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多くの会社が毎日様々な企業と交流を行っており、日々名刺交換が行われています。
名刺交換を行った後に、それぞれの社員で管理を行うケースもあれば、会社全体で管理を行い、事務員が手入力を行っているケースもあります。
しかし、名刺の枚数が多くなればその分入力を行う手間が増えるため、業務に支障が出てしまうことも。
名刺が多い場合は名刺入力の代行を行っている企業に依頼を行うのがおすすめです。
名刺入力代行サービスは、どのくらいの単価で行ってくれるのか、依頼を行うメリットやデメリット・おすすめサービスについて解説を行っていきます。
名刺入力代行は言葉のニュアンスからもイメージができやすいように、名刺の入力を行い、データ化処理を行ってくれる代行サービスです。
名刺入力代行サービスでは、名刺1枚当たりの単価の場所もありますが、基本的に名刺の入力項目によって単価が設定されています。
基本項目とされる内容は下記の8つです。
・氏名
・会社名
・部署名・役職名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・FAX番号
・郵便番号
ただし、企業によって決められている基本項目が異なるため、依頼を行う際には必ず確認するようにしましょう。
名刺入力代行業者に依頼を行う場合は下記のような流れになります。
STEP1：問い合わせ
STEP2：見積もり＆打ち合わせ
STEP3：発注
STEP4：入稿
STEP5：入力＆検証
STEP6：納品
発注を行う際になるべく業務基本契約や秘密保持契約を締結するようにしましょう。
基本的に名刺入力代行サービスでは、名刺の入力がメインとなっていますが、他にも複数のオプション機能がある場合があります。
代行業者の中には、名刺の重複チャックや名刺データのスキャンなども行ってくれます。
重複検査があると同じ名刺を登録されることがないため、勘違いをしてしまうケースや容量を圧迫せずに管理が可能です。
多くのオプションが設定されている入力代行業者が多いため、業者選びを行う際にはオプションもチェックしましょう。
名刺の入力代行の単価・料金相場は名刺1枚当たり20円～30円程度です。ただし、先述でも触れているように、名刺の入力項目数や対応環境などによって変わります。
しかし、普通の一般事務人が入力を行うのと比べても圧倒的にコストが抑えられるという点が大きな魅力になります。
名刺入力代行サービスを利用するメリットは下記の3つです。
・コスト削減ができる
・入力漏れやミスが少ない
・生産性を上げられる
それぞれのメリットについて詳しく解説を行っていきますので、参考にしてください。
事務員が手入力を行うのと、名刺入力代行サービスを利用するのではやはりコストが大きく異なります。
例えば、名刺1,000枚・事務員の日給が8,000円だった場合、下記のような計算になります。
【事務員のケース】
3分で1件の入力→1,000枚で3,000分＝50時間 約6日間の作業で6×8,000円（日給）＝48,000円の計算になります。
【名刺入力代行サービスのケース】
1枚20円×1000枚＝20,000円
上記の計算からもお分かりいただけるように、名刺入力代行サービスを利用すると大幅にコストを削減可能です。
名刺の登録枚数が多い場合は入力代行サービスを利用するようにしましょう。
さらに、入力代行サービスはプロが名刺入力を行ってくれるため、入力漏れやミスが少ないです。というのも、素人が名刺を大量に入力を行うと、どうしても慣れない作業から入力ミスや入力漏れが出てしまいやすい傾向があります。
しかし、入力代行サービスはOCR・AIとオペレーターによって高い精度での名刺登録が可能です。
入力漏れやミスがあった場合、相手に失礼に当たる状態でやり取りを行ってしまう可能性があるため、最悪相手に悪い印象のまま関係が途切れてしまうケースもあります。
名刺の入力・ミスがほとんどないという点からも入力代行サービスを利用するのがおすすめです。
名刺入力代行サービスに依頼を行うことによって、コア業務に集中できるようになるため、生産性を上げることができやすいです。
普段であれば事務員や総務・経理担当者が入力を行い、本来の業務と並行して行う必要があります。
しかし、入力代行サービスを利用することで本来の業務だけに集中できるため、社内全体の効率も上がりやすいです。
名刺入力代行サービスは、多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。
デメリットも把握した上で利用するのが好ましいため、どのようなデメリットがあるのかメリットとあわせて確認するようにしましょう。
名刺には会社の情報だけでなく、個人情報が含まれているケースも多いため、しっかりとしたセキュリティのもとで作業を行ってもらうことが必要です。
しかし、名刺入力代行業者によっては悪質なところもあり、セキュリティ管理がしっかりとできていないところもあります。
セキュリティ管理が甘いと情報が漏洩してしまう危険性があり、情報漏洩から会社の社会的信用が落ちてしまう可能性もあります。
個人情報を相手に渡すことになるため、セキュリティ管理がしっかりとしている場所に依頼を行うようにしましょう。
名刺入力代行サービスでは、どこの業者も納品を行ってくれますが、品質にばらつきがでやすいです。
悪質な場所では納期を設定しているのにも関わらず、納期日に納品してもらうと半分もできていなかったというケースもあります。
さらに入力ミスや入力漏れがあったというケースもあるため、名刺入力代行サービスは慎重に選ぶようにしましょう。
名刺入力代行サービスはしっかりと選んだうえで依頼を行うのが好ましいですが、選ぶうえで意識していただきたいポイントは下記の3つです。
・名刺入力の価格
・実績
・セキュリティの高さ
それぞれの特徴について解説をしていきますので、参考にしてください。
名刺入力代行サービスは、依頼を行う企業によって単価・価格が異なります。
当然名刺の登録を行ってもらう量が多くなればなるほど料金が高いです。
コスト面を抑えるためにも価格面をしっかりと考えた上で選ぶようにしましょう。
価格と併せて確認していただきたいのが入力項目数です。
仮に名刺1枚当たりの単価が20円だったとしても、名刺入力項目が5個程度であった場合、名刺に記載された全ての情報を登録できない可能性が高いです。
入力項目数が何個なのかをチェックした上で料金計算を行うようにしましょう。
名刺入力項目数と併せて確認するべき点が「実績」です。
名刺入力を行ってくれる企業の中には、東証一部上場の大企業を担当している代行業者や政府のデータ業務を担当している業者もあります。
実績が多い場所は高いセキュリティで管理が行われている可能性が高い上に、経験数が多いため、入力ミスや漏れも少ないです。
高いセキュリティ管理が行われている業者に依頼を行うためにも実績が多い場所になるべく依頼するようにしましょう。
実績を確認することによってもセキュリティの高さをチェックできますが、他にもプライバシーマークの取得を行っているのかも確認しましょう。
セキュリティが高い場所を選ぶことによって、会社の信用を落とさずに名刺の登録ができます。
会社の信用を守るためにも必ず確認するようにしてください。
名刺入力代行業者も多く存在しますが、依頼を行う際におさえておくべきポイントが存在します。
それぞれどのような点を意識しながら依頼を行うべきなのか参考にしてください。
名刺入力代行業者に会社や個人情報を渡すことになるため、しっかりと秘密を守ってもらえるように機密保持契約書にサインをしてもらうようにしましょう。
悪質な業者では、依頼された名刺の情報を横流しする場所もあります。
しっかりと機密情報を守ってもらうためにも契約書は作成しておくようにしてください。
他にも依頼をしてもらう際に意識するべきなのがルールの設定です。
というのも、会社によって名刺情報の管理形式が異なり、株式会社と管理している場所もあれば(株)で管理している場所もあります。
入力ルールを統一させることによって、よりわかりやすい状態にできるため、入力をしてもらう際のルール設定を行った上で依頼を行うようにしましょう。
他にも名刺入力業務を依頼する際にはスケジュール確認を行うようにしましょう。
というのも、先述でも触れたように、名刺入力業者によって納期通りに納品してくれない場所もあります。
連絡ツールで確認を行いながら進めてもらうことによって、納期遅れを防ぐことができるため、連絡ツールの共有やスケジュール確認を行うようにしましょう。
名刺の入力代行サービスによって単価は異なり、入力項目数や内容をしっかりと確認した上で依頼を行うのが好ましいです。
さらに業者を選ぶ際にはセキュリティ面や納期・実績をチェックすることが重要になります。
生産性向上やコストの削減・入力ミスや漏れがない状態で登録できるため、大量の名刺登録を行う必要がある場合は名刺入力代行サービスの利用も検討してみてください。
