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日々多くの会社で行われている名刺交換。
今も昔も受け継がれているビジネスマナーの一つですが、名刺交換をした後は、名刺の情報をしっかりと記録して活用するためにもデータ化にすることが必要です。
企業によって名刺の保管・管理方法は異なり、一人ひとりがもらった名刺を所有している場合と、会社が名刺を管理し、事務や総務・経理の人が入力を行うケースがほとんどになります。
しかし、名刺が大量にあるとどうしても入力作業の負担になってしまい、本来の業務が集中できない状態になることも少なくありません。
今回は名刺入力の仕事を代わりに行ってくれる「名刺入力代行」を依頼する際の注意点や業務委託前に知っておくべきポイントについて解説をします。
名刺入力代行とは、言葉からもイメージができやすいように、名刺の入力作業を代行して行ってくれるサービスです。
名刺入力の代行以外にも、名簿の入力やアンケート入力・集計なども行っている会社が多く、オフィス業務のサポート代行サービスだと考えるとわかりやすいです。
中小企業や大手企業は毎日のように名刺交換が行われている場合や、名刺の情報が更新されているため、名刺入力代行サービスを利用して顧客管理や営業に活かしています。
自社で名刺入力を大量に行うときと比べて多くのメリットがあるため、100件以上の名刺を登録しないといけないという場合は名刺入力代行サービスの利用がおすすめです。
名刺入力代行サービスを利用する際には下記のような6つのステップになります。
STEP1：問い合わせ
STEP2：見積もり＆打ち合わせ
STEP3：発注
STEP4：入稿
STEP5：入力＆検証
STEP6：納品
できれば、打ち合わせの徹底を行い、自社のフォーマットやルールに合わせて入力を行ってもらうとともに、どのようなセキュリティ体制・料金体系なのかを確認しておきましょう。
というのも、名刺入力代行サービスでは、依頼する企業によって料金設定が異なり、名刺の入力項目数によって単価を分けているところも少なくありません。
登録をしてほしい内容が多ければ多いほど単価が大きくなるため、どのくらいの価格で対応してもらえるのかを忘れずに確認するようにしてください。
名刺入力代行サービスは中小企業をはじめ、多くの企業が利用しているサービスの一つです。
入力代行の仕事を依頼するメリットは主に下記の4つが挙げられます。
・コストを削減できる
・入力ミスや記入漏れが少なくなる
・生産性向上の期待が見込める
・紙媒体よりも管理ができやすい
それぞれのメリットについて詳しく解説を行っていきますので、参考にしてみてください。
入力代行サービスを利用する最大のメリットといっても過言ではないのが「コスト面」です。
というのも、名刺入力代行サービスは低価格で大量の名刺入力の対応を行ってくれ、会社にいる社員に任せるのと比べると完了時間や精度・人件費は大きく異なります。
例えば、1枚2分で入力を行う社員が1,000枚の入力を行う場合、単純計算でも2,000分＝約34時間となり、休憩時間などを踏まえても5日間以上は必要。
名刺入力を行う社員の日給が8,000円だった場合は名刺入力だけに40,000円以上のコストがかかっています。
一方、名刺入力代行サービスに依頼した場合は入力項目数にもよりますが、1枚20円で対応してくれた場合、1,000枚×20円＝20,000円で対応してもらえる計算です。
さらに、1,000枚程度であれば名刺入力代行サービスは作業に慣れているため、3日程度で納品してくれることが少なくありません。
コストを大幅に減らせるという点からも、名刺入力代行サービスは利用されていることが多いです。
コストを削減できるという点と深く関係をしていますが、名刺入力代行サービスは、プロの人が仕事を行ってくれるため、入力ミスや記入漏れはかなり少ないです。
近年ではOCR・AIやオペレーターとの技術を組み合わせたり、二重チェックを行ったりして99％程度の高い入力精度を誇る企業も増えています。
一般社員であれば慣れない作業を続けると疲れが出てしまい、次第に入力ミスや記入漏れが出てしまうことも少なくありません。
入力ミスや記入漏れがあった際には、誤った情報を持った状態で相手とのやり取りを行うため、失礼な言動が出てしまう可能性もあります。
大きなトラブルや関係悪化につながらないためにも、なるべくプロにお願いをするのが好ましいです。
社員が大量の名刺入力業務を行う際には、どうしても従来行うべきコア業務ができないため、生産性が悪化してしまいやすいです。
しかし、名刺入力業務の仕事を外部に依頼を行うことによって、コア業務に専念しながら名刺情報の登録が行えます。
コストを削減しながら生産性を高められるという点からも大きくの企業が利用しているサービスです。
名刺のデータ化は多くのメリットが存在し、今まで紙媒体での名刺を管理していたスペースを活用できる点や、名刺の振り分けを手動で行う必要がない、探す時間を短縮できるなどが挙げられます。
名刺入力の仕事を外部に依頼を行うことで、スムーズにデータ化してくれるため、管理もしやすいです。
今まで紙で管理を行っていたデメリットがなくなるという点からも多くの人がデータ化を行うために依頼を行っています。
名刺入力業務の仕事を外部に依頼する際には、多くのメリットがありますが、気を付けるべき注意点も存在します。
どのような点に気を付けるべきなのか解説を行っていきますので、メリットとあわせてぜひチェックしてください。
名刺入力業務の仕事を外部に行うときは、依頼する業者をしっかりと選ぶことが必要です。
というのも、依頼をする業者によっては丁寧に対応してくれるところもあれば、悪質で納期が来ているのにもかかわらず、半分しか終わっていない・入力ミス・入力漏れが多いという場所もあります。
業者によってプロの人のクオリティにも差がある上に、納期を守ってくれない場合もあるため、しっかりと依頼を行う業者は探すのが好ましいです。
他にも、意識していただきたい注意点は「セキュリティ面」です。
名刺は多くの人がご存じのように、会社名や住所が記載されていますが、名前やSNSのアカウント・公式HPなどの個人情報が載っている場合があります。
依頼する業者のセキュリティ管理が甘い場合は、外部へと情報が漏れてしまう危険性があり、情報漏洩からの社会的信用問題に発展する可能性もゼロではありません。
特に名刺入力代行を行っている企業は多くの情報を集約している場所でもあるため、外部から狙われやすいです。
自社や取引先の大切な情報を守るためにも、セキュリティ管理が厳重な場所をなるべく選ぶようにしましょう。
メリット・デメリットともに把握した上で名刺入力の仕事を外部に依頼するのが好ましいですが、業務委託を行う場合には知っておくべき5つのポイントがあります。
1.名刺の入力代行の費用相場
2.セキュリティの高さの確認
3.機密保持契約書の締結をしよう
4.ルールの設定を決める
5.連絡手段や実績の確認を行う
それぞれのポイントについて細かく解説を行っていきますので、参考にしてみてください。
名刺入力業務を選ぶ際にはまず費用相場を把握しておきましょう。
前述でも触れたように、名刺入力の代行に関しては入力項目数によって単価が変わる場合が多いです。
基本項目とされる8項目「氏名」「会社名」「住所」「電話発信」「FAX番号」「部署名・役職名」「住所」「郵便番号」で費用相場は20円～30円です。
料金設定はオプション設定やセキュリティの高さ・その他の機能によって変わります。
入力項目数が多いと単価も大きくなるため、多額の料金がかかると把握しておきましょう。
セキュリティの高さを確認する場合はプライバシーマークの取得をしているか、実績をどのくらい持っているのかを確認するようにしてください。
実績を多く持っている企業はやはり実績が少ない企業と比べても信頼できやすいです。
セキュリティの高さが分からない場合は打ち合わせを行っている段階でプライバシーマークの取得を行っているのか、どのようにしてセキュリティ管理を行っているのか聞くのもおすすめになります。
他にも名刺入力の仕事を外注する際には機密保持契約書の締結を行うようにしましょう。機密保持契約書を交わしておくことによって、問題があった際にも対応してもらいやすいです。
名刺入力代行業務によっては機密保持契約書にも快く締結を行ってくれるところも多いため、万が一に備えてしっかりと結ぶようにしてください。
名刺入力を行うためにも、しっかりとルール設定を行った上で依頼を行うようにしましょう。
というのも、会社によって登録方法が異なり、同じ株式会社でも(株)で登録する企業もあれば、株式会社のそのままで登録する場所もあります。
さらに名刺はローマ字の「o」と数字の「０」などが読みにくいため、社内でルールを決めておくとスムーズに情報を活用しやすいです。
名刺入力を行ってもらう際にはルールを伝えておくようにしてください。
他にも名刺入力を外注する際には、連絡手段や実績の確認を行うのがおすすめです。
実績に関してはセキュリティの高さを確認する意味で質問を行うのもおすすめですが、連絡手段を持っておくことによって進捗状況の確認ができます。
安心できる場所は進捗の確認を行わなくても納品してくれるとともに、事前に連絡ツールを教えてくれやすいです。
納期確認やセキュリティの高さを確認する意味でも連絡手段や実績の確認を行うようにしましょう。
ここからはおすすめの名刺入力代行サービスを5選紹介していきます。
下記は多くの企業が利用しているおすすめの入力代行サービスです。
・ビーアウト
・シスプロデータプロ
・うるるBPO
・I-STAFF
・ナレッジデータサービス
それぞれの特徴・メリットについて詳しく解説を行っていきますので、名刺入力代行の利用を検討している人は参考にしてみてください。
株式会社オフィスあしずみが提供しているビーアウトは、名刺入力だけでなく、名簿のデータ化やアンケート入力・スキャニング・営業リストの作成も行ってくれる会社です。
初期費用・月額料金・システム料金無料で対応してくれるほか、上場企業を含む300社上の実績を持ちます。
プライバシーマークの取得をしているだけでなく、全て国内での作業を行っているため、安心して任せられるという点も魅力です。
基本となる8項目は18円から対応してくれるため、業界内でもリーズナブルな価格帯で作業を行ってくれます。
最短翌日納品も行っており、スピーディーかつ丁寧な作業を行うおすすめの名刺入力代行サービスです。
シスプロデータプロは年間2,576社の取引実績を持つ会社です。
ベリファイ入力の採用を行っており、同じ項目を繰り返して入力を行って確認をする点から高い精度を誇ります。
さらに、シスプロデータプロでは、日本と中国にデータエントリーセンターを持っており、連携を行いながら作業をして低価格を実現しています。
名刺入力に関しては基本とされる8項目「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「会社名」「部署名」「役職名」「FAX番号」で19円から対応。
他にもメールアドレスやURLを追加して入力する場合は+6円で行ってくれます。
中国にも部署を持っていることから、日本語だけでなく英語や中国語の名刺にも対応している点も魅力です。
うるるBPOは、企業がかけやすい問題点や課題に合わせたサポートを行ってくれるビジネスプロセスアウトソーシングです。
5,000社以上の企業と取引を行っているほか、名刺のデータ入力やデータ収集・コールセンター代行やDM発送代行などあらゆるサポートを行ってくれます。
プライバシーマークの取得だけでなく、ISMSの認証を取得しているため、安心して任せられるセキュリティの高さも魅力です。
名刺入力に関しては1,600件の案件をこなしており、8項目で31円から対応してくれます。
オプションとして短期納品やデータのクリーニング作業・出張引き取りなども行っているため、痒い所に手が届くサービスです。
メール送付やサーバーへのアップロード、USBメモリーで納品してくれます。
i-STAFFは名刺入力代行サービスに加え、領収書や書類作成といったオフライン業務も代行してくれるアウトソーシング業者です。
アウトソーシング業界の中でも珍しい返金保証が付いている会社で、サービスに満足ができない場合は返金も行ってくれる低リスクな会社になります。
他の企業とは異なり、三カ月単位での契約で、93,000円（税別）から対応してもらえます。
長期で契約すればするほどお得な料金設定となり、名刺入力業務だけでなくあらゆるサポートを行ってくれるおすすめの代行サービスです。
2週間のお試し契約プランがあるため、実際にサービスを試してみてから利用を検討することもできます。
ナレッジデータサービスも名刺のデータ入力やアンケート入力・集計代行サービスも行っている会社です。
名刺の入力と名簿入力に関しては、名前やフリガナ・会社名といった項目ごとに単価が設定されており、自社の必要な項目を選択して単価決めを行えます。
ナレッジデータサービスが提携しているスタッフによって入力が行われますが、入力されたデータを納品前に社内で精査する二重チェックシステムを採用しています。
納期に関しては3,000件であれば5営業日以内に対応してもらうことが可能です。
古いデータの統合やデータ重複の最適化・郵便番号の付与などの追加対応も行ってくれます。
日本国内全域対応しているため、初めて名刺代行入力を依頼する際に相談をしてみてください。
多くの企業が利用している名刺入力代行サービス。
コストが削減できる上に、入力ミス・入力漏れが防げるという点などのメリットがあります。
名刺入力代行サービスごとに特徴が異なりますので、自社に合った場所をしっかりと選ぶのが好ましいです。
名刺入力代行に依頼を行う際には注意点や知っておくべきポイントを把握した上で打ち合わせや見積もりを出してもらうようにしましょう。
