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エクセルは、データの追加・削除や加筆修正がしやすく、大量の情報を集約する際に便利なツールです。
顧客と交換した名刺の内容をエクセル上で管理している企業は多く、情報の集約化にも役立つでしょう。
今回は、名刺をデータ化してエクセルにまとめる方法を紹介します。
見やすさ・管理しやすさを支えるポイントについても触れますので、参考にしてみましょう。
まずは、名刺をデータ化するなかでも、特にエクセルにまとめるメリットを紹介します。
スキャンしてPDF化しておく、Wordやメモ帳にまとめておくなど多数の方法があるなかで、なぜエクセルにすると便利なのかを知っておきましょう。
エクセルであれば、ほとんどのパソコンに標準装備されています。
事務処理における必須ツールとして名高く、ほぼ全てのビジネス現場で活用されているため、特殊なソフトやツールがなくとも名刺のデータ化が叶います。
もちろん、時間の短縮を意識したい場合は専用のソフトウェアやスキャナなどを使用することも可能です。
パソコンスキルが高い人でも勉強中の人でも、どちらにも対応できることがメリットです。
エクセルであれば、簡単に行や列の追加・削除ができます。
そのため、展示会や交流会に出席して大量の名刺を手に入れたときにも便利です。
また、不要になった情報を削除したり、役職・住所・電話番号の変更を即反映したりすることもできるでしょう。
数日～1ヶ月程度しか使わない短期的な名簿を作る場合は他の形式でもよいですが、今後長い目で管理・運用したい場合は、エクセルにまとめておくことをおすすめします。
エクセル上にハイパーリンクを設置しておけば、ワンクリックでメールアドレスや会社HPにアクセスできます。
PDFや手書きメモと異なり、毎回複雑な英数字を入力しなおす必要もありません。
必要なときに必要な情報へ即アクセスできるため、業務効率も格段に向上するでしょう。
ストレスやイライラのない仕事をするためにも、ぜひ取り入れたい方法です。
エクセルには、列や行を指定してウインドウ枠を固定する機能が備わっています。
氏名／会社名／役職名／郵便番号／住所／電話番号…などを記載した行を固定しておけば、数が増えても項目名が見やすくなるでしょう。
また、氏名の列を固定しておけば、右に長く伸びる項目であっても誰の情報か見失わずに済みます。
Wordやテキストファイルよりも大量の一覧情報を可視化しやすくなるため、数が多ければ多いほどエクセルにすることをおすすめします。
エクセルは、オフラインでもオンラインでも使えるファイル形式です。
自分のパソコンのデスクトップなどに保存しておけば、外部からアクセスされることのないクローズな場のみで完結させられます。
反対に、DropboxやGoogle ドライブなどのファイル保管・共有サービスやクラウド上に保存しておけば、デバイスの種類を問わずいつでもどこでもアクセスできます。
共有しやすいファイル形式でもあるため、メール・チャット・オンライン会議システム上に添付して社内共有を図ることも可能です。
自分ひとりだけでなく複数メンバーで参照したいときにも便利なツールだと分かります。
早速、紙ベースの名刺情報をデータ化し、エクセルにまとめる方法を紹介します。
自力でやる方法もあれば、専門業者に外注する方法もありますので、自社に合ったものを探していきましょう。
最もシンプルな方法として、テンプレートを自作して手入力する方法があります。
主に、下記のようなメリットがあります。
・自社が管理しやすいテンプレートに統一できる
・入力項目を自由に設定できる
・ソフトウェアやアプリの扱いに長けていなくても簡単にできる
・コストをかけずにデータ化できる
しかし、数百～数千枚単位の名刺がある場合、膨大な時間がかかることがデメリットです。
手入力にかける十分な人員と時間的な余裕があるかを計算してから取り掛かることをおすすめします。
テンプレートを1から作成することが手間に感じられる場合、既に用意されているテンプレートを利用することもできます。
インターネット上に多数あるフリー素材をそのまま使うことも、アレンジしながら使うこともできるのが魅力です。
主に、下記のようなメリットがあります。
・テンプレートを用意する手間がかからない
・入力項目を自由に編集しながら使える
・ソフトウェアやアプリの扱いに長けていなくても簡単にできる
・コストをかけずにデータ化できる
ただし、内容自体は手入力が必要なため、手間を大幅に短縮するのは難しいでしょう。
あくまでも入力の前段階を省略する手段であり、十分な人員と時間を確保しなければいけない点は変わりません。
どんなテンプレートが適しているか分からないという場合にのみ活用しましょう。
名刺入力代行業者とは、その名の通り名刺に記載されている内容を手作業で文字起こしして、データにまとめてくれる代行サービスです。
ほとんどの業者ではエクセル形式でのデータ化が可能であり、むしろ代表的な手法だと言えるでしょう。
主に、下記のようなメリットがあります。
・手間をかけずに名刺をデータ化できる
・自社社員に負担をかけずに進められる
・自社でやるよりも圧倒的に早く済むことが多数である
・データ化する範囲や対象を自由に指定できる
・重複チェックや付箋外しなどのオプションを自由に選択できる
・入力ミスをダブルチェックしてくれるサービスがある
オプションの内容やダブルチェックの精度は業者によって異なるため、注意しましょう。
また、外注サービスであるため少なからずコストがかかります。
コスト・納期・品質・対応可能枚数などを詳しく比較・検討し、ミスマッチのない選定をすることが大切です。
名刺管理ソフトや顧客管理ソフトのなかには、情報をエクセル形式でエクスポートできるものがあります。
無料のものから有料のものまで幅広く、使い勝手のよいものを選定できれば手間もコストも減らしやすくなるでしょう。
主に、下記のようなメリットがあります。
・入力の手間がかからない
・自動で重複を判定してくれる
・顧客管理ツールや営業ツールと連携できる場合がある
ただし、ソフトウェアの選定に時間がかかる可能性があります。
ソフトウェアにあまり詳しくない場合、「どれが自社に合っているか分からない」「ウイルスや余計な情報までインストールしてしまいそうで怖い」という悩みが生じるでしょう。
また、インストールしてから実際に名刺をデータ化するまでの操作方法が分からず、途中で頓挫してしまうこともあります。
ある程度リテラシーと知識のある人向けの方法だと言えるでしょう。
スマホアプリにも、読み取った内容をエクセル形式にしてエクスポートできるものがあります。
主に、下記のようなメリットがあります。
・入力の手間がかからない
・自動で重複を判定してくれる
・外出先からも名刺のデータ化がしやすい
・スマホやタブレットしかなくてもデータ化できる
ソフトウェア同様、どのアプリにすればいいか迷うことも想定しておきましょう。
また、パソコンと連携することに手間取り、読み取ったデータをどうエクセルにエクスポートするのか、どうやってパソコンにデータを移せばいいか分からなくなってしまうケースもあります。
操作方法やQ&Aが整っておらず、感覚頼りのアプリも多いため、口コミや評判をよくチェックしてからインストールすることをおすすめします。
前述のように、名刺をデータ化してエクセルにまとめる方法は複数あると分かりました。
では実際にどの方法を選ぶべきか、選び方のポイントを解説します。
まず、コストがどれくらいかかるかを比較しましょう。
名刺をデータ化できれば非常に業務効率が上がりますが、どれくらいのコストをかけられるかは企業ごとの予算により変動します。
手間や期間がかかっても絶対に無料の範囲内で抑えたいのか、自分たちにしかできない仕事に集中するために多少のコストをかけてもいいと考えているのか、考えてみましょう。
また、業者やツールを複数比較し、相場感を掴むことも大切です。
例えば名刺入力代行業者の場合、1枚20円～が相場とされているため、それ以下であれば比較的安い料金設定だと分かります。
業者比較の材料として活用することをおすすめします。
次に、全ての名刺をデータ化するまでにどれくらいの期間をかけられるか、イメージします。
来週の繁忙期に間に合うよう作成したいのか、夏商戦前に間に合えばいいのか、など明確なリミットラインを決めると分かりやすくなるでしょう。
急ぎで実行したいのであれば、早め納期を設定している業者に外注してしまうのがベストです。
自社で1から手入力でデータ化する場合、ミスや抜け・漏れのチェックに手間がかり、イメージ通りの工程で進まない可能性が出てきます。
多数の名刺入力案件を請け負ってきたプロであれば、データ化したい名刺の枚数から納期を計算したり、反対に納期から逆算して対応できる幅を教えてくれたりする能力に長けていますので、積極的に活用していきましょう。
名刺のデータ化にどれくらいの手間をかけられるか、工数計算をしておくことも大切です。
中小企業や零細企業の場合は秘書や庶務課を置いておらず、社長や経営層が自らデータ化しなければいけないことも多いでしょう。
その分、本人にしかできない重要な仕事に割く時間が失われ、会社全体のパフォーマンスを損ねてしまう恐れがあります。
専門業者に外注するべきか、短期のパートやアルバイトを雇ってでも内製化したいか、自社の方針を明確にしておくことをおすすめします。
ソフトウェアやツールを使う場合、十分に扱えるだけの基本知識が欠かせません。
特に無料のツールであれば、操作方法やQ&Aが整っていない可能性が高くなるため、インストールしてから困ることも出てくるでしょう。
場合によっては一度白紙に戻し、方法を1から考え直すこともあり得ます。
新しいソフトウェアや複雑なツールでも問題なく使いこなせる人であれば大きなハードルにはなりませんので、検討していきましょう。
名刺は取引先から預かった大切な書類であり、安易に紛失・破損・汚損することはできません。
また、エクセルにまとめたデータをなくしたり外部に流出させてしまったりした場合、会社の信用問題につながるケースもあります。
全く関係ない会社から営業が勧誘の連絡が入り、不信に思う取引先も増えるでしょう。
外注先のセキュリティ対策が万全か、ソフトウェアやツールをインストールする際に障害になりそうな項目がないか、確認が不可欠です。
名刺をデータ化するうえで、「データ化すること自体が目的になってしまう」現象はよく起こるものです。
いかにコストをかけず素早くデータ化するかということばかりに気を取られ、肝心の内容がおざなりになることがあります。
特に、入力内容のミス・抜け・漏れのチェック体制は強化しておくべきです。
内容が間違っていたり、一段ズレて入力したりした場合、いざというとき先方と連絡がつかなくなってしまいます。
最悪の場合、「〇〇社の鈴木さんに連絡したかったのに、△△社の吉田さんにつながってしまった」ということも起こり得ます。
どれが誰の連絡先かとひとつずつチェックすることは非常に難しく、1から手入力する以上の手間がかかるため、方法選びの際は注意しておきましょう。
名刺をデータ化してエクセルにまとめる代表的な方法として、以下の5つがあると分かりました。
・テンプレートを自作して手入力する
・テンプレートをダウンロードして手入力する
・名刺入力代行業者に外注する
・エクセル化できるソフトウェアを使う
・エクセル化できるスマホアプリを使う
名刺をデータ化できれば、業務効率の改善に役立ちます。
コストや納期だけでなく、セキュリティレベルやチェック機能にも気を配りながら、自社にとって最もメリットが高い方法を選定していきましょう。
