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名刺入力について



「そろそろ名刺を、自分でデータ化しよう!」
「データ化したけど、活用の方法がわからない…」

そんな名刺入力ビギナーのみなさんに、名刺入力のプロ (筆者)が、名刺入力のコツをこっそりお教えいたします。
せっかく入力したのに…使えないデータに…なんて事にならないよう、目をこすって最後までご覧くださいね♪



名刺入力はこんな方におすすめ?


あなたは時間を有効に使っていますか? 待ち時間でやることもなく、だらだらと過ごしてしまうことはありませんか? 名刺入力には特別なスキルや資格は必要なく、準備も特に必要ありません。名刺入力に便利なアプリ・ソフトさえあれば、作業は人を選びません!

時間に余裕がある人、空き時間にやることがなく、なんとなく時間を過ごすだけの人がその時間を使ってアルバイト収入を得ようと思ったら・・・

単純作業が好きな人、繰り返し作業でも飽きずにできるという人がその適性を使ってアルバイト収入を得ようと思ったら・・・

さらにコンピュータ・ワープロソフト、アプリ・ソフトが・・・ある!
それなら、名刺入力はうってつけかもしれません!

たしかに、名刺情報を扱うには書かれている住所・名前の読み書き知識は必要です。
コンピュータ・ソフトウェアの一般的な知識も必要となります。
ですが、すぐにでも始められるアルバイト的なお仕事なのです。

  • 「名刺情報の入力といった単純作業に耐えられるか」
  • 「作業時間は喫煙等を我慢することが出来るか」
  • 「趣味や娯楽活動などへの欲求を一定時間我慢し、作業に集中し、定期的に報告できるか」

といった通常の作業活動に慣れていれば、あなたには時間当たりの工賃が支払われるという仕組みです。
もちろん、工賃支払いの為の銀行口座の登録などは予めやっておく必要があります。
工賃が時間当たりいくらで決められる場合は、時間計測のルールの確定も必要です。
このようなルール作りに相応しい場所が確保できれば、自宅で作業することも可能かもしれません。
さらに、出来上がった成果物の受け渡しの方法が確立出来るのであれば(要するに会社からの指示を受け取る方法の確立ですね)“夢の在宅勤務”が可能になる確率が上がります。

在宅勤務となれば、通勤のリスクから逃れられ、遅刻の恐怖もない毎日。
でも代わりに会社帰りの一杯の楽しみはない。。。



名刺入力の初心者へ~必須入力項目

  1. 必ず入れる項目
  2. 名刺には

    ・会社名・会社住所・会社電話番号
    ・部署名・役職名・名前・フリガナ
    ・FAX・e-mailアドレス・携帯電話番号・URL

    などの情報があります。
    名刺に記載されている全ての情報が入力項目です!

  3. 欲張っても入れたい項目
  4. ・名刺に手書きされているメモ
    ・記載情報から推測できること など


  5. 入力の注意点
  6. 要望(依頼)と違った!となる場合、そうなるには理由があります。

    ・イレギュラーの対応
    ・入力のルール決め
    ・機種依存文字、外字、解読不能な文字の設定

    事前準備で把握できるものも多いので、お客様と依頼業者の連絡・確認でつぶしていけるものも多くなります。


    ・イレギュラーの対応


    まず、イレギュラーは必ず発生します。
    名刺であれば、「形状が違う」「全て英字」などですが、これらは入力せずに返却するのか、別のデータファイルとして入力するのか事前に決めておきます。
    イレギュラーは特に入力前の開封作業時に発生することが多いです。

    まず、名刺自体の理由として
    ・名刺は会社それぞれのデザインがある
    ・名刺の字体で見にくいものがある
    ・役職や部署などがわかりにくい
    ・フリガナがない場合がある
    ・漢字変換できない漢字がある
    ・外国語の名刺がある(英語・中国語・その他)

    100枚に1枚くらいは上記の名刺が出てきます。その為、入力ミスに繋がります。

    次に変換ミスや字体で見にくいものをご説明します。
    変換ミスでは

    ・斎藤 齋藤 齊藤
    ・一郎 一朗
    ・渡辺 渡部 渡邊 渡邉
    ・高橋 髙橋
    ・真由美 麻由美 眞由美
    ・聡 聆
    ・譲 讓 謙

    など、間違いやすい漢字について、意識しておくことでミスは大幅に減らすことができます。
    読み取りスキャン(OCR)等でも漢字のミスは多いです。
    それぞれの名刺を見ながら記載していても予測変換で変換ミスが起きやすいのです。

    字体で見にくいものをご説明します。

    ・l (英語・エル)1(数字・イチ)→BIZ UDP明朝Mediam
    ・0(数字・ゼロ)O(英語・オー)→HGP創英プレゼンスEB

    これが名刺に書かれていたら気づきますか?
    名刺の素材・字体・変換ミスなど様々な要因で引き起こされます。
    これが、外国語であった場合手書きのメモも記載の場合はもっとミスが増えるでしょう。

    自分1人だけの確認ではミスが見つけにくい!
    変換ミスだけならまだよいが、メールアドレスの間違いは非常に困りますよね。
    自分でスキャン機能(OCR)だけでこれを発見するのは非常に難しくなります。
    人の目で確認できる環境というのは重要です。


    ・入力のルール決め


    複数の人が入力する場合は、特にきちんと決めておく必要があります。
    ルールを決めておかないと完成したデータがまったく活用できないものになることもあります。

    例えば

    会社名:全角 法人種別後スペース空ける→株式会社 オフィスあしずみ(空白全角)
    氏名:姓名の分割
    氏名フリガナ:半角・全角・姓名の分割
    郵便番号:半角数字 -(ハイフンの有無)
    住所:全角、分割(都道府県、市区町村、丁目番地、マンション名)
    電話・FAX・携帯:半角数字 -(ハイフンの有無)
    Emailアドレス・URL:半角英数字

    社内で名刺をデータ化、統合する際、郵便番号や電話番号の-(ハイフン)や丁目、番地の表記、建物名の分割のルールを決めなかったため、データの絞込みやDMの宛名として活用できなかったなんて事に繋がりかねません。
    ルールを統一して大切なデータが活用できるように依頼してください。


    ・機種依存文字、外字、解読不能な文字の設定


    見逃しがちなのが機種依存文字や外字です。これらがある場合、入力をどうするかも決めておく必要があります。
    機種依存とは、WindowsやMacなどOS限定で使える文字です。
    外字とは、文字コードと呼ばれる集合体に存在しない文字のことです。主に海外の言語(アラビア語など)や常用漢字にない漢字で、これらはパソコン上で変換できなかったり、印刷できないことが多いのです。

    その他、解読できない文字をどうするかも決めておく必要があります。
    特に手書きではクセのある文字を書く人がいると判読できないことがあります。

    “1”と“7”
    “9”“0”“6”

    などは判断しにくい文字です。これら判読できない場合の対応も事前に決めておく必要があります。
    非常に細かいですが、これらをきちんと決めることで入力担当者が入力に集中できるようになるため、結果、スピードと品質が保持できるのです。



まるわかり名刺データ活用法


  1. データ化の利点~利益をもたらす活用術
  2. 名刺情報はデータ化することで多角的に利用できるリストになります。企業では、保有している名刺の数が多いほど営業先が多いことになります。
    頑張って働くほど、名刺の数は増えていきます。集めた名刺をどのように利用できるかは、成功のカギと言って良いと思います。
    かといって、紙ベースの名刺を1枚1枚眺めていてもなかなか営業に繋げるのは難しい・・・
    それがデータ化されていることで、いろいろな仕事に拡げることができるようになります。

    ・多くのお取引先を仕分けして管理したい
    ・DMの発送先のリストを作成したい
    ・展示会の来場者をリストに整理したい

    など、1枚の紙きれが宝の山に!

    また、名刺の束は保管も大変です。

    ・持ち歩きにはかさばる
    ・紛失する危険がある
    ・外出先では見られない

    など、せっかくの情報源が活かしきれない!
    データ化された名刺情報は、質が良く使いやすい顧客管理ツールとして“企業の大切な財産”になります。

  3. データを賢く拾え~目から鱗のコツ
  4. あなたの仕事がどのように活かされるのかを想像してみましょう。
    名刺入力を終えてデータを眺めた時に、何が出来るか考えてみる。依頼先がどんなリストを期待しているのかを思い描くと、ワクワクしてくる気がしませんか?
    期待されている情報を予想して、データに付加価値をつけることであなたの価値もグン!とあがっちゃうかも!

  5. 名刺入力の新常識~項目まるわかりリスト
  6. 名刺に最寄り駅が記入されていれば⇒駅毎の客先リストが
    名刺に担当者に関わる個人情報が記入されていれば⇒大学別、誕生月別、出身地別、血液型別、趣味別などのリストが

    訪問営業に欠かせない、ピンポイントな提案や効率の良い営業活動ができる上質なリストができあがります!

    時にはあなたから、こんな情報があればこんなリストが作れますよ!と、ご提案してみるのもいいかもしれません。
    そして「軽く一杯」の約束が取り付けられれば、言うことはない。。。



名刺データ化の注意点


  1. 個人情報管理の意識
  2. 名刺データは、どんな形で保管するかに関わらず、それが持つ情報は個人情報の集まりです。従って、保管・管理には十分注意する必要があります。
    絶対に情報の漏洩や盗まれることがあってはなりませんが、万が一に備えることはとても重要です。
    将来のリスクを避けるためにも、まず情報が独り歩きしないよう気を付けるに越したことはないのです。

    それがたとえ「公知の事実」となる名刺であったとしても・・・

    個人情報の保護は既に法制化されていますので、司法の場での判例も積みあがってきています。活用方法が広がれば悪用方法も広がり、今後の司法判断にも厚みが出てくると思われます。

    そこで!!
    個人情報の扱いには、保護体制が整備されている会社が安心です!
    「プライバシーマーク制度(通称Pマーク)」をご存知ですか?

  3. プライバシーマーク
  4. 平成29年5月30日から、個人情報を取り扱うすべての事業者に個人情報保護法が適用されました。
    プライバシーマークとは、個人情報保護体制を整備しているということを証明する第三者認証のことです。

    ・消費者や取引先に向けて信頼性の高い事業者であることを示せる
    ・消費者が安心してサービスを利用できる
    ・社内の個人情報取り扱いの意識を高め、情報漏えいを起こしにくい体制を作る
    ・プライバシーマークの取得を条件にした仕事を受注できる

    つまりプライバシーマークを取得していれば
    「この会社は、個人情報の保護体制の整備にしっかりと取り組んでいます」
    と証明された企業ということです!

    業務で行っている内容は、個人情報保護法に合っているのか??

    自分たちではよくわからないですよね・・・
    でもプライバシーマークを受けていれば、問題があるかどうかは審査機関が判定してくれるのです!

    プライバシーマークの申請には条件があります。

    ・会社や組織の行動規範(ルール)を定めて、それに従って実施する。
    ・そして問題がないか検証(チェック)して見直し(改善)を行う仕組みがある。

    という、個人情報保護マネジメントシステムを定めていることが条件ということです。
    ところで「個人情報保護マネジメントシステム(PMS)」って何?って話になりますよね・・・

  5. 個人情報保護マネジメントシステム(PMS)
  6. PDCAサイクルというのは聞いたことがある方もいると思います。

    Plan(計画)→Do(実施)→Check(検証)→Act(見直し・改善)

    これがきちんと行われるようにルール化にして見える形に!というのが個人情報保護マネジメントシステムです。x

    プライバシーマークを持っている会社や団体なら、「自分の個人情報を預けてもいいね!」と、お客様に安心してもらえるというわけです

    ・個人情報を扱って事業を行う会社や組織に対して
    ・個人情報を持つ人が
    ・自分の個人情報を預けていいかどうかを
    ・審査機関が本人の代わりに確認して
    ・合格したらマークを与える

    それが、 「プライバシーマーク制度」です!
    大変な個人情報保護対策は、高セキュリティで信頼できる会社にお任せしあなたの大事な時間を有効に使い、「名刺データ入力」で収入に変えましょう!



★★★安心な環境で名刺入力のプロに★★★

「そろそろ名刺を、自分でデータ化しよう!」
「データ化したけど、活用の方法がわからない…」

そんな名刺入力ビギナーのみなさんに、名刺入力のプロ(筆者)が、こっそりお教えた「名刺入力のコツ」!

せっかく入力したのに…使えないデータに…

なんて事にならないよう、ぜひ参考にして「いい仕事」してくださいね♪