面倒な名刺入力やテキスト化作業を1枚18円で業界最安値挑戦中！
仕事をしていると名刺交換を行うタイミングも多いですが、名刺を登録する方法では、様々な方法などがあります。
名刺入力の方法を知らずに行ってしまうと、時間が無駄になってしまいやすい上に、コア業務に支障をきたす場合や情報漏洩してしまう危険性もゼロではありません。
今回は名刺入力方法別のメリットや注意点・活用方法について解説をしていきます。
名刺入力アプリや名刺入力の業務委託を考えている人は参考にしてみてください。
以前までは多くの会社は名刺ホルダーにて名刺の管理を行っていたのではないでしょうか。データ化を行う企業が急増しているのは新型コロナウイルス感染症の影響でオンラインサービスを利用する企業が増えたためでもあります。
名刺情報をそのままオンライン上で有効活用できるサービスが増えている上に、個人が持っていた人脈をしっかりと活かせる点からもデータ化を行う企業が増えています。
しかし、名刺データ化には入力作業が必要で、一人だけに任してしまうとなかなか終わりません。
そのため、名刺の件数に合った入力方法などを知っておくことが大切です。
名刺を入力して登録・管理を行う方法では「自分自身で直接エクセルやファイル形式に打ち込む方法」「アプリを利用する方法」「業務委託を行う」の3つが挙げられます。
どの入力方法も長所と短所があり、しっかりと理解した上で利用しないと後々後悔してしまうことも少なくありません。
名刺を入力して情報を活用するためにも、それぞれの方法ごとの特徴を把握した上でどのように名刺データの管理を行うか決めましょう。
直接名刺をエクセルやGoogleスプレッドシートに入力する点では、自分自身で確認しながら登録ができる上に、多くのパソコンやスマホで確認ができます。
メリットや注意点について詳しく解説をしていきますので、参考にしてください。
エクセルやGoogleスプレッドシートに入力を行う場合は、直接自分自身で確認できながら登録できる点がメリットです。
他にも登録時にどのような場所で出会ったのか、どのようなアプローチを行ったのかなどの履歴を一緒に登録を行うことによって、営業支援システムのように名刺情報を使えます。
他にも、オフライン環境でも名刺データの管理ができるため、外出先でも名刺情報の確認を行った上で商談に出向くことも可能です。
他にも、エクセルやGoogleスプレッドシートは多くの人が利用していることもあり、操作に慣れている人が多いという点も魅力に挙げられます。
直接入力を行う場合の注意点ではやはり入力ミスが出てしまいやすいという点が挙げられます。
例えば、名刺情報では取引相手の氏名や会社名・役職名を登録しますが、この情報にミスがあった場合、間違った状態で相手とのやり取りを行ってしまい、失礼に当たる発言・行動が起きてしまう可能性も。
さらに、エクセルやGoogleスプレッドシートはセキュリティ面を強化しなければ、悪質なユーザーによって悪用されてしまう可能性もあります。
セキュリティ面や入力ミスに関して細心の注意を払うとともに、対策を講じるのが好ましいです。
名刺管理アプリは近年多くの企業が出しており、スマホをかざすだけでテキストなどの名刺情報を読み取り、データ化してくれるタイプがほとんどです。
名刺のデータ化がスムーズにできるだけでなく、管理のしやすさに長けているのが魅力になります。
名刺管理アプリで入力を行うメリットはやはり手間がかからないという点が挙げられます。
登録を行う名刺の量が多いと当然手間が増えてしまうため、コスト面も大きくかかってしまいやすいです。
しかし、名刺管理アプリでは先述でも触れたように、スマホで撮影を行ってOCR・AIやオペレーターによる手入力でデータ化されます。
手入力を行う際の手間がかからない上に、コア業務に集中できるため、生産性を高めることができやすいです。
名刺管理アプリは手間が大幅に削減できるという点からも人気がありますが、注意としては名刺管理アプリでも制限が出やすいという点も挙げられます。
どの名刺管理アプリを選ぶかという点が関係してきますが、名刺管理アプリでは上限が100枚や200枚が多く、それ以上は課金制または対応していないというケースもあります。
さらに、人によっては使いこなせない場合もあるため、なるべくみんなが使えるようなアプリを導入するようにしましょう。
名刺入力代行は業務委託の形になり、クラウドソーシングや名刺入力代行業務を行っている会社に依頼を行う形になります。
業務委託の場合もメリットや注意点が存在しますので、検討している場合はしっかりとチェックしましょう。
名刺入力代行業務は名刺が大量に登録しないといけない場合におすすめです。
プロの方が手早く入力してくれるため精度が高い上に、大量の名刺をすぐにデータ化したいというときに活躍します。
さらに、名刺入力代行業務は低コストで対応してくれるため、コストを削減できるという点も魅力です。
他にも名刺入力代行の場合は希望に合わせてオプション設定もあり、他の業務も併せて行ってもらえます。
困っている部分も対応してくれるため、人員不足でサポーターが欲しいと考えている場合にも活躍してくれます。
名刺代行業務に依頼する場合は、代行業者を注意深く選ぶことが必要という点が挙げられます。
というのも、全ての業者が良質であればいいのですが、悪質な行質も存在し、納期を設定しているのにも関わらず、実際に納品してもらうと半分以下しか入力ができていなかったというケースもあるほどです。
さらに、名刺入力代行業者によってクオリティのばらつきがあるため、実績なども確認するようにしてください。
業者選びが重要になるという点を把握しておくようにしましょう。
名刺入力の代行を依頼する場合は費用相場を知っておくのが好ましいです。
代行会社によって設定価格が異なりますが、費用相場は1枚当たり20円程度になります。
しかし、多くの企業は一項目あたりの料金に設定しているため、入力する項目数によって変わりやすいです。
名刺入力代行会社に依頼を考えている場合は費用相場なども確認を行いながら依頼を出すようにしましょう。
名刺入力代行業者を選ぶ際には下記の4つのポイントを意識するようにしましょう。
・価格
・実績
・セキュリティの高さ
・納期日
それぞれのポイントについて詳しく解説を行っていきますので、名刺入力代行業者を選ぶ際の参考にしてください。
名刺を大量に納品したいと考える場合は価格面をしっかりと意識するようにしましょう。
例えば、単純計算であったとしても、1枚20円だった場合、1,000枚入力した場合は20,000円もかかります。
もちろん1枚40円だった場合は1,000枚だと40,000円になるため、価格は重要です。
さらに、料金設定では1枚単価での計算ではなく、1項目当たりでの計算になる場合も多いため、入力する項目数と枚数を計算したうえで費用を算出するようにしましょう。
他にも名刺入力代行業者を選ぶ際には実績が重要で、実績がない場所はクオリティが低い可能性もあります。
できれば実績が多い場所を選ぶようにすると高い品質での納品をしてもらいやすいです。
他にも、名刺入力業務の業者によって金融機関のデータ業務を行っている場所もあれば、オフィス業務を中心に行って実績を積んでいる場所もあります。
企業によってどのような実績を持つのか、魅力を考えた上で選ぶようにすると後悔のない選択が可能です。
名刺に関しては個人情報も記載されていることも多いです。
名刺代行業者に依頼をした場合、セキュリティ管理ができていない場合は個人情報や会社の情報が漏れてしまい、情報漏洩として取られてしまうことも少なくありません。
情報漏洩が発生してしまうと、会社の信用性も下がってしまうことがほとんどです。
そのため、セキュリティ面がなるべく高い会社を選ぶようにしましょう。
できればプライバシーマークを取得している企業を選ぶようにすると高いセキュリティが期待できます。
名刺入力業務を依頼する場合は必ず納期も確認するようにしましょう。
業者によって納期の業者は大きく異なり、スピーディーに対応してもらえるところもあれば、余裕を持った納品期日の設定をしてくる場所もあります。
相手を焦らせてしまうと、品質が低い状態で納品されることも少なくありません。
高い品質で納品をしてもらうためにも納期についてもチェックを行うようにしましょう。
なるべく納期とともに二重チェックを行っているのかなど、品質に関する情報や口コミ評価も確認しておくと間違いないです。
ここからは名刺入力代行サービスの中でもおすすめの会社を6選紹介していきます。
業務委託を利用しようと考えている人は参考にしてみてください。
【おすすめの名刺入力代行サービス】
・ビーアウト
・BizWorkers（ビズワーカーズ）
・SYSPRO DATA PRO（シスプロデータプロ）
・リスモン・マッスル・データ株式会社
・プロセス・マネジメント
・ナレッジデータサービス
ビーアウトは株式会社オフィスあしずみが提供しているサービスで、名刺のデータ入力だけでなく、アンケート入力や集計・記帳代行なども行っています。
プライバシーマークを取得しているため高いセキュリティ管理が行われているほか、他の代行業者と比べても価格面が安いという点が魅力です。
海外に依頼を行う企業も少なくありませんが、ビーアウトでは全て国内作業で行うとともに、入力精度99.9％を実現しています。
基本項目とされる「名前」「郵便番号」「住所」「会社名」「部署名」「役職名」「電話番号」「FAX番号」の8項目を18円で対応してくれます。
他にも高精度での入力やスキャンデータ納品・重複名刺の削除など、希望に合わせたオプションも付いているため、自社に合った状態で登録できやすいです。
BizWorkers（ビズワーカーズ）はオフィスの代行業務を中心に行っている中心としたオンラインアシスタントサービスです。
名刺のデータ入力だけでなく、経理面のサポートやWEBサイトの制作・LPページの作成・業務マニュアル作成などあらゆる面のサポートを行っています。
必要料金については1ヶ月更新になっており、1カ月30時間の労働で75,000円（税別）で対応してもらうことが可能です。
避暑のようなかゆいところに手が届くサービスを行ってくるため、名刺のデータ入力業務以外の様々な作業をサポートしてもらいたいと考えている人におすすめします。
下記は詳しい料金設定になりますので、作業時間別の料金設定が気になる人は参考にしてください。
・15時間 時/2,700円 月額/40,500円
・30時間 時/2,500円 月額/75,000円
・50時間 時/2,200円 月額/110,000円
・80時間 時/2,000円 月額/160,000円
・120時間 時/1,900円 月額/228,000円
・160時間 時/1,800円 月額/288,000円
※2021年10段階（税別）
SYSPRO DATA PRO（シスプロデータプロ）は中国国内でデータ入力の作業が行われており、大量の名刺入力を可能としている会社です。
名刺の基本8項目は1枚当たり19円から対応してもらうことができ、名刺入力の他にも顧客名簿入力やアンケート入力・申込書入力なども行っています。
データ入力業界の中でもリーズナブルな価格帯となっていますが、同じ名刺を2名が同時に入力を行い、相違部分を確認しながら作業を行う高い精度での納品が期待できます。
基本8項目以外は一つ当り2円以上の単価が追加になるため、なるべく入力項目を確認した上で依頼を行うのがおすすめです。
他にも日本語だけでなく英語や中国語にも対応していますので、グローバルな付き合いがある場合はSYSPRO DATA PRO（シスプロデータプロ）に問い合わせてみるようにしましょう。
リスモン・マッスル・データ株式会社では、大手金融機関やメガバンクのデータエントリー業務を中心に行っている会社です。
金融機関のデータ入力を行っているという点からも高いセキュリティが期待できるほか、OCRを活かした入力にも対応しています。
名刺入力業務も行っており、名刺入力は1件35円～行っています。
入力を行ってくれる内容は「企業名」「部署名」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「FAX番号」「e-mail」の8項目です。
名刺入力の他にも申込書入力やアンケート入力・応募はがき入力なども行っていますので、高いセキュリティの企業に名刺入力業務を依頼したいと考えている人におすすめです。
プロセス・マネジメントはアンケート入力や名簿入力などのデータ入力に特化した会社です。
低価格で高品質なデータ化を行ってくれるほか、システムに関しても二重チェックで納品を行ってくれます。
さらに、社員一人ひとりが個人情報保護士の資格を取得しているため、高いセキュリティが期待できます。
名刺入力は9項目の入力で1枚当たり71円～の対応になりますが、安心・安全な場所に名刺入力を依頼したいと考えている人におすすめです。
他にも「プロセス・マネジメント」は複数のアウトソーシング事業を展開しており、業務の流れをプロの目から見て改善してくれます。
名刺入力の他にはアンケート入力や名簿入力・応募はがき入力やDM発送など、事務に関するあらゆる業務の代行をしています。
必要な書類関係に関しても直接社員が訪問してくれるため、情報管理に長けている会社です。
ナレッジデータサービスもデータ入力や管理を専門に行っている会社です。
2006年以来データ入力事業を長年行っており、大手企業や自治体からも依頼されている実績を持ちます。
さらに集められたデータを最大活用する方法の提供してくれるため、マーケティングデータを集めたいという人にもおすすめです。
名刺入力と名簿入力はセットとなっており、単価38円から対応してくれます。
他にもはがきの入力や集計・音声データのテープ起こしなども行っているため、データ入力・編集・加工に特化している会社と覚えるとわかりやすいのではないでしょうか。
名刺入力は様々な方法が存在しますが、状況に合わせて選ぶようにするのが好ましいです。
「直接入力」「名刺管理アプリで入力」「名刺入力代行業務に依頼」の3種類が挙げられますが、それぞれメリットと注意点が存在します。
名刺をしっかりと管理を行うことによって、顧客管理や営業支援に活かすことが可能です。
名刺入力の行おうと考えている場合は各方法のメリット・注意をしっかりと把握した上で選ぶようにしましょう。
