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名刺をそのまま持っていても使いにくいため、多くの企業は入力を行ってデータ管理を行うのではないでしょうか。
データ管理の方法は企業によって異なりますが、アプリを使用してデータ管理を行う企業も少なくありません。
アプリでデータを管理するのにもメリットやデメリットがあるため、選び方やおすすめアプリを含めて紹介します。
早速、名刺のデータ管理アプリを利用するメリットについて紹介します。
下記の3つが主なメリットになりますので、参考にしてください。
・紙媒体よりも管理がしやすい
・社内での情報共有ができる
・クラウドサービスと連携させやすい
名刺は紙で渡されることがほとんどですが、データ化することによって管理のしやすさが大きく高まります。
多くの企業は名刺を確認しやすいように名刺ホルダーに入れていますが、関わる人数が多くなれば多くなるほど名刺の量も増えるため、管理が大変になりやすいです。
しかし、データ化を行った状態にすると、細かくフォルダで分けられるほか、パソコン内の検索機能を利用してスムーズに求める人物の名刺確認ができます。
紙媒体よりも管理ができやすい上に、作業の効率化を図りやすい点からも多くの企業が名刺のデータ化を導入しています。
名刺のデータ化をアプリで行うことによって、管理がしやすいだけでなく、社内の情報共有ができやすいという点もメリットです。
社内全体での名刺管理の方法を行っておらず、営業マンがそれぞれ名刺を管理してしまい、他の人が目にする機会がないというケースも少なくありません。
しかし、社内全体が閲覧できるフォルダに管理をしていくことによって、いつでも社員であれば名刺の確認ができます。
人とのつながりを有効活用できるため、多くのチャンスを逃したくない場合はデータ化を行うようにしましょう。
近年はオンラインサービスも充実しており、名刺を有効活用できるクラウドサービスも増えています。
クラウドサービスの中には営業支援システムや顧客管理システムと名刺データの連携を行い、名刺のデータを表示しながらオンライン商談や業務管理も可能です。
さらに、クラウドサービスは常に高いセキュリティで守られているため、名刺データの管理を厳重に守れるほか、インターネット環境があればどこでも確認ができます。
例えば、クラウドサービスとアプリでデータ化したものを連携させることにより、商談前に名刺の情報や顧客との商談履歴の確認が可能です。
多くのシーンで活躍してくれるため、名刺のデータと併せてクラウドサービスとの連携も視野に入れておきましょう。
アプリでの名刺データ化は多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。
メリットだけでなくデメリットも把握しておくことによって、こんなはずではなかったという状態になってしまう心配もありません。
それぞれどのようなデメリットがあるのか解説を行いますので、メリットとあわせてしっかりと確認しておきましょう。
安全性の高い名刺データ化アプリも存在しますが、全てのアプリが安全というわけではありません。
中には悪質なアプリも存在し、インストールを行うことによって登録した名刺情報を全て盗み取られてしまうというケースも出ています。
名刺の情報は個人情報も含まれている場合も多く、外部に名刺の情報が漏れてしまうと情報漏洩に当たり、最悪訴えられる可能性もあります。
他にも訴えられるだけでなく、情報漏洩が起きた会社という点から社会からの信用性が失われてしまうことも少なくありません。
名刺データ化アプリを利用する際には本当に安全なアプリなのかを確認した上で導入するようにしましょう。
名刺データ化アプリの中には、無料版と有料版が存在します。
どちらも使い勝手が良いのですが、法人として利用する場合は有料版で利用しないといけないケースがほとんどです。
さらに、法人の場合は個人と比べて名刺の管理が必要な件数が圧倒的に多いため、利用制限を超えてしまう状況になりやすい傾向があります。
他にも、アプリによっては利用可能なユーザー数が決められており、ユーザー数が超えてしまうため、社員全体で情報共有ができなかったというケースも出てきます。
機能の制限や利用可能ユーザー数・名刺の登録可能件数など、アプリを利用する前にどのような制限があるのか確認をしておきましょう。
アプリは定期的に更新が行われており、メンテナンスやインストールが必須です。
というのも、名刺データ管理アプリを更新せず、バージョンが古い状態で放置してしまうと、セキュリティで守られていない状態になるため、悪質なユーザーに狙われやすいです。
定期的にメンテナンスの必要性があるため、アプリを利用する場合は随時更新がないのかを確認するようにしてください。
アプリの更新時には、どのような部分が更新されたのかが表示されます。
更新された内容を把握しておくことによって、変更点を社内で共有して使うことが可能です。
名刺データ管理アプリは多くの人から利用されていますが、しっかりと使いこなすためにも自社や自分に合ったアプリを選ぶことが大切です。
どのような点を意識して選ぶべきなのかについて解説を行っていきますので、名刺データ管理アプリが気になっている人は参考にしてみてください。
名刺データ管理アプリを利用する際には、具体的にどのような方法で、データ化ができるのかを確認するようにしましょう。
アプリによっては、名刺をスマホで撮影することによって情報を読み取り、そのままデータ化してくれるアプリも存在します。
他にも、自動で名刺情報をデータ化してくれるタイプもあれば、手入力で名刺情報をデータ化しなければならないアプリもあります。
自動入力タイプのアプリを利用すると、楽に大量の名刺をデータ化可能になるため、業務の負担も大幅に減らすことが可能です。
管理に関してもフォルダ・ファイルとして保存するアプリもあれば、クラウド上で保管するタイプに分かれます。
名刺情報を利用する際にはどのように管理されているのかも重要になるため、しっかりと確認しておくようにしましょう。
名刺データ管理アプリを利用する際には、具体的にどのような機能が使えるのかというポイントもしっかりと確認しましょう。
名刺データ管理アプリと聞くと、名刺をデータ化・管理できるだけということを考える人も少なくありません。
しかし、名刺データ管理アプリの中には多言語に対応しており、あらゆる言語の名刺を日本語に変換した上で保管できるアプリや、社内で情報共有がスムーズにできるような機能が備わっているアプリもあります。
海外の人と名刺交換を行うことが多い場合は、多言語に対応したアプリがおすすめです。
社内の情報・人脈をしっかりと活かしたオンライン商談・業務を行いたい場合は情報共有機能などをチェックしてみるようにしましょう。
名刺データ管理アプリの中でも、管理枚数は必ず確認するようにしましょう。
アプリによって管理ができる枚数には制限があり、制限を超えてしまう場合は違うアプリをまた探す必要が出てくるため、手間が増えてしまいやすいです。
名刺の増え方を把握した上でアプリを選ぶようにすることで、違うアプリを探す必要もありません。
名刺データ管理アプリを選ぶ際には、管理が可能な枚数をしっかりと確認してください。
名刺データ管理アプリでは、クラウドサービスと連携ができるタイプもあります。
多くの企業が利用している顧客管理システム「セールスフォース」や営業支援システム・マーケティングシステムと連携できるアプリもあるほどです。
他にも、名刺情報と電話帳を連携させることによって、名刺情報のカードをタップするだけで電話ができるアプリや経理業務と連携させることで請求書発行がスムーズにできるアプリもあります。
連携機能を把握した上で導入することにより、業務効率をより高めることもできるため、なるべく連携機能付きの名刺データ管理アプリを利用するのがおすすめです。
ここからは、実際に名刺をデータ化・管理ができるおすすめアプリを複数紹介します。
それぞれの特徴やメリット・デメリットも解説するため、名刺データ管理アプリに迷っている方はチェックしてみてください。
EightはSansanが提供している名刺データ管理アプリで、名刺をスマホで撮影を行うことによってAIと手入力が組み合わさった独自技術によってデータ化されます。
さらにデータ化した名刺はURLやQRを相手に送るだけでオンライン上での名刺交換も可能です。
取引先の企業もEightを使用している場合は随時更新が行われ、相手の転職や昇進などの名刺変更時に関する情報が通知で届きます。
他にもEightはスマホだけでなくパソコンからも確認できる上に、メッセージのやり取りもできるため、外出先や社内のデスクなどあらゆるシーンで活躍する便利なアプリです。
プライバシーマークの取得もしているため、安心して利用できます。
名刺データをダウンロードして管理したいと考えている場合は、月額480円を支払うことによって利用できます。
枚数無制限である上に、クラウド容量や期間ともに無制限で使えるため、大量に名刺データを取り込みたいと考えている人におすすめです。
CAMCARDは数多くある名刺データ管理アプリの中でも17か国語にも対応しているワールドワイドなアプリです。
一度データ化した名刺の情報はクラウド上で保存されるため、インターネット環境があれば外出先や自宅、社内でのあらゆる端末から確認ができます。
社内の名刺情報を共有機能が備わっているほか、オンライン上でも名刺交換ができる便利な機能が備わっています。
さらに、アプリには世界最高クラスの画像補正・OCR（文字認識）機能が付いており、名刺をスマホに映すことによって、5秒で鮮明なデータにできる高速データ化も魅力です。
他にも簡易の営業支援システムも導入されており、名刺の情報に紐づけて商談情報やタスク管理が利用できます。
多くの企業が利用している顧客管理システム「セールスフォース」「マイクロソフトダイナミクス」「Googleコンタクト」との連携も可能です。
利用料金はスタンダードプランで1IDあたり月額1,700円からとなっています。
スタンダードプランでも名刺登録数が無料である上に、名刺の管理や商談情報の管理ができるため、コストを抑えながら利用できます。
無料で利用できるトライアル期間が10日間あるため、実際に使用した上で決めるのもおすすめです。
LINE株式会社が提供している名刺データ管理アプリです。
スマホで撮影を行うだけで名刺情報を正確にデータ化してくれるほか、名前や会社名・部署や役所などのキーワードを絞って名刺の検索もできます。
名刺の情報は社内全体で確認できるため、人脈の共通ができ、より生産性が向上しやすい業務が可能です。
他にもmyBridgeでは、登録した名刺情報をスマホやパソコンの連絡帳に保存できたり、エクセルのファイルとしてダウンロードしたりもできます。
名刺の情報を入れておけば、登録された電話番号から電話がかかった際に、名刺の情報もスマホに表示させることが可能です。
全ての機能が無料で利用できるため、名刺管理のコストを最小限に抑えたいと考えている人におすすめです。
Sansanは約7,000社が利用している人気の名刺管理サービスです。
高性能なAI技術とオペレーターの手入力によって精度99.9％のデータ化を実現。
データ化された情報はパソコンやスマホで活用できます。
登録された情報は社内全体で確認できるほか、名刺交換をした相手の人事異動情報や企業の最新ニュースを自動で受け取ることが可能です。
Sansanでは、メガバンクなどの金融機関でも認められた高度なセキュリティ水準が採用されており、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられている点も魅力になります。
コンタクト履歴も残るため、無駄のないスムーズな商談もできる点から多くの企業に選ばれているアプリです。
「Eight」は個人向けとして利用されることも多いですが、「Sansan」は法人向け名刺管理アプリとして利用されます。
顧客の情報をひとまとめにできるという点からも好評です。
名刺ファイリングCLOUDはNTTデータが提供しているアプリで、使いやすいインターフェースや充実したサポート機能が魅力となっています。
スマホで名刺を撮影することによって、高精度なOCTが名刺・テキストを読み取り、データ化してくれます。
クラウド上で保存されているため、外出先でもタブレットやスマホ・パソコンを利用して名刺の情報を確認可能です。
さらに、大量に登録した名刺情報もスムーズに引き出せるように、氏名や社名などのキーワードを検索して表示する機能も搭載しています。
100枚までであれば無料で登録できますが、100枚以降の場合は有料での対応になるため、100枚未満の人にはおすすめです。
電話着信時に端末のアドレス帳に登録がなくても、クラウド上の登録を素早く検索し、電話発信者の名刺情報を表示します。
スマート名刺管理は日本語の名刺だけでなく、英語の名刺も読み込むことができます。
名刺データは専用の管理領域にて保存ができる上に、端末の連絡帳に同期が可能です。
CSVファイルにエクスポートしたり、Googleコンタクトを介してパソコンと同期したりできる点も人気があります。
スマホで撮影を行うだけで名刺のデータを取り込めることから、外出先でも取引先やパートナーなどからいただいた名刺を、その場で取り込んでスマートに名刺を管理できます。
Android・iPhoneどちらにも対応しており、登録されている名刺データから、電話・メール・住所・URLをタップするとiPhone標準のアプリと連携できる便利なアプリです。
初めて起動した日からの経過期間によって保存できる件数が変わるため、登録可能な件数についてはしっかりと調べた上で利用するようにしましょう。
多くの企業が利用している名刺データ管理アプリ。
アプリによっては名刺の情報を営業支援システムや顧客管理システム・電話帳と連携させて使うこともできます。
データ化を行うことによって社内全体で共有できるため、一人ひとり出会う人脈を無駄にすることもありません。
多くの人脈を活かしたビジネスを行うためにも、自社・自分に合った名刺データ管理アプリを導入してみるようにしましょう。
