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スキャニングは、紙で管理していた書類をデータ化するための手法です。
近年、IT化やDX化が進行したことで、「紙管理しているのは古い」という価値観を目にする機会も増えています。
一方、紙管理にもメリットがあるため、「なぜ紙管理ではダメなのか分からない」という人もいるのではないでしょうか。
今回は、あえてスキャニングする意味について解説します。
紙管理ではダメな理由を探りつつ、スキャニングのメリットを理解していきましょう。
スキャニングとは、スキャナーをもちいて書類・写真・文書などをデータ化し、デジタルファイルに変換・保存することを指します。
ビジネスにもプライベートにも活用されている手法ですが、特に大量の書類を交換するビジネスシーンでは、特に活用される機会が増えてきました。
これまでは郵送や直接手渡しで書類のやり取りをしていたシーンにスキャニングが加わったことで、メール添付による書類の共有やパソコンもしくはクラウドストレージ上に大量保存できるようになり、利便性が上がっています。
早速、書類を紙管理していてはダメな理由を探っていきましょう。
紙管理に隠されたリスクを知り、スキャニングのメリットと比較していくことが重要です。
大量の紙を管理する手間がかかるため、業務効率が下がることが想定されています。
「あの書類はどこにあるんだっけ？」
「書類をいちいちファイリングするのが煩わしい」
という感想を抱きやすくなり、パフォーマンスが落ちてしまいます。
単純作業に充てる時間が長くなり、本来ボリュームを割きたい本業が阻害されてしまう可能性もあるでしょう。
スキャニングしてデータ化しておけば、ファイル検索機能を活用できます。
必要なときに必要な書類を一発で見つけられるため、ムダな時間をなくすとができるでしょう。
今やビジネスシーンに必須となったパソコン上での処理と、書類上での処理とを行ったり来たりする必要があり、生産性が探すリスクがあります。
パソコン上のデータと書類の内容に齟齬が出るなど、一元管理を阻害することもあるでしょう。
結果、手間をかけて再チェックしたり修正したり、二度手間が生じることも少なくありません。
人的ミスも多くなり、最悪の場合顧客からの信頼を失うことも考えられます。
データ化できるものはデータ化し、情報を一元管理しつつミス・抜け・漏れのない業務ができるよう徹底していきましょう。
書類だけでやり取りすると、ミスコミュニケーションが生まれやすくなります。
「ふたつある書類のうちどちらが最新版なの？」
「書類を3つ郵送してほしかったのに、2つしか同封されていない」
などのやり取りが生じやすく、確認に手間がかかります。
ちょっとしたミスも生まれやすくなり、社内の人間関係がギスギスする可能性もあるでしょう。
自然と風通しの悪い組織になってしまい、どこか居心地の悪さを感じることもあり得ます。
スキャニングによるデータ化が促進されていれば、メールやチャットによるタイムラグのないコミュニケーションが可能です。
また、万が一ミスが生じても双方がすぐに気づきやすく、タイムラグを生じずに業務に当たりやすくなるでしょう。
書類を紙管理することで、多数のコストが生まれます。
例えば、紙を管理するファイル・クリアポケットなどの事務用品は、管理する紙が多くなればなるほど数を要します。
また、これらを保管するために倉庫を借りるなど、ムダなコストがかかることもあるでしょう。
細かな書類をファイリングしたり並び替えたりするために事務員を雇えば、給料や労務コストも発生します。
最低限必要な書類だけを保管するよう意識することで、経費削減につながります。
経費が膨らんでしまっている場合は、書類の管理法を見直してみることがおすすめです。
紙書類は、紛失・汚損のリスクがあります。
契約書をカバンに入れたまま電車に置き忘れたり、機密書類を誰でも見れるデスクの上に置きっぱなしにしてしまったり、セキュリティ上問題が生じることも多いです。
そうして漏洩した情報に個人情報や自社戦略が含まれていた場合、大きな痛手となることもあるでしょう。
場合によってはステークホルダーからの信頼を失ったり、株主から糾弾されたりする可能性もあります。
また、コーヒーをこぼしたり雨に塗れてしまったり、汚損する可能性があることも知っておきましょう。
コピーしても汚れの影が写ってしまったり、そもそもコピーできない原本書類であったりした場合、業務に支障が出ることも考えておく必要があります。
あらかじめデータ化して情報を守っておけば、紛失・汚損によるリスクは大きく低減できるのです。
働き方改革の導入や新型コロナウイルス感染対策を目的に、テレワークに踏み切る企業が増えています。
時間・場所を選ばず働けるスタイルであるためメリットが多い一方、書類や情報をデータ化できていない場合、テレワークが上手く浸透しない可能性があります。
「郵送されてきた領収書をチェックするため、経理部だけ出社する必要がある」
「書類の管理を任されているため、当番制で出社メンバーを選定しなければいけない」
など、紙に束縛された働き方になりがちです。
理想と実態のギャップがあるため業務効率も下がりやすく、社員からの不満が出る恐れもあるでしょう。
また、管理部や管理職の負担が増えるなど、公平なテレワーク導入ができないことも視野に入れておく必要があります。
併せて、紙管理のままではモバイルワーク向けの対策ができないことも認識しておきましょう。
外回りの営業社員が常に重いカバンを持ち歩いたり、日報作成のためだけにわざわざ帰社したり、負担がのしかかることを知っておくことがポイントです。
一方、書類をスキャンしておけば自宅や出先でも社内情報の確認ができます。
ムダな出社を減らすためにも、データ化を視野にいれてみてはいかがでしょうか。
大量の紙書類は、オフィススペースを圧迫します。
書類ラックやキャビネットが多くなり、ひとり当たりが使えるスペースが限られてくるでしょう。
人が行き来しづらくなったり、会議に必要なスペースが捻出できなくなったり、業務上の些細な不便が積み重なる恐れがあります。
また、よほど時間をかけて整理整頓しない限り、乱雑な印象になりやすい点にも注意が必要です。
訪れた取引先や顧客にマイナスの影響を与えることで、ビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。
反対に、スキャニングによるデータ化が徹底できていれば、パソコンひとつでどこでも業務に当たれます。
フリーアドレス制度などの導入もしやすくなり、社員間のコミュニケーションなど新たな施策を打ちやすくなるため効果的です。
ここからは、紙管理とスキャニングそれぞれにフォーカスを当て、意味のあるシーンをピックアップしてみましょう。
紙管理ではダメな理由を前述しましたが、実は紙管理でしかできない効果もあります。
まずは、紙管理の意味があるシーンから探っていきましょう。
紙での届出が必要なときは、紙管理する他ありません。
記載内容を記録しておくためにスキャニングすることは効果的ですが、スキャニング後も紙自体は保存しておく必要があるでしょう。
特に公官庁への届出をするときに多く、下記のような組織への届出は紙でなければいけないことも多いです。
・健康保険協会
・ハローワーク
・労働基準監督署
・年金事務所
・税務署
・市役所
・銀行など金融機関
・警察署
近年は各府省が所轄するさまざまな行政手続きをオンライン上で完結できるよう、「e-Gov」を利用する企業も増えてきました。
しかし、e-Govに対応していない手続きや公官庁も多く、未だに紙でのみ受付をしているケースもあるため、調べてみましょう。
また、社会保険労務士事務所・弁護士事務所・税理士事務所・公認会計士事務所など、士業系事務所とのやり取りは紙ベースでおこなうシーンが多くなります。
原本保存が必要な書類があるときも、紙管理が必要です。
特に、下記のような帳票は事業年度の確定申告書提出期限翌日から7年間保存しなければならず、データ化したからといって安易にシュレッダーすることは禁物です。
・総勘定元帳
・仕訳帳
・現金出納帳
・売掛金元帳
・買掛金元帳
・固定資産台帳
・売上帳
・仕入帳
・棚卸表
・貸借対照表
・損益計算書
・注文書
・契約書
・領収書
・請求書
ただし、電子帳簿保存法が施行され、上記書類であっても一定の要件を満たしていれば電子データでの保存が可能です。
請求書作成ソフトなどで作られた書類であれば、そのまま7年間保存しておけば問題ないよう配慮されているため、チェックしてみましょう。
ただし、スキャニングによるデータは専用ソフトでの作成データとは異なるため、扱いが異なります。
心配な場合は原本保存を徹底し、監査があっても対応できるようにしておきましょう。
書類に押印・捺印があるときも、原本が重要であることが多いです。
特に、契約書のような双方の押印が必要な書類や、社判ではなく実印が押されている書類であれば、原本保管しておいた方がよいでしょう。
また、就労証明書・採用証明書・在職（退職）証明書など、社員宛に発行する書類も原本を求められることが多いです。
前述した公官庁宛の提出書類のなかにも、押印が必要な書類が多数含まれているため、併せて確認してみることをおすすめします。
次に、スキャニングの意味があるシーンを紹介します。
スキャニングすることで業務効率が格段に上がりやすくなるものばかりですので、スキャニングの優先順位を判断したいときにお役立てください。
履歴書・職務経歴書・従業員台帳など、人事書類はスキャニング向きです。
データにしておくことでマネージャー層や経営層との情報共有が図りやすくなり、チームビルディング施策や人事異動案を考案する際に役立つでしょう。
また、新入社員同士でプロフィールを作って研修前に交換しておくなど、新たな取り組みも始めやすくなります。
会議の度に膨大な枚数をコピーする必要がなくなり、コストカットにも効果的です。
業務マニュアルはなるべくデータ化し、常に最新版になるよう工夫しておきましょう。
作成日時・作成者情報も合わせて保存されるため、いつ誰が作ったか一目で分かることも利点です。
日時順に並び替えればどれが最新マニュアルかも判断しやすく、情報が混在するリスクを避けられます。
また、全社的に同じマニュアルを共有したり、新人研修に役立てたりするうえでも便利です。
メールやチャットに添付するだけで即時情報共有が図れるため、早速導入してみましょう。
議事録や会議録など、意見交換した記録をデータ化しておくこともおすすめです。
いつでもどこでも内容を見返せるため、「そういえばあのときの会議でどんな話し合いをしたかな」と思い出せないときに使いやすいでしょう。
また、後から会議内容を見返せる安心感があるため、目の前の会議に集中しやすいというメリットも生じます。
公休・有給・体調不良などで欠席した社員がいても、後日個別のフォローをせずとも情報共有できることも魅力です。
組織全体としてナレッジを蓄積することにもつながるため、積極的に取り組んでみましょう。
紙管理だけに頼っていると、業務効率が悪くなったり生産性が損なわれたりすることを知っておきましょう。
最低限原本保存が必要な書類以外はスキャニングし、データ保存しておけば効率を重視しやすくなります。
大量の書類をスキャニングしたいときは、スキャン代行業者を活用しましょう。
手間を削減しながらスピーディーに作業してもらいやすく、スキャニングのメリットを早く体感することが可能です。
