの権限を含め、
誤報をしない対策は必ず打ち出す必要があります。
誤報の発信は重罪であることを特に周知し、ルールの遵守を徹底しましょう。
この問題は非常に根深かく、ここで結論をだすことはかないません…。
しかしこの問題、
とある条件下では緩和されるものでもあるのです。
まず名刺のデータ化作業、その後の名刺データの運用段階と切り分けることができます。
後者は上の方で何度も提起したもの。
運用段階でのルール決めから徹底遵守という大枠こそあれ、細かい問題は十社十色。
状況に則して解決、あるいは状況を想定して先手を打つという事までしか、共通の解決策は出せません。
では前者、こちらは・・・？
名刺をデータ入力する専門の業者がある
名刺のデータ入力を
信頼できる業者に委託してしまえばいいのです！
数をこなしている専門の代行業者に依頼してしまえば、
情報の漏洩も名刺の紛失もありません。
社内から名刺の枚数が多いと文句も出ないでしょう。
引き換えに外注コストはかかってしまいますが…
それでもリスクヘッジを視野に入れるなら
十分選択肢に入るでしょう。
…金額次第？
懐具合と相談してからでも大丈夫。
この機会に名刺という情報の塊を活用して
収益アップ、目指してみませんか？
