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スキャンって何？

スキャン・スキャニングによる利点は沢山あります。

①コストがかからない（紙ではなくなるから）
書類保管費のほか、ファイリング業務の人員コストも削減。

②保管・管理が楽になる
取引先ごとの契約書など、文書単位で電子化することで必要なファイルを検索可能。

③スペースの削減
紙媒体は量に比例してスペースが必要になりますが、デジタルデータは量の多い・少ないに関わらずスペースをほとんど使うことなく保管。

④電子化でリスクヘッジ
書類からの情報漏えい、災害時の書類紛失を抑えることで危機回避が可能。

まずはスキャンを活用するとどのような得があるのか？をご説明します。

①スキャンはこんな方におすすめ！

1. 「紙」の手間を省きたい
紙の書類は印刷や保管にコストがかかるうえ、共有性や検索性が低く、在宅勤務やモバイルワークなど柔軟な働き方の妨げになります。

・書類への記入
・サイン
・判子を押印
・印刷
・会議用にホチキス留め

…この繰り返し。
働き方改革、長時間労働の是正、テレワーク、多様な働き方の実現…とは言うものの、実際、体調が悪くてもサインする為、目を通す為だけに出社せざるを得なくなります。
しかし、紙書類のデータをスキャン・データ化し、クラウドに保存しておけば、会社でも自宅でもアクセスでき、スムーズな働き方が可能になります。




2. リモートワーク・テレワークの推進したい
国民の約8割が持っていると言われているスマートフォン。
それを活用することにより、テレワークを円滑に進めることができます。


テレワークとは、 ICT（情報通信技術）を活用した場所や時間にとらわれない働き方のことです。被雇用者の働く場所によって、「在宅勤務」や、営業活動など外出先での「モバイルワーク」、本来の勤務先以外のオフィスに勤務する「サテライトオフィス勤務」の3つに大別されます。企業の福利厚生のひとつとしてのみならず、国の目指す一億総活躍、女性活躍を推進する施策とされています。

出典：総務省｜平成30年版 情報通信白書｜第1部

リモートワークが推奨された現在、「あれがない」「これがない」そんな事が多かったはず！そのような問題はどのようにすれば解消されるのでしょうか。




①場所・時間にとらわれない情報共有


テレワークでは対面での会話が減少するため、伝達の滞りを解消する施策が求められます。情報の一元管理はもとより、社内にいる時と同程度に情報の閲覧・更新ができること、また、トラブルや相談がPC上などで即時に見られることなど、会話に頼らないコミュニケーション支援が従業員の働きやすさに繋がります。




②どこでも利用できる環境整備


テレワークでは情報共有のために情報を整理する作業が伴い、入力や集計など、付帯業務に手間がかかることが想定されます。入力作業の効率化・自動化、手順の簡略化、リアルタイム性など、社外利用を前提としたツールの導入や運用が生産性向上の要です。




③特化したセキュリティー対策


オフィス内で管理する情報資産を、インターネット上でやりとりしたり、モバイルPCを物理的に外部持ち出したりすることを前提とした、テレワークに特化したセキュリティー対策が必要となります。



3. 社内書類を電子化したい
データ化するには時間と人件費がかかります。
書類の中からデータ化したいものを選別することから始まり、書類の大きさ種類によってどのようにデータ化するかを考え、一枚一枚スキャナーを使ってスキャンし、取り込んだデータにそれぞれ名前を振って適当なフォルダに格納。使用した紙媒体の書類は元どおりに整頓して戻すか処分するかという作業まで。
書類をデータ化すると一言で言っても、その作業は何段階もあり、非常に時間がかかります。
そして、この作業をするための人件費もかかることになります。
そのため、書類を電子化することにメリットがある・社内の電子化を一気に進めたいと考えている方は、スキャンサービスを利用する利点があります。

例えば、スキャン作業のために人員を割けない状況にある場合、単発のアルバイトや派遣社員を導入しなければ、データ化が難しいとします。この場合は人件費が大幅にかかることになります。

しかし、スキャンサービスを使えば、人件費よりも安く仕上げることが可能なうえ、専門技術を持った人員が作業にあたるため、品質も変わってきます。
また、今まで書類をスキャンしてデータ化する仕事に就いていた方が退職になった場合に、書類をスキャンしてデータ化する方法を引き継ぐ必要が出てきます。
このリスク回避のためにスキャン作業を委託するという手段を検討してみてはいかがでしょうか。

書類のデータ化にはいくつもの利点があります。書類移動による資料の紛失リスク回避や閲覧したい文書を即座に見ることができる点、書類を置く物理的なスペースを空けられるなどです。
手間がかかる作業ではありますが、確かに書類のデータ化は利便性に繋がります。
そのため、作業は委託して、利便性だけを得るという方法は大変魅力的だと思います。


4. ミニマリスト
家にある書類、無駄なスペースをとっていませんか。
スキャンしたいけど、家にスキャンの機械がないし、面倒くさい！
であれば、一気に家の書類をスキャンして、処分してしまうのがオススメです。
スペースが空いて、管理する気力と手間が省けます。
家の模様替えも、引っ越しも楽チン！
一番は管理するモノをなくして、あなたの生活の質を上げることです。
持ち物も・心も軽くして、ミニマル生活をスタートしてみませんか？

スキャンはこんな方におすすめ！【まとめ】

スキャンサービスを利用することにより、様々な利点があることがわかりました。書類をデータ化することによってテレワークやモバイルワークなど、業務の幅が広がります。
書類の電子化を考えていた方はもちろん、書類の電子化を想定していなかった方も、現在抱えている問題を解消する方法の一つとして、スキャンサービスの利用を考えてみてはいかがでしょうか。

次に、具体的なスキャンの内容に触れていきます。

②スキャン項目の種類

1. どんな書類ができるの？
ではどんなモノのスキャンができるのか簡単にご説明します。



①名刺


名刺の管理サービスを使って、効率的に管理を行いましょう。
今まで机の中に埋もれていた名刺、同じ人の最新の名刺等をクラウドなどで共有することにより、一目で名刺を探し出すことができます。




②郵送物


届いた郵送物をスキャンして社員に直接共有できます。
届いた郵送物をスキャンし、メールやクラウドストレージで共有します。出張や外出がちな社員へ迅速に郵送物を届けることができます。パソコン上でいつでも郵送物の確認ができます。




③請求書


毎月ある支払い。請求書をスキャンして、経理処理を効率化できます。
請求書をスキャンし、支払い月ごとにフォルダ管理すれば経理処理も効率的になります。スキャン画像を見ながら、会計ソフトへ…仕分け作業もラクラクです。




④経理書類


忘れないうちに領収書やレシートも月毎に清算する際にスキャンして経理課へ送信。
出張、交通費や接待費等の立替も毎月発生します。スキャンによりデータ化して、時間のあるときに原本の提出をおこなう会社も増えてきているそうですよ。




⑤人事書類


人事書類のデータ化で、業務効率化に繋がります。
履歴書や職務経歴書などの人事書類もスキャンして、データ化しておけば、いつでも検索して、閲覧が可能になります。




⑥契約書


機密保持契約書、業務委託誓約書、基本取引誓約書、代理店誓約書、賃貸借契約書、リース誓約書、売買契約書、代理店契約書、基本取引契約書、など。
今や捺印もデジタル化している時代。クラウドに入っていれば更新や必要な時にすぐ印刷し、差し替えもできます。




⑦社内資料


社内報、社内史、社内新聞など
保管はしておきたいものですが、年月が経つにつれ、劣化しやすいもの。
スキャンしておけばいつでも閲覧する事が可能になります。




⑧教育関係資料


学科学生新聞、卒業アルバム、成績証明書、学籍簿、試験、指導要綱など
教育関係の資料は多岐に渡ります。教職員同士で資料を共有したり、保管したりと様々な活用が行えます。




⑨建築・建設関係資料


紙媒体である製造図面、建築図面、設備図面など
建設会社同士でのやり取りがスムーズになるようにクラウドで保管、共有することで工事現場にいるとき、会議のときに各々のパソコンで閲覧することが可能です。




店舗、営業資料、PR資料、その他


メニュー、申し込み用紙、注文書、製品カタログ、仕様書、提案書、チラシ、ポスター等
以前提案、使用した書類など、その後、再度使用することはよくあります。却下になった案でもクラウドに保存しておくことで再起がかかった時にすぐに検索し、会議にかけることも可能になります。




2. どんな依頼が多いの？

お客様によって様々です。
今回は弊社が請け負った作業を簡単に４つの分類に分けてご説明致します。




①絵、写真、文章


教育関係機関、建築関係の企業様のご依頼が多いです。

名刺に関しては、スキャンした後にそのまま名刺の入力までご依頼の企業様も多いです。
https://b-outsource.com/meishi-input/


• ・図面製本(大判スキャン）
• ・写真、アルバム
• ・楽譜、文集
• ・絵画
• ・カタログ
• ・マイクロフィルムスキャン
• ・名刺




②手書き


個人、店舗、介護・医療関係、個人事業主様のご依頼が多いです。
手書きのものは非常にかさばります。

アンケートに関しては、教育関係や店舗様のご依頼が多く、スキャンした後にそのままアンケートの集計やグラフ化までご依頼があります。
https://b-outsource.com/survey-input/

また企業様主催イベントなど開催の際には名簿のデータ化等のご依頼も多いです。
https://b-outsource.com/list-input/


• ・申し込み用紙、注文書
• ・ファックス送受信表
• ・問診票
• ・手書き帳簿
• ・手書き長表
• ・アンケート




③書籍・書類等


様々な企業、機関よりご依頼があります。
サービスの併用でのご依頼多いです。

PDFや原本しか存在しない書類をデータ入力で復活させることが出来ます。
https://b-outsource.com/data-nyuryoku/

領収書やレシートの手書き伝票などを専門的にデータ入力が出来ます。
https://b-outsource.com/registering/

スキャン、スキャニングを作業を最安で行います。
https://b-outsource.com/scan/


• ・新聞、本、書籍
• ・一般書類、人事書類
• ・営業書類、経理書
• ・契約書
• ・見積書、請求書
• ・レシート、領収書
• ・社内報・試験




④その他



• ・裁判書類
• ・通関書類
• ・ISO書類
• ・ミルシート
• ・チラシやポスター
• ・提案書


その他、委託・外注業者によって得意なスキャニングは違います。
まずはお問い合わせにて相談してみるのが１番です。




3. 書類はどんなサイズ？


A判	用紙サイズ
A0	841 × 1189
A1	594 × 841
A2	420 × 594
A3	297 × 420
A4	210 × 297
A5	148 × 210
A6	100 × 148
A7	74 × 105

B判	用紙サイズ
B0	1030 × 1456
B1	728 × 1030
B2	515 × 728
B3	364 × 515
B4	257 × 364
B5	182 × 257
B6	128 × 182
B7	91 × 128



その他にもカードサイズ、ポスターサイズ、名刺サイズ、チケットサイズ、フライヤー・チラシ、大判図面、等様々あります。
外注・委託業者の専門の機材によって変化します。

詳細のお問い合わせはビーアウトへ
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③スキャンの活用例


スキャンした文章の検索はどのように行うのかご存じですか？
それはOCRというソフトを活用する事で可能になります。


1. OCRとは何か？
OCRとは、紙面から一旦画像として読み取ったものを、文字データ化するソフトのことです。
単純にスキャンした場合は、画像として読み込まれますが、OCR処理をすることで画像の中にある数字・文字をテキストとして読み込むことが可能になります。
読み込まれたテキストは、パソコンに入力した文字と同じようにコピー＆ペーストしたり、検索をかけたりすることができます。郵便番号や銀行の振込用紙の読み取りなど、身近な所にもOCR技術が使用されています。



2. OCRの利点



①検索可能なPDFに変換


スキャナーで読み込んだPDFは通常は画像データです。しかし、 OCRで処理を加えることで、文字検索が可能なPDFファイルに変換されます。
これで、大量の資料の中から一瞬で必要な箇所を探し出す事ができます。




②Word/Excel/PowerPoint®変換


紙でしか持っていない書類を修正したいとき、元データが見つからず困ったことはありませんか？OCRを使えば、紙をスキャンしWord/Excel/PowerPoint®データへ変換することができます。イチからデータを作り直すよりも手間も時間も節約できます。




③名刺のデータベース化


名刺もOCRをかけると、氏名や会社名、メールアドレスを認識しデータベース化することができます。名前検索は勿論、名刺に書かれたメールアドレスにすぐにメールを送ることができます。
大量の名刺から住所録を作りたいときにも重宝します。


OCRはスキャンした画像の中にあるテキストを認識し文字データに変換する技術です。
名刺・領収書・書類など、印刷されたものを「文字」としてパソコンに取り込みます。

▶あらゆる書類をスキャンして、書類を電子化しませんか？
電子化すると、いままで煩わしかった

◎書類のコピー
◎書類を探す
◎書類の保管
◎書類の移動

などが無くなります。
PC1つでこの作業ができるようになり、リモートワーク、テレワーク、営業先、出張先でもアクセスすることができます。






④スキャンの注意点



1. まずは選別から！

全ての書類を電子化することは、費用も時間も膨大にかかるため現実的ではありません。まずは、電子化する書類の選別をします。
電子化は、利用頻度が高く、素早く参照したい書類に限定して行うとよいでしょう。
また、保存が不要な書類はあらかじめ処分しておくと、選別のための労力を軽減できます。



2. 法律を知りましょう



i．電子帳簿保存法


電子帳簿保存法は、国税関係の書類に関して、電子保存できる書類や書類のスキャンの方法について定めた法律です。
1998年に施行された際には、電子データとして作成された場合を対象としていましたが、2005年e-文書法の施行にともない電子帳簿保存法も改正され、紙書類をスキャナで取り込んで保存する「スキャナ保存制度」が整いました。2017年の改正では、仕様を満たしたスマートフォンなどのデジタルデバイスによる電子化保存も認められるようになりました。

ただし、仕訳帳や総勘定元帳などの「帳簿」、棚卸表や貸借対照表・損益計算書などの「計算、整理または決算関係書類」は電子化保存の対象外です。
電子化保存できる書類としては、以下のものがあります。

・契約書や領収書
・預かり証、小切手、預金通帳、約束手形、請求書、送り状、納品書、輸出証明書など
・見積書、注文書、契約の申込書、貨物受領証、検収書など

スキャンして保存する場合に「真実性」と「可視性」を確保するために、「重要書類」「一般書類」「過去分重要書類」の3つの区分で細かく要件が規定されていますので、詳しくは国税庁の適用要件を確認しましょう。
また、帳簿関係の書類は7年間保存するように定められているため、電子データに関しても7年間保存する必要があります。




ii．e-文書法


e-文書法とは、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」を総称した呼び方です。

首相官邸ホームページによれば、e-文書法とは「民間事業者等に対して法令で課せられている書面（紙）による保存等に代わり、電磁的記録による保存等を行うことを容認する法律」とされています。
つまり、電子帳簿保存法で認められている国税関係書類以外の書類に関して、電子保存の要件を定めた法律です。
保存が必要な書類のほぼすべてが対象といえますが、「緊急時にすぐに見読できないと困るもの」「免許証などの現物性が高いもの」「条約によって制限されているもの」は、対象外とされています。
具体的には、次のような書類の電子保存が容認されています。

営業報告書
財産目録
事業報告書
付属明細書
各種の会員名簿
各種の規約や定款
資産や負債の状況に関する書類
社債原簿や社債権者集会議事録
総会議事録や取締役会議事録




iii．「電子保存」と「電子化保存」


電子保存できる書類のなかには、一からパソコンで作成したものだけが電子保存できるものと、既に紙で作成されているものをスキャンした電子化保存が認められているものがあります。
上述のように、仕訳帳、現金出納帳、総勘定元帳などの帳簿関係の書類や、貸借対照表や損益計算書などの決算関係の書類は電子化保存が認められていません。
これらの書類を電子化する場合は、一からパソコンで作成して電子保存する方式に切り替える必要があります。





⑤結論


スキャンについては全部やらなければいけないわけではありません。
煩わしい作業はすべて専門の業者に依頼することにより、必要な書類がすぐに検索できる環境を整えることが 業務の効率化に繋がります。
専門業者に依頼すれば、集中力が必要な書類の選別や、更に労力を使うスキャニングを繰り返し１０回、１００回行うような作業をせずに済みます。
加えて、リネームしてどのファイルなのかわかりやすくし、フォルダ毎に抜けがないか確認、スキャニングしたデータも確認するのは時間がかかります。
このような作業に時間が割かれることなく、業務を効率化できるのならば、専門業者に依頼するのも一つの手段ではないでしょうか。
外注・委託した後、自分で行うのはデータ化されたJPEGやPDF等を受け取り、共有場所やすぐに取り出せる場所にアップロードするだけ。

「でも面倒くさい」と思う方もいます。
安く　大量に　早く　スキャニングを行いたい場合は選別せずにお任せを！！





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すでに様々な企業・団体様から、沢山のご依頼をお受けしている実績があります。

【過去作業実績】
本　図面　譜面　手書きルーズリーフ　地図　カタログ　雑誌　手書き書類　原稿　契約書　納品書　請求書　人事書類　文集　帳簿　伝票　経理書類　領収書やレシート　名刺　B4　A2　A3　A4　タブロイド版

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