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顧客や取引先が増えてくると処理に困るもののひとつとして、「名刺」が挙げられます。
「相手本人と同じくらい名刺は大切なものである」とされているため雑な扱いをすることもできず、整理の方法に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
手元の名刺が増えすぎてしまった場合は、データ化して整理・整頓することをおすすめします。
今回は名刺をデータ化するメリット・デメリットを紹介します。
実際にデータ化する方法にも触れますので、参考にしてみてください。
早速、名刺をデータ化するメリットを紹介します。
自分だけでなく会社全体に対するメリットも含まれますので、自社にとって旨味となる部分があるか、チェックしていきましょう。
名刺は紙媒体であるため、ときには紛失してしまうこともあるでしょう。
また、コーヒーやインクをこぼして汚すなど、内容が読めなくなってしまうリスクも孕んでいます。
名刺の内容をデータ化しておけば、このような紛失・汚損のリスクに備えやすくなります。
データのバックアップを定期的におこなったりクラウド上に保存したりすれば更にリスクを低減できるため、紛失・汚損の経験がある人は検討しておきましょう。
名刺をデータ化することで、情報を検索しやすくなります。
社名・役職名・住所・郵便番号・電話番号などで検索できる他、「鈴木」「吉田」など氏名で検索すれば、その人の連絡先を瞬時に見つけることができます。
結果として、連絡を取りたいときに名刺ファイルから1枚ずつ引き出して探す手間の削減につながるでしょう。
業務効率の改善や生産性向上とも相性がよい方法だと分かります。
名刺データを社内で共有しておけば、いつでも誰でも該当の担当者に連絡できるようになります。
特定の個人に業務が依存する属人化を防げるため、
「〇〇さんがいないと取引先の電話番号が分からない」
「急ぎで先方と連絡を取りたいのにどこに情報があるのか知らされていない」
というトラブルを回避できます。
急な体調不良による欠勤・休職に備える意味合いもあるため、データ化しておくのがよいでしょう。
また、人事異動や退職に伴う担当引継ぎの際にも大いに役立ちます。
在宅勤務・テレワーク・サテライトオフィス勤務・モバイルワークなど、時代と共に働き方はどんどん多様化しています。
同じ会社に勤務する従業員がそれぞれ別々の場所にいることも多くなっていくでしょう。
あらかじめ名刺をデータ化して共有しておくことで、名刺がオフィスに依存することもなくなります。
どこにいても、いつでも、誰でも名刺データをチェックしやすくなり、業務の停滞を防ぐ効果も期待できます。
反対に、名刺をデータ化するデメリットについても解説します。
メリットとデメリットの両方を知り、データ化に踏み切るかを判断していきましょう。
名刺を全て手入力する場合、それなりの手間がかかります。
実際に、データ化のメリットは十分理解しているものの、「手間がかかるから先送りしてきた」という人も多いのではないでしょうか。
数十枚程度であればスキマ時間を使って作業できますが、数百枚ある場合は相当な時間を確保する必要があるでしょう。
場合によってはデータ化すること自体に膨大な時間がかかり、本業に影響する可能性があります。
データ化の方法によっては、コストがかかる場合があります。
名刺管理ソフトを導入したり、データ化を外注したりする場合は、どれくらいの費用がかかるか見積もっておく必要があるでしょう。
また、自社内だけで完結する場合も、特定部署の人員を割いたり必要に応じて短期アルバイトを雇ったりするコストが生じます。
その分手間は減らしやすくなりますので、どちらの方がメリットが多くなるか、検討していきましょう。
名刺をデータ化した後、そのデータをどう管理するかあらかじめ決めておくことが大切です。
・どのフォルダに格納しておくか
・誰に編集権限を与えるか
・どのタイミングでメンテナンスをするか
などを考えておくのが理想的です。
これを怠ってしまうと、「データの格納場所が見つからず、名刺も処分してしまったため連絡先が完全に分からなくなってしまった」ということが起こり得ます。
また、誰でも編集できることによってデータが丸ごと削除されてしまったり、メンテナンスされないことで古い役職・住所情報のまま放置されたりする恐れもあります。
長期的な目線で、最適な管理方法を見つけていきましょう。
既に他の顧客管理システムを使用している場合、その内容と重複する可能性があります。
完全リアルタイムで内容が連携されているのであれば問題ありません。
しかし、どちらかだけでも古い情報になっている場合、どちらが正しいのか分からず、却って現場を混乱させる恐れがあります。
顧客管理システムだけで完結できないか、あえてデータ化する理由は何か、きちんと目的と明確にした上で取り組むことがおすすめです。
ここからは、実際に名刺をデータ化する方法を複数紹介します。
それぞれの特徴やメリット・デメリットも解説するため、方法に迷っている方はチェックしてみてください。
名刺をデータ化することに特化し、外注を請け負う業者が存在します。
・氏名
・会社名
・役職名
・住所
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
などを全て一覧にした状態で納品してくれるため、非常に便利なサービスだと言えるでしょう。
また、データ化する項目を自由に指定したり、同じ取引先の名刺が混ざっていないか重複チェックしてくれたりするオプションをつけられる場合もあります。
溶解処理もセットでお願いすれば、名刺を1枚ずつシュレッダーにかける手間もかかりません。
外注のメリットは、比較的安価に設定されている料金体系にあります。
「8項目まで1枚18円」というように1枚単位での見積もりが可能であり、作業ボリュームに応じて変動するため無駄な支払いも生じません。
また、「メールアドレスの追加は1枚あたり+6円」「携帯電話番号の追加は1枚あたり+2円」など、自由なカスタマイズも可能です。
予算に合わせてコストの幅を変えやすいという意味でも、メリットの高い方法だと分かります。
紙状態の名刺を丸ごと渡せばデータになって返ってくるため、データ化に関する全ての業務を外注できるのも魅力となるポイントです。
1枚ずつ手入力で打ち込んだり、コツコツとスキャンしていく必要もありません。
日々の業務に追われていてなかなか事務作業に時間を割けない企業や、本業に集中することで従業員のパフォーマンスを上げることに専念したい企業とは、非常に相性がよいでしょう。
外注サービスを賢く使うことで、組織運営の最適化が図れるかもしれませんね。
データ化を依頼する枚数や、入力項目の量・重複名刺のチェックやホチキス外しなどのオプションによって、納期は変動します。
どれくらいの量でどれくらいの納期になるかは業者によって異なるため、事前に相談しておくのがよいでしょう。
なかには、最短で翌日納品可能なサービスも存在します。
なるべく余裕を持って依頼することがベストではありますが、急ぎの場合は特急対応してくれるサービスを探すのもひとつの手段です。
名刺スキャナは、スキャナに名刺を読み込ませることで内容を自動取得してくれるツールです。
通常のスキャナと同じ感覚で使えるため特殊なスキルも要りません。
1枚あたり3～5秒程度で読み取ってくれるため、大量の名刺をデータ化したいときに便利です。
手元に数千枚名刺があるようなシーンでも、比較的時間をかけることなくデータ化できるでしょう。
また、名刺を次から次に差し込むだけで完了するため、アルバイト社員でも担当できるのも魅力です。
スピード重視でデータ化したい企業には、おすすめの方法です。
Word・Excel・PDFなど、希望のファイル形式に合わせて出力してくれます。
また、Windows・MacなどのOS差にも対応しているスキャナもあるため、活用していきましょう。
共有しやすいファイル形式で起こせれば、社員同士で情報を閲覧する際にも便利です。
同時編集機能をオンにしておく、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートに起こす、など対策すれば編集もしやすくなりそうです。
名刺スキャナは読み取った情報を自動でデータ化してくれる便利なツールではありますが、100％正確にデータ化してくれるとは限りません。
特に、「高橋」と「髙橋」、「斉藤」と「斎藤」などの旧字体に対応しきれないケースは多いため、注意しましょう。
海外との取引が多い企業であれば、OCR機能を搭載した外国語対応スキャナを選ぶなど、スキャナの選定自体にコツが要ります。
最終的に目視で内容を確認する手間が生じることも踏まえ、十分な作業時間を確保しておくことをおすすめします。
名刺管理アプリは、スマートフォンやタブレットでの利用に特化した名刺データ化ツールです。
名刺を写真撮影することで内容を自動で読み取り、データ化してくれるという優れものであり、出先でも手軽に扱えるのが魅力です。
アプリによって性能は異なりますが、1回の読み取りで複数の名刺を読み取ってくれるものもあります。
10枚程度の名刺を机に並べ、上から全体が写るように撮影すればデータ化が完了するため、誰でも楽に実行できるでしょう。
名刺を並べるという手間はかかりますが、枚数がある程度多くてもどんどん作業を進められます。
読み込んだ名刺情報をスマホ内の電話帳と同期すれば、いつでも簡単に発信できるようになります。
同期のオン・オフもワンタップで変更できるため、「この連絡先は同期しなくても構わない」というものは別途設定を変えれば、電話帳のスペースを圧迫することもありません。
営業社員など連絡先が多い人や、誰からの着信か把握したうえで電話を取りたい人にとっては、魅力的なツールだと言えるでしょう。
また、パソコンから名刺データを閲覧したり名刺データを一括ダウンロードできたりする機能が搭載されているアプリもあるため、比較しながら選定していきましょう。
名刺管理アプリは手軽かつ便利なツールではありますが、アプリごとに機能差が非常に大きいです。
・どんなファイル形式で出力できるか
・Windows・Mac両方に対応しているか
・スマホの電話帳と同期できるか
・パソコンからの閲覧・編集ができるか
・CSV出力・保存ができるか
・オフラインでの使用ができるか
・スキャンする枚数に制限があるか
など、自社に合った機能であるか細かくチェックしていく必要があるでしょう。
また、インストール自体は無料であっても、追加オプションや拡張機能の利用は有料であるケースもあります。
作業途中でミスマッチに気づくとダメージも大きくなるため、あらかじめ時間を取ってリサーチしておきましょう。
社内のメンバーに協力を仰ぎ、人力で1からデータ起こしする方法です。
コストをかけず即作業に取り掛かれる方法であり、名刺の枚数が少ない場合におすすめです。
特殊なツールやサービスを使用せずExcelなどにひたすら入力していく作業であるため、思い立った日に即行動に移せます。
比較・検討や見積もりに時間が取られないという意味でも、メリットがあるでしょう。
繁忙期を避け、閑散期に実行すればより効率も上がります。
自社内だけで完結できれば、外部サービスを使うコストがかかりません。
外注費・スキャナの購入費用・アプリへの課金などが発生しないため、最もコストを抑えやすい方法だと言えるでしょう。
しかし、名刺のデータ化に自社メンバーを充てる分、当然ながら人件費は発生します。
残業や休日出勤が生じるとその分割高になるうえ、本業の働きを妨げてしまう恐れがあることを知っておきましょう。
どちらの方がメリットが高いか判断しながら、実行する必要がありそうです。
データ入力のプロでない人がおこなうため、ミスや抜け・漏れが生じやすくなります。
必然的にダブルチェックの手間がかかりますので、その分の工数もしっかり入れたうえで、どれくらいの日数がかかるか計算しておきましょう。
思いがけず作業が延びてしまった場合、いざという時に名刺データが活用できない可能性もあります。
しっかりと期限を決めておけば「だらだら作業」を防ぎやすくなるため、社内で検討していきましょう。
名刺のデータ化は、業務効率の改善・生産性の向上・社内での情報共有強化に役立つ方法です。
まずは自社に合ったデータ化の方法を検討し、最もメリットが高いものを選びましょう。
いつでも誰でも名刺のデータを閲覧できれば、手間のかかるやり取りも減らしやすくなりそうですね。
