面倒な名刺入力やテキスト化作業を1枚18円で業界最安値挑戦中！
多くの企業が日々名刺交換を行っていますが、名刺の枚数が多いと入力を行う量が豊富になるため、業務の負担になりやすいです。
一見、名刺の入力業務は簡単そうなイメージを持つ人も多いですが、実は難しく、入力する量が増えるほど高度な技術が必要になります。
なぜ名刺の入力業務は難しいのか、難しい理由や注意点について解説を行っていきます。
名刺入力業務が難しいと言われている理由は下記の8つが挙げられます。
1.入力ミス・入力漏れが許されない
2.コンスタンスに枚数をこなす必要がある
3.慣れない間は時間がかかりすぎる
4.継続して入力を行うための集中力が必要
5.社内のルールを把握しておく必要がある
6.漢字の読み方に関する知識が重要
7.セキュリティ環境をしっかりと構築する必要がある
8.他の作業と並行して行うことを求められる
それぞれの理由について解説を行っていきますので、名刺の入力業務が負担になっている傾向がある人は理由を知るためにもチェックしましょう。
名刺入力は相手の企業の個人情報を登録する作業です。
人事や総務・経理や事務といった社員が名刺の入力業務を行うことが多いですが、入力ミスや入力漏れは許されません。
入力ミスや入力漏れがあってしまった場合は、相手の情報を誤った状態で管理している状態になるため、取引先の相手に失礼な言動をしてしまう可能性もあります。
最悪のケースになると、相手との取引がなくなってしまう危険性があるため、入力ミスや入力漏れが許されないという点から難しい業務になります。
さらに、名刺入力は入力ミスや入力漏れが許されないだけでなく、枚数をしっかりとこなしていくことが必要です。
普段の業務とは異なる慣れない作業になるため、最初の間は楽しいのですが、登録が必要な名刺が大量にあると、作業時間が長くなるほどストレスに感じやすいです。
しかし、多くの人は名刺入力業務を簡単だと勝手な認識を持っている場合が多く、早く終わるためコストがそこまでかけられないという計算になっているケースが少なくありません。
例えば、名刺入力が必要な枚数が1,000枚あったとして、名刺入力を行う人の日給が8,000円だったとします。
入力ミス・入力漏れがないように確認しながら入力を行うため、1枚2分かかると計算した場合は2分×1,000枚＝2,000分かかる計算です。
2,000分＝34時間で約5日間の作業になるため、上記の条件で計算をしても名刺入力だけに40,000円のコストになります。
疲れる＆飽きることなくコンスタントにこなした場合の計算になるため、実際はさらにコストがかかってしまう場合が多いです。
コストをかけないという点からもコンスタントに作業を行うことが求められやすいです。
コスト面を考えた際に、コンスタントに作業を行っていくことが必要ですが、他にも慣れない間に時間がかかりすぎるという点も名刺入力業務が難しい理由に挙げられます。
慣れない作業は時間がかかればかかるほど苦痛に感じやすい上に、周りの人からまだ同じ作業を行っているのかという印象になってしまいがちです。
周りからの視線も気になり始め、精神的苦痛になりやすい点からも名刺入力業務は難しいです。
なるべく多くの人数で手分けして作業を行い、短い時間で終わらせるのがおすすめになります。
他にも名刺入力が難しい理由としては、継続して仕事を行うための集中力が必要という点が挙げられます。
長期期間作業を行っていると、どうしても集中力が途切れてしまいやすいです。
入力ミスや入力漏れが許されない作業になるため、どうしても集中力がある状態で作業を進めていくことが必須になります。
しかし、人の集中力は長くても3時間ほどしか続かないと言われているほどなので、いかにリフレッシュを行いながら集中力を高く維持し続けるかが大切です。
集中力を維持できるような対策を行って作業に挑むようにしましょう。
さらに名刺入力が難しい理由では、社内のルールを把握することが必須という点も挙げられます。
名刺の登録方法は企業によって異なり、例えば「株式会社」だったとしても(株)で登録するところもあれば、そのままの株式会社で登録を行う企業もあります。
他にも、名刺の中では数字の「0」とローマ字の「o」は見分けにくいため、入力する際に社内でルール決めを行って統一を行うと全員が理解しやすいです。
入力を行う際には社内のルールをしっかりと把握しておくようにしましょう。
名刺入力業務を行う場合は、漢字の読み方に関しても詳しい知識を持っていることが必須です。
会社名も難しいパターンがありますが、氏名などの読み方はかなり難しい場合が多いです。
相手に失礼がないようにするためにも、正しい読み方で登録を行っておくことが必要になります。
さらに、漢字の読み方が分からない場合は正しい情報で登録を行うために、わざわざ調べる手間である上に、時間がかかってしまうことが少なくありません。
コスト面にも影響するため、なるべく漢字の読み方に関する知識を持っている人が入力を行うようにするのが好ましいです。
名刺の情報は会社の名前や住所が入っているほか、個人の名前や電話番号が入っているため、しっかりと管理を行うことが必要です。
名刺情報が外部に洩れてしまうと個人情報漏洩になるとともに、社会的信用性を落としてしまいます。
外部からの攻撃をしっかりと守るためにも、高いセキュリティ環境を構築した上で入力や管理を行うことが必須です。
セキュリティ構築を行うためにも、しっかりとした管理体制が必要になります。
短期間で終わらせるためにも、集中して名刺入力業務を行うことも大切ですが、時間をかけているほど、他の業務も溜まってしまいやすいです。
状況によっては他の業務と並行して行うことが求められるため、時間がかかるほどより難易度が高い作業になります。
しかし、他の業務と並行して行ってしまうと、集中できにくい環境になるため、入力ミスや入力漏れが起きやすいです。
時間がかかるほど難しい状況になるため、名刺入力業務は難しいです。
名刺入力業務が難しい理由について解説を行いましたが、次は名刺入力をおこなわないように意識したい注意点・ポイントについて解説を行っていきます。
どのような点を意識するべきなのか解説を行っていきますので、参考にしてみてください。
名刺入力は入力ミスや入力漏れが許されない作業になるため、常に意識を張り巡らせていることが大切です。
なるべく集中力を高めるためにも、短い時間間隔で休憩を挟むのがおすすめになります。
さらに、できるのであれば、名刺入力を行う人数を増やし、大人数で早めに終わらせることができるように入力していくようにしてください。
情報漏洩を行わないためにも、セキュリティが高い場所で入力を行えるように、環境作りをしっかりと行うようにしましょう。
セキュリティ環境がしっかりと構築できていることは大切で、脆弱な状態で作業を行ってしまうと外部から攻撃が行われてしまう可能性があります。
会社の信用や個人情報を守るためにも、セキュリティが高い状態で名刺入力を行うようにしましょう。
他にも注意するべき点として、間違えやすい文字を把握しておくようにしましょう。
読み方も難しいのですが、同じ苗字でも「渡辺」「渡部」「渡邊」「渡邉」など様々存在します。
苗字に関しても間違ってしまっている状態では失礼な言動を行ってしまう可能性が高いため、間違えやすい文字を事前に把握しておき、名刺入力中に出てきた場合はしっかりと対応できるようにしましょう。
社内でルールを事前に決めておくことも大切です。
先述でも触れたように、社内で名刺の登録の仕方を決めておくと、入力後の管理ができやすい上に、名刺の入力もスムーズにできます。
効率を上げるためにも、社内での登録のルールを決めておくのがおすすめです。
簡単そうに見えて難しい名刺入力ですが、余裕がない場合は名刺入力の代行サービスを利用するのが好ましいです。
名刺入力の代行サービスは言葉からもわかりやすいように、業務委託を行って名刺の入力作業をしてもらうサービスです。
社員に依頼するよりも入力ミスや入力漏れがない上に、コスト面を大幅に削減できます。
名刺登録にそこまでコストをかけたくない人や、社員に余裕がないという場合は名刺入力の代行サービスの活用を視野に入れましょう。
名刺入力代行サービスを利用する際には下記のような6つのステップになります。
STEP1：問い合わせ
STEP2：見積もり＆打ち合わせ
STEP3：発注
STEP4：入稿
STEP5：入力＆検証
STEP6：納品
できれば、打ち合わせの徹底を行い、自社のフォーマットやルールに合わせて入力を行ってもらうようにしましょう。
さらに名刺入力代行サービスでは、依頼する企業によって料金設定が異なり、名刺の入力項目数によって単価を分けているところも少なくありません。
登録をしてほしい内容が多ければ多いほど単価が大きくなるため、どのくらいの価格で対応してもらえるのかを忘れずに確認するようにしてください。
ここからはおすすめの名刺入力代行サービスを6選解説していきます。
・ビーアウト
・うるるBPO
・シスプロデータプロ
・アウトソーシングSWL
・有限会社シ・ブリュ
・ナレッジデータサービス
どの名刺入力の代行サービスもスムーズに対応してくれるほか、コストも削減できるため、多くの企業におすすめです。
それぞれの特徴について解説を行っていきますので、参考にしてみてください。
株式会社オフィスあしずみが提供しているビーアウトは、名刺入力だけでなく、名簿のデータ化やアンケート入力・スキャニング・営業リストの作成も行ってくれる会社です。
上場企業を含む300社上の実績を持つ上に、プライバシーマークを取得しているため、安心して仕事が依頼できる点が魅力になります。
ビーアウトの場合は「名前」「郵便番号」「住所」「会社名」「部署名」「役職名」「電話番号」「FAX番号」の基本8項目を単価18円で行ってくれます。
他の入力代行サービスと比べて圧倒的に安い上に、オプション項目として重複の名刺の削除やスキャンデータの納品・ホッチキス・付箋外しなども対応してもらうことも可能です。
うるるBPOは名刺データ入力代行だけでなく、応募はがきや年賀状の入力・アンケート入力や集計といった様々な代行を行ってくれるサービスです。
5,000社以上の企業と取引を行っているほか、名刺のデータ入力やデータ収集・コールセンター代行やDM発送代行などあらゆるサポートを行ってくれます。
プライバシーマークの取得だけでなく、ISMSの認証を取得しているため、安心して任せられるセキュリティの高さも魅力です。
名刺入力に関しては1,600件の案件をこなしており、8項目で31円から対応してくれます。
名刺入力を行ってくれる8項目は「氏名」「電話番号」「住所」「郵便番号」「会社名」「部署名」「役職名」「メールアドレス」です。
オプションとして短期納品やデータのクリーニング作業・出張引き取りなども行っているため、痒い所に手が届くサービスです。
シスプロデータプロは年間2,576社の取引実績を持つ会社です。
ベリファイ入力の採用を行っており、同じ項目を繰り返して入力を行って確認をする点から高い精度を誇ります。
中国国内でのデータ入力も可能であるほか、英語や中国語の名刺も対応してもらうことが可能です。
名刺入力の料金は8項目で1枚当たり19円にて対応してもらうことが可能です。
他にもメールアドレスやURLを追加して入力する場合は+6円で行ってくれます。
プライバシーマークを取得しているとともに、人的セキュリティと物理的セキュリティ構築を行っているため、高いセキュリティという点からも安心して任せやすいです。
SWLアウトソーシングは名刺の基本入力だけでなく、健康診断のデータ入力や教育関連のデータ入力などあらゆるデータ入力を行っている企業です。
名刺の中でも「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」だけの4項目であれば6円で対応してくれるため、簡単に名刺を登録しておきたいという場合におすすめになります。
上記の4項目と併せて「会社名」「部署名」「役職名」「FAX番号」「メールアドレス」「URL」の6項目を含む名刺である場合の単価は23円です。
価格がリーズナブルであるものの、必要に応じてNDA（守秘義務契約書）、委託契約書、個人情報の取り扱いに関する覚書などの締結もスムーズに行ってくれるので、安心して依頼を行いやすいです。
有限会社シ・ブリュは、日本国内限定作業を徹底している企業です。
プライバシーマーク取得によるセキュリティ管理も行っており、外注するメニューもオーダーメイドできます。
そのため、自社の希望する状態に合わせてメニューを組み合わせてくれるため、サービスを利用後も名刺情報を活用しやすい状態を作ることが可能です。
名刺でも「社内保有顧客名刺」「店舗来客カード」「セミナー来場者名刺」の入力の実績を持ち、重複したデータも削除してもらうことが可能です。
他にもオーダーメイドができるため、「名刺情報と合わせて一言コメント等も入れてデータ化したい」場合や「名刺の情報と合わせて製品カタログを付けたい」というスタイルも取れます。
名刺入力代行料金に関して、8項目で1枚当たり80円から対応してもらえます。
ナレッジデータサービスは、データ入力や加工収集などのアウトプット支援に長けているサービスです。
ナレッジデータサービスが提携しているスタッフによって入力が行われますが、入力されたデータを納品前に社内で精査する二重チェックシステムを採用しています。
料金は入力が必要な項目を選んだうえで依頼する形となっており、「氏名」「会社名」「部署名」「役職名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「建物」の8項目を選んだ場合、1枚当たりの単価は47円になります。
自社に合わせてカスタマイズしやすい点が魅力になります。納期に関しては3,000件であれば5営業日以内に対応してもらうことが可能です。
一見、名刺の入力作業は簡単なイメージになりやすいですが、名刺入力は難しい業務でもあり、コスト面を考える際には名刺入力代行業務に依頼を行うのが好ましいです。
自社で入力業務を行う際には様々な点を意識し、しっかりと作業を行う環境を構築した上で実施するようにしましょう。
おすすめの名刺入力代行サービスはどこも安心して依頼ができる場所になりますので、ぜひチェックしてみてください。
