面倒な名刺入力やテキスト化作業を1枚18円で業界最安値挑戦中！
入力がなかなか進まない！
こんなに時間がかかるなんて！
今までサボっていたからだ！
こんなに単純な作業もできないなんて…
あなたが絶望する前にハッキリ言います。
名刺入力は「誰にとっても最高にメンドクサイ作業」 なのです！
名刺入力は、読んで字のごとく「名刺情報」を「PC入力」すること。
営業先…会社訪問…名刺交換会…さまざまな場面ごとに名刺を整理しますよね。
終業時刻前にエクセルを開き、項目ごとに情報を入力！しようとするのですが…
いつの間にか、
「終業時間を大幅に超えてしまっていた！」
なんて経験はありませんか？
そんなあなたに！名刺入力の基礎知識としてお伝えしたいことがあります。
・名刺入力の作業内容
・予想以上に難しい名刺入力
・業者に依頼する際のハウツー
今回は、こんな内容でお話しさせていただきますね。
はい、入力作業なので誰にでもできると言えます。
しかし！
上記で、名刺入力の実状を振り返ったように、入力作業がとっても、面倒なんです。
「業務の片手間に…」そう思って行おうとしていた名刺入力、のはずなのにもう片手間ではなくなっている…
膨大な名刺量…→名前・メルアド・電話・携帯番号・住所・資格…
多数の項目！
厄介な情報…→資格・名前変換など…
煩雑な項目！
そうズバリ…名刺入力には、時間や手間が途方もなくかかるんです。
・時間を捻出するのが大変！
・面倒な作業でくじけそう！
・名刺を交換しただけ、何も活かしきれていない！
こんなお悩みを抱えている方が大半なのが、名刺入力界隈の現状なのです。
名刺入力は本当に…本当に…本当に…面倒！！
名刺入力は面倒…そうだ、外注しよう！
でも、そう簡単に気が回らないものです。
では一旦、名刺に関するよくある悩みに焦点をあてていきませんか？
こんな状態にある方もいるのではないでしょうか。
・・・・これ、せっかく名刺交換した意味あるんでしょうか？
管理できていない名刺は、 その方と会ったことを「無かったコト」にしてしまっているんです！
眠っている名刺
バラバラの名刺
データ化されていない名刺
それは、名刺が持つチカラ（効力）を失わせているという事。
あぁ、本当に…もったいないですね！そのお悩み、思い切って解決したいですね。
名刺の「チカラ」とか「効力」について考えてみた事はありますか？
あなたは、名刺のチカラを活かしきれていますか？
胸に手を当てて考えてみてください…
名刺の数は、営業マンが頑張った勲章！
名刺の数は、歩数に比例する！
名刺の数は、即ち営業利益！
こんな言葉をよく耳にします。
この言葉、半分本当／半分嘘だと筆者は思います。何故か？それは…
名刺を頑張って集めた、その労力を取引の活性化・会社の売り上げ・新規開拓のカギに繋げるためには
「名刺をデータ化し、上手く管理していく」事が必須だからです。
ここから、本当の名刺のチカラが活きてきます。
どんなに名刺を集めてきて、達成感に満ち溢れていても、データ化しないと宝の持ち腐れ…意味がないです！
名刺は早期にデータ化して、あなたの会社の「本当の宝」にしましょう。
もしデータ化してない名刺がたくさんあったら…それは、会社の業績を上げられる余地が十分あるということを意味しているんです！
ズバリこの２つに尽きます。
・紙媒体の名刺をデータ化
・データを管理し活かしていく
どんな状態で管理をしていったらいいのか？少しだけヒントを散りばめておきます。
・検索をかけられる状態にしておく→エクセル等でＯＫ
・項目を設ける→項目毎の検索も可能に、相性を調べる一手になる。（業種・地域・専門性・資格）
名刺というのは、言わば「人とのつながりの可視化」です。
単なる名刺１枚という平面的な捉え方ではなく、名刺１枚が持つ、情報以上の情報を平面的な広がりのみならず、多角的な視点で読み解いていくための機会を作りましょう。
点数が高いほど、名刺入力の負担が大きいということになります。名刺入力のためにあなたの失う時間が多くなる、ということです。
潔くその名刺、外注に任せてしまいましょう！
それでは、プロに頼む、即ち外注に出すと、どんなメリット＆デメリットがあるのでしょうか。
あなたはプロが行った、正確なデータを受け取るだけでいいんです！
社内で行うことで、かえって人件費がかかってしまうこともあるんです！
本当に必要な業務に、集中して取りかかることができます！
面倒な作業は外注！でも簡単に思うなかれ…意外なデメリットが潜んでいます。
それは…
情報漏洩の心配です。
外部に業務を依頼することは、すなわち外部に情報を公開する事。機密情報や個人情報の漏えいの機会が多いということになります。
名刺の特性上、誰と？いつ？どんな人？どんな企業？そんな内部機密・営業機密にもあたる情報が外部に出ることになります。
「外注って大丈夫なの？」そう感じて外注を考え直してしまう担当者の方も多いのではないでしょうか。
心配はごもっとも…そんな時は、この印が付いている外注先を選ぶのがベスト！
この２つの認証マークにご注目ください！
信頼のおける企業だけが持っている「信用」の証しです。詳しくご説明しましょう…
経済産業大臣が改正した日本工業規格のJIS Q 15001という一定の情報管理基準に達しているという証。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）から、「個人情報を大切に取り扱う事業者」 であるとお墨付きをもらっている事です。JIS Q 15001という基準に基づいて第三者が客観的に評価する制度で、多数の個人情報・機密情報を取り扱う企業・団体は、顧客の信用を得るための「アピール」として積極的にこのマークの取得が行われています。
取得している企業・団体は、法令遵守・高レベルの個人情報保護マネジメントシステムを運用しています。
⇒プライバシーマークは、「信用できる外注先」の指針なんです！
国際規格の、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)に則って、企業・団体が運営されているという証のこと。
企業で使用される様々な情報媒体に、高度なセキュリティ対策が施されているか？持ち出し等の管理は徹底しているか？等の様々な基準を高基準で満たしていることが、取得に必要。第三者機関の審査を受け、審査条件を満たせばISMS認証を受けられます。この認証を受けるには、３年に１度の継続的な審査が必要。いわば「情報保障の国際基準に日々精進しています！」という高基準の証です。
⇒ISO27001（ISMS認証）もまた、「信用できる外注先」の指針です！
このマークを持っている業者にならば、安心して外注に出せるというわけです。
「自分が作業する場合と違わないでしょ？」
そう思われている方も多いのではないでしょうか。
プロの入力作業って、普通といったい何が違うのでしょう…
少し実例を見てみましょう。さて、あなたはマネできますか…
プロの作業手順を、ここでは注文された300枚の名刺入力作業を参考に、みてみましょう。
素人では真似できない知恵・工夫・馬力があると感じませんか？
９つの作業工程、そして3日間15人体制の人数と、トリプルチェック！
例えば、あなたの部署に、15人を3日間軽作業に投資する時間・人材はありますか？
入力作業・軽作業もプロに任せたら、安い・早い・正確！三拍子揃った仕事が実現できるのです。
面倒くさい名刺入力は、安い・早い・正確！三拍子揃った、なおかつ信頼できる外注先に任せてどうぞ、あなたはその時間を使って、その先につながる仕事のことを考えてください！
検索エンジンにかけて、見比べても、
どこの業者が良いの？
いったい何が違うの？
よくわからないんだけど…という方も多いでしょう。
そんなあなたにおススメするのが、見積書を依頼してみることです。
名刺入力を業者に依頼する際の、ポイントをいくつかお教えしましょう。
見積書を請求すると同時に、「こうしてほしい！」といったリクエストがあるならば、ためらわずにメール・電話・入力フォームの画面上からでも、業者に伝えてみてください。
名刺入力の企業が受けるリクエストには以下のような例があります。ぜひ、リクエストを伝える際の参考にしてみてくださいね。
見積もりを出した時には、必ず他の企業とも比較して考えてください。
HPだけでは分からない、それぞれの業者の特徴や強みが、実際の見積書を眺めることで、浮き彫りになりますよ。
業者によって違う「できること」「できないこと」を見極めて譲れないところは網羅できているのか、しっかりと比べてみてください。
見積書が手元に来て、価格を知ることができます。
もし、依頼希望の業者が、価格が安いというだけでは、不安になりませんか？
料金以外の業者を見極めるポイント、それはズバリ！
「コミュニケーション力」や「提案力」です。
こちらの要望を汲み取ろうとしてくれているか、不安なことを解決しようとしてくれているか、一方通行ではなく、一緒に仕事をしてくれるようなところならイイ業者だと言って良いでしょう！
日本基準のプライバシーマーク、世界基準のISO規格。
どちらも、個人情報や情報端末を扱う企業が「ウチに任せて頂いても貴方の個人情報は守られますよ」と、胸を張れる信用の証です。
インターネットで業者を調べる際には、この規格をアピールしている業者は情報保護を徹底している証でもあるので「信用できる」と言ってもいいでしょう！
価格、納品までの期間、内容、強み…あなたの一番のこだわりはどこでしょうか。
「どの会社がいいのか」それはあなた以外にはわかりません。
あなたの期待に最も応えてくれる外注先はどこか…
代わりに大事な仕事を任せるのですから、しっかり見極めて、納得できる業者を決めていきましょう！
