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賢い業者えらび~名刺入力

悩む男女
名刺の外注・委託は

「どこを選んだら・・」
「値段の平均がわからない・・」
「何を基準に・・」
「いい業者って?」
「どこを見ればいいの?」

そう思う方も多いと思います

ここでおススメすることはただ1つ
まずは予算・期限を確定し、見積もりを!でも・・・

「名刺入力を依頼しよう!」そう決心しても、なかなか踏み出すのが難しかったりもしますね。
検索欄に「名刺 入力」と入れ、検索してみると、似ているようなページを示した検索結果がいくつも並びます。
そう、業者選びって難しいんです。

一通り見てみて業者ごとの【業務内容】【強み】まで分かりますか?
流れてくる依頼業者の情報は、一見どれも似たり寄ったり・・・
やっぱりそこは、見積書を取って比較する!これが1番です。

見積作成は無料の場合がほとんどです。
見積書を実際手にしてみると各業者の特徴・比較できる部分が浮き彫りになり、【使える・使えない】【安い・高い】等の具体的感触をつかむことができるんです。



見積の際の決め手はただひとつ!


みなさんのリクエスト(要望)はなんですか?
あなたの要望に合う見積の業者に、最終的に依頼しましょう。

  • ・低予算:お金がかからないプランがいい
  • ・全部記載:名刺の内容を全部記載して欲しい
  • ・簡単内容:名前・会社・電話・携帯・メールだけでいい
  • ・大至急!:お金かかってもいいから早くして欲しい
  • ・要相談:時間もお金もないけど、どこまでできるの?

安くできたけれど、できあがりが全然思っていたのと違う!
とても良い仕上がりだけれど、予算をだいぶオーバーしてしまった!
結局、必要な時までに間に合わなかった!

せっかく外注しても、これでは意味がありません・・・
そこで「譲れない点」「要望」を決めた上でまずは見積もりを取り、どの会社を「選ぶ」か「選ばない」のかを選択しましょう!



名刺入力業者とのトラブル


「要望(依頼)と違う箇所が多々ある。」
「データ納品なのに、紙媒体で納品されてきた。」
「入力項目が少なくてガッカリした。」
「入力されていない名刺がある。」
「納品が遅い。」

何故そんなことが起きるのでしょうか?

  1. 要望が伝わっていない
  2. 正確に伝えるということは、どんな場合においてもとても重要です。
    まして個人情報を取り扱うわけですから、些細な取り違いが大きな間違いとなってしまう事もあります。

    ・具体的な言葉で

    曖昧な言葉でのやり取りでは、業者と依頼主との間でイメージの相違が生まれます。
    漠然としたままでは伝わっているとは言えません。

    ・明確な納期

    はっきりとした納期は日付だけではなく時間まで確認して、お互いに記録を残しておかないと誤解のもとです。

    ・最終確認は必ず

    指示が二転三転することもあるかもしれません。
    最終的な決定事項を必ず抑えておかないと、思い込みの場合もあります。

    「言った」・・・
    「言わない」・・・
    こう言った「つもり」・・・
    こう言われた「つもり」・・・

    普段の生活の中でもよくあることですよね。
    担当者と良好なコミュニケーションをとることを大切にすれば、アドバイスをもらえることも多いものです。


  3. 業者へ原本名刺をどう渡す?
  4. 名刺入力を依頼するには、まず名刺の情報を業者へ渡さなければなりません。

    ・名刺をそのまま渡す

     手間をかけずに依頼することができます。
     ただし、名刺の受け渡しに送料などがかかる場合もあります。
     紛失や破損などで原本が手元に戻らない可能性も、ないとは言えません。

    ・名刺をコピーして渡す

     原本が手元に残るので安心です。コピーする手間と、コピー代・用紙代の負担があります。
     コピー原稿を送る手間と送料がかかる場合もあります。

    ・スキャンしてデータで渡す

     原本が手元に残るので安心です。メールなどでデータを送れば送料の負担がありません。
     スキャンする手間と、インターネットの環境が必要です。

    どのような受け渡しに対応している業者なのかを確認しておかないと希望に沿った依頼ができないことになります。
    依頼を決めた後で
    え~っ!!それ、できないの!?
    ということがないように、事前に知っておくことが肝心です。


  5. 業者からの納品方法は?
  6. 納品されるリストは、自分が安全に受け取れる方法でなければなりません。
    紙媒体のリストなのか、それともデータ化されたリストなのか。
    希望の形式で納品してもらえるのかどうかは、発注前に確認しておかなければなりません。

    ・紙媒体のリスト

    配送での納品は、途中で紛失する危険が全くないとも言い切れません。
    送料がかかる場合もあります。直接手渡しの場合は、交通費や日数が必要になることもあります。

    ・データ化されたリスト

    解凍ができ、読み取れる形式のデータでなければなりません。
    対応している形式のデータでないと、納品されても開けない!ということになってしまいます。
    「.txt」や「.xlsx」など、データの形式を確認しておきましょう。

    また、データでもUSBなどの記録媒体を使う場合は、紙媒体同様に配送等が生じます。
    メールで送ることができれば、送料もかからず即日受け取りが可能です。
    ただし、メールのアドレス違いや誤送信などの間違いがあってはならないので事前にメールのやり取りをして、確実に届くかどうか確認しておくほうが安心です。
    作業途中の連絡事項も、通信記録として残すことができます。

    容量が大きい場合は、インターネットで大容量ファイル送信サービスを利用する方法もあります。
    いずれの場合も、パスワードを設定するなどセキュリティ対策をしているのか確認しておく必要があります。
    確実に納品してもらえる安全な業者なのかは、選ぶ上でとても重要なポイントになります。


  7. 業者ができない事
  8. 業者へ発注する際には、どのような要望まで対応してもらえるのかを把握しておかないと希望通りの仕上がりにならないことがあります。
    例えば

    ・外国語の名刺を扱ってもらえるか

    日本語表記の場合とでは入力の手間が違います。
    日本語と外国語が併記されている場合なども要注意です。

    ・基本情報以外のデータを入力してくれるか

    取得資格・出身大学・関連会社・特技など。
    名刺に記載されている詳しい個人情報は貴重なデータです。

    ・手書きのメモなどの入力をしてもらえるか

    自分で書いた年月日・あった場所・あった機会など。
    せっかくの特記事項ですから、データ化すれば顧客管理に活用できます。


    これらは、業者によっては対応してもらえない可能性もありますし、できたとしても、オプション扱いにしている業者もあります。
    対応してもらえなかったり、オプションの追加料金が発生したりする見込みは高いので、業者を選ぶ際にはしっかりと事前に確認した上で、見積もりは必ずチェックするようにしましょう。



カンタン!依頼業者の見積書をゲットする方法


見積もりは良い業者選びの第一歩!
見積書とはどんなものですか?
  • お客様の要望に応じた名刺入力にかかる、総費用とその明細が記載されています。

・項目数に準じた価格

項目によって単価が異なる場合は、

  • 基本項目
    (名前、郵便番号、住所、電話番号、会社名、部署名、役職名、FAX番号)

  • 追加項目
    (メールアドレス、ホームページURL、携帯電話番号、その他)

のように、それぞれに計算されています。

・期間などに準じた価格

枚数に応じて納期にも違いがあり、枚数が多ければ納期がかかります。
希望納期が早いなど、その他オプションの設定がある場合には、それぞれ別料金の表記があります。


見積書を取る手順は?
  • お客様のご要望をうかがってお見積りします
  1. まず見積書の作成について、お電話やメールでのお問い合わせを承ります。

  2. その際に伺った内容(ヒアリングシート)をメールにて送付いただきます。
  3. ヒアリングシートには細かくご希望を記入いただけるようになっています。
    名刺依頼枚数/入力項目/入力判断/希望納期/その他要望など
     ※お急ぎの方は、その旨をお電話にて申し伝えください。

  4. ヒアリングシートに沿って見積もり内容の確認を行います。

  5. 見積書を送付いたします。
  6. 見積書が届きましたら、内容や価格が自分の希望に沿っているかを見てください。
    詳しい事項については問い合わせをさせていただき、「要望」と「期日」「価格」に合うようにプランをすり合わせることもできます。

見積もりの構成は会社によって様々です。
セット料金やパック料金を設定しているところもあります。合計額だけではなく、明細の内容をきちんと確認するようにしてください。
最も自分に合ったプランを選ぶためにも、最も良質の業者に依頼するためにも、複数の業者から見積書を取ってみましょう。

「もしかしたら、●枚くらい増えるかも・・・」
「おそらく、名前・会社名・住所・電話・メールだけ・・・」

見積もりを取る際には、まずは譲れないところを決めてから依頼をした方がベストです!

何故なら

見積書 「やっぱりこれも入れたい」
「あーこれも面倒だな」

あとから思う事は山ほどあります。

・必要なこと
・無駄なこと
・面倒なこと

などを分けて考えた上で、見積もりの請求をオススメします!

・全部お任せ

「高額になりがちですけど、面倒はない」

・基本項目だけ

「あれ?予算がまだあるからURL追加記載も頼める!」

これが頼み方としてはベストだと思います!


見積もりの内容に納得いかなかったら?
  • 費用対効果に注目しましょう
高い!と感じた方は時間・人員・正確性・迅速性を比較してみてください。
自分で入力した場合・・・
名刺入力の費用対効果を考えると、決して目の飛び出る価格ではなく、現実的な価格だとご納得いただけると思います。
その上で、
予算と合致していますか?
期間の想定はどうですか?
他社の見積書との比較はどうですか?

「どの会社が一番いいのか」それはあなた以外にはわかりません。

●価格
●期間
●内容
●強み

譲れないポイントを押さえているのか・・・
自分の希望に寄り添ってくれているのか・・・

見積書から、そこをしっかり見極めてみてください。
不安や不明なことがありましたら、お気軽にご連絡ください。
納得いただけるまで、お打ち合わせさせていただきます。追加のご注文も受け付けしております。

名刺入力は、専門・特化型の会社にお任せするのが1番です。
「これってどうなるの?」
「あれを入れると高くなるの?」
是非、ご質問ください。



名刺の送り方について

名刺
・名刺原本
・コピー原稿
・スキャンデータ

ご都合のよい方法で受け取ります!
名刺は知らず知らずに溜まっていきます。

とりあえずここに置いて・・
顧客ファイルに入れておこう・・
ちょっと引き出しに・・

色んなところに入っている名刺は一括でデータ化、管理したい!
いちいちファイリングしたり、出したりは面倒ですよね。そんなときはそのまま送ってください!


原本、コピーを送る場合には

多数の名刺を
・名刺入れのまま郵送
・コピーしたものを郵送
・輪ゴムでまとめて郵送
・ファイリングしたまま郵送 など

データで送る場合には

スキャンしたデータを
・USBなどの記録媒体で送付
・メールに添付して送付

名刺の入力をするにはどうしても原本の内容を送る手間が生じてしまいます。
しかし、よりお客様を煩わせない方法を選んでいたくことが一番です。

スキャンする手間と、原本を送る手間はどちらが煩わしいでしょうか?
配送する手間と、メールで送る手間はどちらが煩わしいでしょうか?

いずれにしても、名刺入力を自分で行うよりは、楽なことは確かです。
名刺を送っていただく際には、お客様にとって安全・安心であり、より手間のかからない方法を選んでいただければ良いのです。



★★お持ちの名刺をお渡していただければ、お客様が一番欲しいデータとしてお戻しいたします!★★

名刺をより扱いやすいデータにする・・

手間や時間をかければ、だれにでもできることかもしれません。
しかし、「名刺」を「情報」として捉えたとき、正確さやスピード感があるということがどれほど重要か・・・

考えてみてください!

入力作業をプロに任せた場合、安い・早い・正確!三拍子揃った仕事が実現できるのです。

完成したデータを受け取った後に何ができるか・・
煩雑な作業から開放された、あなたの貴重な時間をぜひ有効活用して下さい!
そうすることで、データ化された名刺をより効率よく、仕事へとつなげていくことができるでしょう。