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スキャンサービスって何?

スキャン・スキャニング作業を社内でやろうとするとこんなに手間が増えます。

①ファイルから文書を取り出し、ホッチキスをはずし、付箋をはずし、ファイル単位で揃える。
②スキャナにセットし、データ形式、色、解像度の設定と保存先を指定する。
③スキャンを行う。
④保存したファイルを指定フォルダに移動し、ファイル名を変更する。
⑤書類は、もとの状態に戻す。撮り直しを行う。
⑥書類を元のファイルに戻す、又は処分する。

スキャナーが高速化して、スキャンの時間が短縮できても、手間が少なくなるわけではありません。
社内で、特別な知識がない人が、スキャンを正確に行うことは簡単ではありません。
電子化は、決めたルールに従って、該当フォルダに、決められたルールに従った名前をつけて、保存する必要があります。
保存先フォルダや、ファイル名を間違えると永遠にファイルが見つからない可能性もあります。
スキャン漏れをなくし、用紙の折れ、曲がり、不鮮明な個所などを修正するとなると、かなりの時間とスキルが必要になります。

では、スキャンを委託・外注する流れはどういうものでしょうか?



①スキャン発注の流れ


①業者依頼時のステップ

 ①書類の選別
 ②問い合わせ&見積もり
 ③発注
 ④納品


i. 書類・写真の厳選

・書類・写真の束を全てスキャニング依頼…これは間違いです×
・いる or いらない を選別しましょう。
▶選別し、厳選してから業者に依頼しましょう。これは必須作業です。なぜなら無駄なものがあると、それだけ費用がかかり、量が多い分納期が延びてしまいます。


ii. 問い合わせ&見積もり

手元に書類が揃ったら、電話・メール・FAXで問合わせを。
その後、ヒアリングシートが送付されます。ヒアリングシートとは「こうしてほしい」という内容を依頼業者に理解してもらうためのツール。
▶あなたがスキャニングで何をしたいのかを、明確に伝えましょう。

■ヒアリングシート記入内容
  • ・依頼枚数
  • ・サイズ
  • ・書類の形態
  • ・何のため
  • ・希望納期
  • ・その他要望…などを伝えるため

・依頼枚数
合計で何枚だったでしょうか?漏れがないようにしましょう!

・サイズ
A4、A3、A2、A1、B5、B6、写真サイズ…
サイズをしっかり確認しましょう。サイズはどの程度の大きさまでOKなのか、しっかり業者と打ち合わせておく必要があります。サイズ不明などの状態もしっかり伝えましょうね。

・書類の形態
名刺、写真、教科書、ハードカバーの書籍、領収書…
▶手書きなのか印字のものなのか等も重要です。

・何のため
収納場所がないのでスキャニングしたい!
大切に保管しなければいけないが、使用頻度が高く摩耗が心配だから…など。動機をお聞きするのはお客様によって書類の重要度・原本の重要度が違うからです。
スキャニング後の書類は処分予定なのか否かを明確にしていただくことにより、作業方法が変わってくる場合があります。
スキャニングする際に裁断しなければいけない、裁断不可等もお伝えして頂ければ最善の方法でのスキャンのお手伝いを致します。

・用途により最適な拡張子へ→OCR、JPEG、PDFか
画像の拡張子などは何がご希望ですか?JPEG、OCR、PDF…拡張子の違いは、一見細かい違いに見えますが、フォルダが違ったり数が多かったりすると、画像の拡張子を書き換えるのも一苦労の作業だったりします。

・オプション
不鮮明な部分の修正、画像や文章の反転、などなど、あなたが行いたい加工を追加したい場合はありませんか?ほとんどの業者は、スキャニングのみに特化していて、細かい要望に応えられないことが往々にしてあります。
希望がある場合は担当者とすり合わせを行ってみてくださいね!

ヒアリングシート記入のポイント
①お客様情報 会社名、担当者名、連絡先、営業日(土日休)など
②連絡先 お電話やメールの連絡先をご記入ください
③データ情報 お客さまが、スキャンしたい書類の種類や枚数の情報
④納期 お急ぎの場合は、その旨をご記入ください。
⑤オプション 希望のオプションがある場合は、ご記入ください
例:他のサービスも併用したい(名刺入力、データ入力など)
⑥要望 ヒアリングシートの選択肢に無い、その他の要望は、このヒアリングシートの段階で伝えておきましょう!



iii. 発注~外注依頼時に念押ししてでも押さえたい事~

外注依頼時に念押ししてでも押さえたい事は、問合わせ(電話・メール・FAX)見積もりです。必ず受け取るようにしましょう。

■標準作業の価格
今回は、このページを運営しているビーアウトの価格を参考に価格を見ていきましょう
通常のスキャン 200dpi 300dpi 400dpi
ADF(自動読み取り装置使用) 白黒 3円~ 5円~ 7円~
グレースケール・カラー 7円~ 12円~ 16円~
フラットヘッド(手置き) 白黒 15円~ 20円~ 25円~
グレースケール・カラー 23円~ 27円~ 31円~

OCR対応スキャン 200dpi 300dpi 400dpi
ADF(自動読み取り装置使用) 白黒 7.5円~ 10円~ 15円~
グレースケール・カラー 15円~ 22円~ 30円~
フラットヘッド(手置き) 白黒 23円~ 27円~ 31円~
グレースケール・カラー 31円~ 39円~ 47円~
その他、詳細やオプション等はお問い合わせにより可能です。


iv. 納品

納品の形式は様々あります。お客様により、PDF・JPEGその他の形式でデータ納品の場合。CDーRやUSBにデータを入れ、郵送での納品の場合がございます。
作成形式は使い勝手が良いもので納品された方が活用しやすいですね。



②業者とのコミュニケーション

委託・外注業者はインターネットで検索すると色んな外注・委託業者がでてきます。その会社がどんな特色があって何が得意なのかを知る事も重要ですが、依頼をする上で1番重要なことは、連絡を密にとることが可能なのかです。

i. 電話

レスポンスが早く、依頼業者と直接話をし、要望やニュアンスを的確に伝えやすいです。
また、連絡がすぐつくのはこちらの安心感にも繋がりますね。


ii. メール

メールの開封が遅れると、少しレスポンスに間があきます。しかし、要望を文字に打ち出すことで互いにモレがなく確実な伝達できるというメリットがあります。
▷至急・特急は電話一択!しっかり内容を伝えたい場合はメールで!!
▷電話やメールを併用して、委託・外注業者の信頼度をしっかりと確かめる必要があります。



②依頼がスムーズに流れる情報はコレ!


「依頼した業者に、何か違和感がある。」
「コミュニケーションにズレを感じる。」
「何か感触が悪い。」

もしかして、スキャンする目的が明確に伝わっていないからではないですか?
「会社の倉庫をなくすためのスキャン依頼」「ミニマリストになりたい」など。最初にスキャンの目的を明らかにして、業者に確実に伝えることが依頼成功のカギとなりますよ。


■例えば…
  1. 企業・団体・学校・個人事業主の方
  2. ●大判の設計図、図面やポスター、写真、地図などデータとして残しておきたい
    ●学術研究の資料や社史に残したい資料など、劣化しやすい酸性紙に印刷されたもの
    ●医療機関のカルテや検査結果をデータ化したい
    ●学校の書庫にある過去記録をデータ化したい
    ●介護施設で手書き書類をデータ化したい
    ●保存・保管場所を減らす為、データ化したい


  3. テレワーク・リモートワークへの移行
  4. ●出張先や現場で必要な資料を共有したい
    ●育児、介護でオフィスを離れても、引継ぎや相談ができるように共有したい
    ●名簿や名刺を社内で共有する為にデータ化したい


  5. 個人家庭のかた
  6. ●写真、卒業アルバムをスキャンしてミニマリストになりたい
    ●成績表や賞状、母子手帳。保育園・幼稚園の連絡帳を保存したい
    ●子供の絵、工作、作文、予防注射の記録などの思い出の品をデータ保存したい



③スキャンを外注する上で気をつけることは?


  1. サービス
  2. ・保管目的メイン→画像データでもOKか
    ・使用頻度が高いもの→テキストデータでオフィスのキャビネットのように階層化するのか

    画像PDFと透明PDFの見積もり


    ・テキストデータ→読めればOKなのか
    ・図面、コレクション→原本そのままか、又はそれ以上見やすくか

    画素数、大判の見積もり


    ・他のサービスも併用できないのか

    ■例えば…

    写真や画像の必要な部分だけを切り抜き、データ化することも可能です。

    スキャニングも画像切り抜きもお得なビーアウトで!

    https://b-outsource.com/clipping/


    ■例えば…

    資料の原本をスキャニングしてもらったが、

    ・社内規則や就業規則等書き直すことが発生した
    ・作文や論文の書き直しがしたい
    ・電子カタログの修正をしたい

    そんな時に文字を一から入力するのは非常に面倒!スキャンと入力作業を一緒に依頼できないかな?

    ビーアウトならできます!

    https://b-outsource.com/data-nyuryoku/


    ■例えば…

    名刺をスキャンして

    「やっぱりエクセルに入力された一覧のデータが欲しい」

    そんな作業も併用できます

    https://b-outsource.com/meishi-input/


    ■例えば…

    スキャン後に名簿をデータ化することもできます

    https://b-outsource.com/list-input/

    一緒にできる作業が増えることでコア業務に集中できる時間が増加します。


  3. チェック体制
  4. 納品時にデータをしっかり確認している委託・外注業者がベストです。

    何故なら…
    いざ、データを確認すると

    ”OCR化(読み取り・検索機能化)されていない”
    ”保存形式がちがう”
    ”漏れがある”

    等様々な問題が発覚することがあるからです。

    何故そんなことになるのか?
    それは人員の確保がされていない、確認体制がとれていないからです。ビーアウトではトリプルチェック体制、目視・操作等の確認を行っています。作業を終える際にはしっかりと確認したうえで納品しています。

    信頼・実績・多種軽作業に特化している事業ならではのサービスです。

    お見積もりはこちらから >


  5. セキュリティ
  6. 社内資料、社外秘など大切な書類であるほど、保管や保存も大切ですが、廃棄についても気になるもの。

    • ケース1
    • 永続的に保管をし続けなければならない書類だが、本社の移転に伴い、倉庫が遠くなった
      【スキャニングして、何かあった時に手元ですぐに見られるように】

    • ケース2
    • 保管するスペースがなく処分を考えているため、データ化したい。
      【データ化し、無駄なスペースを排除することで書類の処分もスムーズに】

    そんな皆様のご依頼に答えられるように!
    プライバシーマーク取得のビーアウトでは、セキュリティに配慮しながらスキャニングを行っています。

    【プロに頼む利点は?】

    自分が「裁断しないで欲しい」「これはOCR、これはPDFにして」「フォルダに数字を振っておいて」「リネームはこうして欲しい」など色んな要望をしっかり叶えることができます。
    希望に沿って作業ができるのかできないのかはプロが判断します!プロに任せましょう!



    ④結論


    今、スキャニング代行は、アルバイトやパート・派遣スタッフを使うことで、激安を競っています。
    しかし、単純作業だからといってどこも一緒ではありません。
    スタッフに作業のコツを指導し、ファイルの扱い、文字起こし指導まで、全体を十分に把握したチームリーダーがいることが、信頼できる委託先の条件として欠かせません。
    見積もりだけでなく、担当者の知識と経験など十分にご検討ください。

    私どもビーアウトは、きっとご期待に添えることと思います。

    スキャニング、スキャンのご依頼はビーアウトへ

    https://b-outsource.com/scan/


    【スタッフ】
    ・全員が日本人
    ・軽作業が得意
    ・専門的に作業する人材が豊富

    【技術】
    ・根気よく続けられて手際の良さも自慢
    ・十分な人員が確保されている
    ・正確性の高さ
    ・トリプルチェックを実施


    作業効率だけでなく、作業品質に自信をもって、ご対応しております!

    【お取引実績】
    大手企業 法律事務所 商社 教育機関 医療機関 病院 クリニック 介護施設 サービス業 美容業 建設業 流通事業 個人事業主 個人



    すでに様々な企業・団体様から、沢山のご依頼をお受けしている実績があります。

    【過去作業実績】
    本 図面 譜面 手書きルーズリーフ 地図 カタログ 雑誌 手書き書類 原稿 契約書 納品書 請求書 人事書類 文集 帳簿 伝票 経理書類 領収書やレシート 名刺 B4 A2 A3 A4 タブロイド版

    【スキャニングに最適な事例】
    テレワーク リモートワーク 紙書類の電子化 スペース削減 脱オフィス クラウド共有 クラウド化 会社のコスト削減 省スペース化 オフィスのクラウド化 BCP リスクヘッジ 事業継続計画 原本消失リスク回避 オフィス卒業