面倒なスキャン作業を１枚４円～で業界最安値挑戦中！
「スキャン？そのくらい簡単だし、自分でできるよ」
そうお考えではありませんか？
・家の書類に手をつけたけど大量！
・スキャンは思いの外めんどくさい…
・会社書類の電子化を推進しているが一向に進んでなない
・書類の保管スペースがなくて困っている
・スキャニングしてデータ化したら本当に便利に運用できるのか不安
まずは一緒に、スキャン（スキャニング）とはなにか？というところから見ていきましょう
scan/ scanning/ スキャン/ スキャンスキャニング/ 走査
スキャンとは、走査（する）、精査（する）、検査（する）、見渡す、詳しく調べる、などの意味を持つ英単語です。端から端まで順番に調べる、取り込む、といったニュアンスがあります。スキャンを行なう装置やソフトウェア、システムを「スキャナ」（scanner）といいます。～「IT用語辞典」より～
もう少し分かりやすく砕いてみると、「スキャン」という用語には大きく分けて2つの意味があります。
「ウイルススキャン」など聞き覚えがあるように、スキャンには「調べる事」という意味があります。
「スキャナ」「スキャナー」という道具を使って読み取ります。読み取る対象は印刷物やバーコードなどの様々な情報です。
「スキャンしたデータをパソコンに取り込む」や「QRコードをスキャン」はこの意味です。
スキャン作業において「自炊」という単語は聞いたことありますか？
自分で紙の本を裁断しバラバラにして、スキャナーでPDFやJPGなどの電子データに変えることを「自炊」といいます。断捨離の流行もあり、最近ではこの作業を自ら行う人も増えてきました。
しかし、自炊をする方が増える一方、挫折者の数も一定数いるのが現状。つまり自炊しきれず、データ化計画も途中で行き詰まってしまうのです。
そこで登場するのが「外注」。思い切って専門業者に丸投げしてしまう方法も増加しています。
ここからは「自炊」と「外注」の違いやそもそもどうやるの？という疑問にお答えします。
「スキャンはどうやるの？」
「どんな道具が必要？」
「どんな方法があるの？」
という方もいらっしゃると思いますので、ご自分でスキャンする方法をまとめてみました。
スキャンにはやはり、スキャン専用機器が便利！
解像度を細かく設定できるほか、図面や地図といった大きなものを読み込めるタイプや、シートフィードがあって大量の書類を一気に読み込めるタイプ、名刺の電子化に特化したタイプなどがあります。スキャンする原稿に合わせて、解像度や機器の大きさを考える必要があります。
様々なタイプの機器がありますが、価格は約6千～6万円とかなりバラツキがあります。売れ筋は2万円代のものです。
プリンターのスキャン機能を使った方法は、最も一般的な方法です。 家庭用プリンターのスキャン機能も解像度が600dpiまで選べるようになっているので、高品質な仕上がりが不要なのであれば、これでほぼ十分と言えます。価格は平均価格6千～4万円くらいです。大体、2～3万円くらいのものが主流のようです。
スマホのカメラで書類を撮影し、スキャナー代わりにすることもできます。スキャン用のアプリも色々と出ていて、斜めに写ってしまった書類をまっすぐに補正したり、複数の画像を1つのPDFに変換したり、OCR処理ができたり、と機能も充実しています。
特に名刺管理はOCR処理までしてくれる無料アプリなどもあり、もらってすぐ電子化できることからも頻繁にスマホが使われるようです。
しかしスマホのスキャンには以下のようなリスクがあります。
・スマホを紛失した際の個人情報流出
・大量の書類を取り込む際に時間がかかる
・スマホ自体の容量の問題
コンビニに設置してあるマルチコピー機でもスキャンを行うことができます。セブン‐イレブン、ローソン、ファミリーマート、ミニストップでは、1枚30円でスキャンできます。（2020年3月現在）
スキャンしたデータは、自分で持ち込んだUSBメモリーに保存します。セブン‐イレブンとミニストップはスマホへ保存することもできますが、それぞれ専用アプリを事前にインストールしておく必要があります。
また、USBもスマホも十分な容量を空けておくようにしておきましょう。（USB内やスマホ内のデータは事前にバックアップをしておくことをおすすめします）
コンビニの機器を使ったセルフスキャンは、専用アプリさえダウンロードすればスマホにも保存できるとわかりました。しかし、USBの場合もスマホの場合も容量に注意が必要です。
上述したセブン・イレブンとミニストップの専用アプリは以下にご紹介します。
■セブン・イレブン 専用アプリ「セブン・イレブン マルチコピー」
■ミニストップ 専用アプリ 「おきがるプリント＆スキャン」
コンビニのマルチコピー機を利用するように、機器だけが置いてあるスペースがあります。「キンコーズ」に代表されるセルフスキャンのサービスです。
専用の機器を置いてあるため、高い解像度を選べたり、保存できるファイル形式の種類が豊富だったりと、コンビニに設置してあるマルチコピー機では難しいスキャンに対応している場合もあります。
■kinko’s セルフスキャンサービス
また、公共の公民館や区民センターなどでも、スキャナーを設置していることがありますので、地元の行政施設に確認してみるのもおすすめです。
自分で行う「自炊」にはこんなにも方法があったのですね！
スキャンをするには、スキャナー、プリンター、コピー機等、様々な方法がありました。
「初めてスキャニングする」「スキャナーは持っていない」という方もコンビニやスキャニングサービスを活用することで、セルフスキャンは可能ということがわかりました。
まずはお手持ちの書類の枚数（100枚、500枚、1000枚）や種類や大きさ（A2.A3.A4.B3.B4.B5）などをしっかり確認し、スキャンすべき書類か選別することが必要になります。
しかし、スキャニングをするには準備が足りないと、ミスも多くなりますので、時間がかかる事が往々にしてあります。
スキャン業務は、複合コピー機1台がオフィスで大活躍！そんな風景が一般的になりました。でも、複合機があるのにどうしてスキャンを外注するのでしょうか？それはズバリ…
・めんどくさい
・手間や時間がかかるから
書類を電子化する手順として、決めたルールに従って、フォルダへ名前をつけ保存する作業を行わなくてはなりません。
この手順がかなり厄介と感じる人が大半です。万が一、保存フォルダを間違えたり、ファイル名を間違えたりすれば、永遠にお蔵入りして見つからず、ファイルが闇へ葬り去られてしまう可能性があります…書類が必要な時にそれでは困ることもあるでしょう…。
そこで必要なのが、スキャンを行う際のこれらのひと手間が大切です。
これらを行い、正確性を追求した作業は、時間・スキル・根気が必要になります。
スキャンは地味で、平坦で、根気を維持するのがとても困難。途中で挫折し、作業を放棄してしまう方が非常に多いのが実情です。
そこで頼るべきは、スキャン代行業者。「簡単に外注で解決！」という選択肢があります。次章では、自分で行うスキャンのデメリット・メリットを見ていきましょう。
●メリット
・コスト
自分で行うスキャン作業はタダ！
自分でスキャン作業を行うと、PC・スキャン機等の機材以外の費用がかかりません。
●デメリット
・果てしない時間と日数
とにかく時間がかかるのがセルフスキャン。用意できる機材にも限界があります。また、まとまった作業時間を確保しなければなりません。作業の終わりは果てしなく遠く…いつのまにか夜中になっていた！なんてこともしばしば。
・集中力
扱う書類は大切な情報。細心の注意を払って作業する必要があります。パソコン上で、数百数千の写真や文書が混ざらないように、フォルダ分けをする集中力が必要。また、リネーム等の工夫も必要になります。単純作業を細心の注意を払いながら長時間続けるには、やはり集中力が必要です。
・体力
行程が多く、長時間に及ぶスキャン作業。重たいアルバム、重たい書類を、引っ張りだしては、1ページ1ページをスキャンしていく。一見地味なこの作業には体力が求められます。
・根気
かかる時間、集中力、体力。
スキャンには、これを持続させる根気が必要です。
大量の書類であればあるほど、根気強く作業する必要に迫られます。
・機材管理とコスト
ご家庭で本格的なスキャン機を用意することは難しい！ご家庭向けのスキャナーで、OCRを行う際は、どうしても画像が不鮮明になってしまう傾向があります。家庭用の簡易的なスキャナーでは、スキャンの際に機材特有の色味が混じってしまったり、ホコリや塵などを除去しきれずに写ってしまったり、という事態がしばしばあります。スキャンデータの質に納得できず、スキャナーを買い直す手段もあるでしょう。
しかし、それではコスト面での痛手になります。
このように、スキャン作業は、時間と気力が必要なデメリットがあります。「こんなに手間と気力が持っていかれてしまうのか…」と、途中で挫折してしまう方が非常に多いのも現状です。
また、良質なものにしようと思うとそれなりの機材をそろえる必要があり、結果、コストがかさんでしまうデメリットもあります。
では次に、業者にスキャンを任せたときの、メリットとデメリットを見ていきましょう。
●メリット
・人材が豊富に揃っているから早い
例えば、ファイリングした資料のスキャンをする場合
【１人でやると】
書類を仕分けたり、スキャンをかけたり、データをフォルダ分けして、再度書類をまとめたり…この作業の繰り返しです。
ですが、
【委託・代行業者】では、
①書類を仕分け（１～２名）
②スキャンをかける（１名）
③データをフォルダごとにリネーム（１名）
④仕分けた書類をまとめ直す（１～２名）
これを４～６人程度のチームで行うから圧倒的に早い！
・機材や知識が不要でわからない事は質問できる
本格的な機材が揃っているため、OCRやスキャンの作業に特化した作業もお任せできます。家庭用のスキャナー等とは違い、ミスも少なく
「こういうことってできますか？」
「こうして欲しい！」
等の質問や要望に対して、専門知識を持っているスタッフが対応しますので、できる事できない事など考えるよりまず相談することをおすすめします。
・大量の書類、大判の書類、ＯＣＲも頼める
例えば…100枚の書類を、５つのフォルダに分け1枚ずつリネーム。このような、面倒な作業もお願いできます。
また、大きな機器が必要な大判の書類をスキャンするのは、個人ではなかなか大変ですよね。そんな大判書類のスキャンも可能です。
そして、OCRでテキスト化することで、キーワード検索がかけられる電子書類にすることもできます。
・キレイに仕上がる
専門のスタッフがいる事により、書類や写真が、キレイで精度が高く高画質に仕上がります。自炊（セルフスキャン）と比べると、仕上がりに明確な差があります。
チェック作業でデータ化した書類や画像の最終確認も行い、ミスなく対応可能です。スキャンしたデータが見えにくい、不鮮明な場合は調節して再度スキャンを実施します。
・作業の日程が明確になる
自分で作業するとどうしても時間がかかり、終わりが見えず挫折する方が多いことは前述したとおりです。
そのため、いつ終わるのかがはっきりすることで、ストレスなく書類の整理が可能になります。依頼すればご希望日に沿ったご案内ができます。
「この日までにデータが欲しい、仕上げて」という要望が叶います。
・簡単＆楽＆100％挫折なし
「各バインダーずつにまとめて」
「この名刺は降順にスキャニングしてナンバリングして」
「ファイル形式を○○に変更して」
自分で「したい作業」を依頼してあなたの作業は「指示だけ」
スキャンは、挫折知らずの業務委託でキマリ！
●デメリット
・コスト
セルフスキャンは人件費がタダですが、業者の場合は費用がかかります。内訳は人件費＆専門機材を使用するための運用コストです。
・情報漏洩やセキュリティーの問題
外部に資料を渡すという事になるので、信用に値する会社に委託・外注することが必須になります。
書類を郵送し、スキャンをするとなると郵送等を行う事で配達の際の不備がある可能性も否めません。
また、プライバシーマークやＩＳＯ２７００１／ＩＳＭＳ等の個人情報の紛失や漏えいなどに対するセキュリティー対策をしっかり明示している会社がベストです。
ここまでメリット・デメリットをまとめてきました。
スキャンは自炊・セルフスキャンより外注したほうが断然、確実で手間いらずということがわかりました。スキャニングのプロに作業を丸投げして書類地獄を解決してしまうのが最良です。
上記の文章をご覧になって「よし！スキャニングを依頼してみよう。」そうお考えになった方。
手持ちの書類を整理・電子化、本当にスキャンしたい物は何かを、選ぶところから始めてみてはいかがでしょうか。
それが終わったら、このサイトを運営するビーアウトまで、お気軽に見積りのお問い合わせださい♪
https://b-outsource.com/scan/
【スタッフ】
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