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多くの企業が行っている名刺交換ですが、社員が多いとその分たくさんの人と出会うため、名刺が大量になることも少なくありません。
以前までは多くの企業が名刺ホルダーなどを利用して管理を行っていましたが、近年ではオンラインサービスの充実もあり、データ化を行う企業が増えています。
名刺のデータ化を行う作業は、社員で行う企業も多いですが、名刺データ化代行業者に依頼を行うのもおすすめです。
名刺データ化代行サービスはどのようなメリット・デメリットがあるのか、注意点や選び方について解説します。
まずは名刺データ化代行サービスのメリットについて解説をしていきます。
下記の3つが大きなメリットです。
・入力ミス・入力漏れがない
・コスト削減が可能
・生産性の向上ができる
それぞれのメリットについて詳しく解説をしていきますので、参考にしてみてください。
名刺のデータ化を行ってくれる代行サービスでは、多くの経験を持っているプロが名刺情報のデータ化を行ってくれるため、入力ミスや入力漏れがほとんどありません。
一方、一般社員が入力を行った際には、慣れない作業になるため、大量の名刺データ化を行った際に入力ミスや入力漏れが出てしまいやすいです。
入力ミスや入力漏れがあった状態で保管をしてしまうと、誤った状態でやり取りを行ってしまうため、相手に失礼な言動をしてしまう危険性があります。
最悪のケースでは、取引先との関係が終わってしまうこともゼロではありません。
正確な情報で名刺をデータとして管理できるという点からも多くの人におすすめです。
さらに、名刺のデータ化を代行に依頼するメリットではコスト削減も外せません。
というのも、名刺のデータ化を行っている代行業者は一枚あたり20円程度で対応してくれるところもあり、1,000枚データ化を行う必要があっても、20,000円で抑えることができます。
しかし、一般社員が入力をすると時間がかかってしまいやすく、同じ1,000枚であったとしても30,000円を超えてしまうことも少なくありません。
名刺のデータ化を行う量が増えれば増えるほど大きくコストが変わってくるため、大量に名刺のデータ化を行いたい人は代行サービスを利用するとコスト削減ができやすいです。
名刺のデータ化は事務員や総務・人事の人が入力を行うことが多いですが、仕事が名刺のデータ化だけではありません。
データ化を行う際には、他の通常業務と並行して行うことが必要です。
しかし、通常業務と合わせて行ってしまうと、名刺のデータか時間が遅くなってしまうとともに、集中して行っていないため入力ミスや入力漏れが出てしまいます。
名刺のデータ化代行サービスを利用することによって、名刺の登録業務を行う必要がなく、コア業務に集中できます。
コストを抑えながらコア業務に集中できるため、生産性向上の期待が見込めることから多くの企業が利用しているサービスです。
多くのメリットがある名刺のデータ化代行サービスですが、デメリットも存在します。
デメリットもしっかりと把握した上で行うことがおすすめになります。
どのようなデメリットがあるのか詳しく解説を行っていきますので、メリットとあわせてご一読ください。
現在では多くの名刺データ化代行サービスが存在しますが、業者によってやはり品質が異なります。というのも、悪質な代行サービス業者に依頼をしてしまうと、入力漏れや入力ミスがある上に、申告された納期の半分しか終わっていないというケースもあるほどです。
中小企業だけでなく、大手企業や金融機関の業務代行を行っている場所は品質が良い場合が多いです。
さらに、名刺のデータ化代行サービスのデメリットではセキュリティ面が劣っている可能性もあります。
もちろん全ての企業がセキュリティ脆弱というわけではないですが、中には脆弱なところもあり、依頼を行った名刺の情報が外部に洩れてしまう可能性もあります。
外部に情報が洩れてしまうと、社会的信用が低下してしまうだけでなく、最悪個人情報漏洩として訴えられてしまうことも。
外部に情報が洩れないためにもセキュリティがしっかりとした場所に依頼を行うようにしましょう。
他にもデメリットでは、名刺データ化代行を利用することによって料金が高くなる場合があります。
コスト削減ができる場合が多いのですが、中には1枚当たりデータ化40円～70円超える場合も。
単価が高い場合は様々なオプションが付いている場合や、高いセキュリティで入力を行うため高い料金設定が行われています。
社員に入力速度が早い人や、名刺の登録件数が少ない場合は名刺データ化代行を利用するのではなく、自社で入力を行うのがおすすめです。
多くの人が気になる名刺データ化代行サービスですが、料金相場は20円～30円程度です。
ただし、料金相場は入力項目数によって変わる場合が多いです。
料金相場の20円～30円程度は基本項目とされる8項目がメインになります。
基本項目とされる8項目は下記です。
・「氏名」
・「会社名」
・「住所」
・「電話発信」
・「FAX番号」
・「部署名・役職名」
・「住所」
・「郵便番号」
もちろん代行サービスによって基本項目が変わるため、しっかりと確認した上で依頼を行うことが必要になります。
メリットやデメリットを把握した上で名刺のデータ化代行サービスを利用するのが好ましいですが、依頼を検討している場合は意識していただきたいポイントがあります。
下記の5つが代行サービス業者を選ぶ際に意識するべきポイントです。
1.料金設定
2.今までの実績
3.セキュリティの高さ
4.納期日
それぞれの選ぶ際に意識したいポイントについて解説を行っていきますので、参考にしてみてください。
名刺のデータ化代行サービスはコストを大幅に削減したいと考えて利用する人が多いです。
料金設定は相場でも解説しましたが、入力項目数によって料金設定が異なります。
業者によって基本8項目が違うほか、入力項目を追加することによって単価が高くなり過ぎてしまうケースも少なくありません。
コストを最小限まで抑えたいと考えている場合は入力項目数を確認するとともに、追加項目を入れる場合は単価がどのくらいになるのかをしっかりと確認するようにしましょう。
さらに名刺のデータ化代行サービスを選ぶ際には、今までの実績もしっかりと確認するようにしましょう。
企業によっては、5,000社以上の取引実績がある場所や、上場企業を含む300社・金融機関の業務代行などの実績を積んでいる企業もあります。
実績が多い場所は信用できやすく、安心して任せることが可能です。
一方、実績を書いていない場所は必ずしも実績がないというわけではありませんが、実績がない場合は記載できません。
中には実績がないのにも関わらず、過剰な広告を行っているところもあるため、なるべく具体的に実績を上げている企業を選ぶようにするのがおすすめです。
名刺入力代行サービスによってセキュリティの高さは異なります。
なるべくセキュリティ環境をどのように行っているのか詳しく記載されている場所がおすすめです。
中でもプライバシーマークを取得している場所を積極的に選ぶようにするのがおすすめになります。
個人情報漏洩問題が気になる場合は打ち合わせ段階でセキュリティ管理がどのようになっているのか具体的に確認するようにしましょう。
他にも名刺入力代行サービスを選ぶ際には、納期日を確認するようにしてください。
納期日も業者によって異なり、1,000枚の名刺であれば3営業日で対応してくれるところもあれば5営業日・7営業日で対応してくれる企業もあります。
さらに、記載されているのであれば口コミ評価・評判を確認するようにすると実際の納期日を確認できる場合が多いです。
悪質な場所では納期日が記載されているのにもかかわらず、当日に半分もできていないという場所もあるため、納期についてもしっかりと確認しましょう。
多くの企業から選ばれている名刺のデータ化代行サービスですが、業務を依頼する際に確認するべきポイントが4つあります。
1.項目あたりの料金
2.ルール設定
3.秘密保持契約書締結
4.セキュリティの高さ
それぞれのポイントについて詳しく解説を行っていきますので、依頼を検討している人は参考にしてみましょう。
まずは名刺の入力1項目当たりの料金を確認するようにしましょう。
名刺入力の代行では、8項目で20円～30円になるため、1項目3円～4円程度と考えるとわかりやすいです。
中には1項目6円～10円までに設定されている場所もあるため、必要ない項目を入力するように設定しているとコストだけがかかってしまいます。
コストを最小限に抑えたいと考える場合は、1項目当たりどのくらいの料金になるのか、入力してくれる項目の確認を徹底するようにしてください。
名刺データ化代行サービスに依頼を行う前には社内で細かなルール設定を行うのが好ましいです。
ルールと聞くとどのようなものかわからない人も多いのですが、例えば似ている文字はどのようにするかという点です。
同じ名刺であっても、企業によってフォントが異なり、ローマ字の「o」と数字の「0」のどちらなのか分かりにくいという場合もあります。
分かりにくい場合のルールを設定しておくと、入力だけでなく、使用する際にもわかりやすいです。
なるべくどのような項目を入力してもらうのか、迷いやすい文字が現れた際にはどのように入力するのかなど、社内の状況に合わせて細かく設定を行うのがおすすめになります。
名刺は取引相手の名前や住所・会社名や個人のSNSアカウントなどが記載されていることが多いため、個人情報の塊でもあります。
名刺のデータ化を依頼する場合は、全ての情報を一度代行サービスに委ねることになります。
そのため、外部に情報が洩れないようにするためにも秘密保持契約書の締結を行うようにしましょう。
代行サービスでも快く秘密保持契約書の締結を行ってくれるところも多いです。
事前に秘密保持契約書を作成しておくと名刺のデータ化を行う際にもスムーズにいきます。
名刺データ入力代行では、他にもセキュリティの高さは意識することが大切です。
代行サービスの選び方でもセキュリティは大切と紹介しましたが、セキュリティの高さは人的セキュリティや物理的セキュリティなどがあります。
プライバシーマークを取得している場所は中でもセキュリティ管理が優れています。
他にも実績の確認を行い、金融機関の業務代行を行っているところも信頼ができるセキュリティ管理のもとで仕事を行っている証拠です。
セキュリティの高さを確認するためにもプライバシーマークを取得の確認や実績の確認を行うようにしましょう。
名刺のデータ化代行は多くの人におすすめですが、初めて業務を依頼する場合には疑問が抱くことも少なくありません。
どのようなことが疑問に抱きやすいのか、Q&A方式で解説を行っていきますので、データ化代行サービスを利用しようと検討している人は参考にしてください。
A.名刺のデータ化代行では基本8項目が設定されていますが、会社の中で登録したい内容が違うというケースもあるのではないでしょうか。
登録したい内容を追加するという方法もありますが、必要ない項目がある場合は変更したいと考える人も多いです。
基本項目の変更を希望しても受け付けてくれない業者もありますが、多くの業者は相談に乗ってくれます。
ただし、基本項目の変更がある場合、名刺入力の単価が上がってしまうことも少なくありません。
代行業者の中には最初から自分で入力してほしい項目を選んでセットにする場所もあるため、カスタマイズしやすい業者を選ぶのもおすすめです。
気になる名刺データ化代行サービスに相談を行ってみて判断するようにしましょう。
A.名刺データ化代行サービスに依頼を行って登録を行ってもらう場合が多いですが、名刺のスキャンをおこなったデータが欲しいというケースもあります。
選ぶサービスによっても異なりますが、名刺のスキャンを並行して行ってくれるところもあります。
名刺のスキャンに関してはオプション設定になっていることが多いため、追加料金が発生しやすいです。
しかし、名刺のスキャンに関しても時間がかかってしまう上に手間がかかる作業になるため、人件費などを考えると格安で対応してもらえます。
名刺のスキャンデータが欲しい場合はオプション設定として対応してくれる場所を選ぶようにしましょう。
A.セキュリティの確認をしたい場合は実績や業者の特徴・強み、トップページを確認するようにしましょう。
基本的に多くの企業が疑問を抱く・心配になるポイントなので問い合わせが多く、すぐにわかってもらいやすい位置に記載していることが多いです。
プライバシーマークを取得していることを記載している場合はセキュリティ管理がしっかりとしていると判断するようにしましょう。
どうしてもわからない場合は打ち合わせの時に確認するのもおすすめです。
A.名刺データ化代行サービスを調べていると、ベリファイ入力を採用しているという文字を見たことがある人も多いのではないでしょうか。
ベリファイ入力とは、同じ項目を繰り返して入力を行って確認をする方法で、高い精度を誇ります。
二重チェック制度を導入していると考えるとわかりやすいです。
もちろんベリファイ入力を行っていたとしても、数少ない確率でミスが出てしまう可能性もありますが、基本的に99％以上の高い精度を誇ります。
そのため、ミスのない場所に依頼したいと考えている人はベリファイ入力を採用している場所を選択肢に入れて検討してみましょう。
名刺の量が多くなってしまうとどうしても負担になってしまうデータ化作業。
社内の経理や人事・総務・事務員の人が入力を行うことが多いですが、量が多いと時間がかかってしまいやすいとともに、ミスも出やすいです。
名刺データ化代行サービスを利用することによってコストを削減しながら生産性を高めることができます。
名刺のデータ化を100件以上行いたいと考えている場合はデータ化代行サービスの利用も検討してみてください。
