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新聞やニュースを見ていると、「DX化」という単語に出会うことがあるでしょう。今後のビジネスに必須となる視点であると紹介されることが多く、世間での注目度が高まっていることが分かります。
しかし、DX化について詳しく知らない人はまだ多く、何のためにどんな施策を打てばいいのかイメージできない人も多いのではないでしょうか。
今回は、DX化について解説しながら、メリットをピックアップします。スキャニングで叶えるDX化にも触れますので、ぜひ参考にしてみてください。
DX化とは、「デジタルトランスフォーメーション」と呼ばれる事も多く、直訳すると「デジタルによる変容」を意味する言葉です。
生活のありとあらゆるシーンで使われるようになった用語であり、デジタル技術を効果的に用いて利便性を上げることが急務とされる時代において、特に注目を集めています。
ビジネスシーンにおいては、テクノロジーを用いて業務効率化や生産性向上を図る取り組みを指すのが一般的です。
業務プロセスの見直しや、プロダクトの考案やマーケティングに使われることもあれば、今後の経営方針を左右するデータ分析のシーンでも活用されるようになりました。
ここでは、近年DX化が重視されるようになった理由を紹介します。
どの企業もDX化に積極的な理由が分かれば、メリットを知るきっかけにもなりそうです。
少子高齢化が進み、年々労働力が減少しています。
総務省の分析によると、2020年の労働人口は日本全体で6,868万人を記録し、前年同月と比べて18万人の減少となりました。
男性は5万人減少、女性は14万人近くも減少しており、今後更に深刻化すると予想されています。（※参考：総務省統計局「労働力調査」より）
つまり、業種・職種問わず慢性的な人手不足に悩まされていく企業が増えるということです。
常に売り手市場となるため、一部の大企業や有名企業にのみ人が集まり、中小企業・零細企業は人材の確保に追われることになるでしょう。
DX化による業務効率化がおこなわれていれば、少ない人員でも効率よく仕事を回せます。
人手を確保する取り組みと並行しながらDX化を推進すれば、自社存続のリスクを大幅に減らしやすくなるのです。
2019年に働き方改革が施行され、多様な働き方が認められるようになりました。
自宅やコワーキングスペースで働くリモートワークや、観光地・旅先で働くワーケーションも増え、もはや時間と場所を選ばず働く時代になりつつあります。
こうした時代背景に合わせ、社内コミュニケーションを促進するような取り組みや、社員のモチベーションを管理するようなツールが多数生まれるようになりました。
直接顔を合わせずとも効率よく業務に取り掛かるための仕組みであり、これもDX化の一種だと言えます。
自社のDX化が図れれば、社員の選択肢も増えていくでしょう。
いつでもどこでも誰でも働けるようになれば採用市場でのニーズも上がりやすく、労働人口が不足する時代でも優秀な人材を集めやすくなるのです。
DX化による業務効率化は、社員のワークライフバランスにも貢献します。
適切に管理されたツールを使うことで、短い時間でも効率よく働けるようになるでしょう。
無理な残業・休日出勤がなくなり、家族とのプライベート時間を確保しやすくなるため、ワークライフバランスを重視したい社員からの評価も高くなります。
また、有給休暇が取りやすくなるなど、労務環境を見直す効果も期待できるのです。
今の時代、社員ひとりひとりのエンゲージメントを向上させ、満足度高く自社に貢献してもらうために、DX化は必須の要素だと言えるでしょう。
「長時間働き、夜遅くまで会社に残っている人材が評価される」という時代が、終わりつつあると分かります。
環境問題やSDGsが注目されるに伴い、企業の社会的責任も重要視されています。
国や市区町村の取り組みだけでは限界があり、いかに民間企業が環境問題に着手していくかが問われる時代になっているのでしょう。
誰もが知る大手企業から、世界的に有名なグローバル企業まで、今や多くの企業が環境を意識した経済活動をおこなっています。
スキャニングなどペーパレス化と相性がいい取り組みは、企業規模を問わず着手しやすい施策として中億されています。
紙を無駄に使うことを防ぐことは森林保護や温暖化防止に役立つため、できることからコツコツ始めたい企業にも浸透しているのです。
次に、スキャニングでDX化を図るメリットを紹介します。
どんなメリット・効果が得らえるかを学び、自社と照らし合わせながらイメージしてみましょう。
スキャニングによるDX化を推進すると、内部コストを削減しやすくなります。
例えば、コピー用紙の購入費用を削減できるでしょう。 必要書類の多くをデータ化することで、必要最低限しか紙を使わないようになり、紙・インク・ファイル・クリアポケットなどの経費を減らせます。
また、大量の紙を保管する倉庫費用や、複数の拠点で紙書類を送り合う郵送コストも削減可能です。
複合機自体の数を減らせば、リース料を安くしたり、コンパクトオフィスにレイアウト変更して固定費をカットしたりできます。
経費が年々膨らんでいる企業や、ランニングコスト削減を検討している企業には、スキャニングによるDX化がおすすめです。
スキャニングによるDX化をすることで、多様かつ優秀な人材を確保しやすくなります。
書類に依存しない働き方ができれば、時間や場所を選ばず就業できる企業になるでしょう。
本社から離れた遠隔地にいる人が就職したり、海外赴任しながら本社のミーティングに参加したりすることも可能です。
これまでであれば書類選考の段階で不合格にしていたような人も、採用の可能性が高まるかもしれません。
採用の選択肢が増えるということは、自社にとっても求職者にとっても大きなメリットとなるのです。
また、若手人材のなかには、煩雑かつ非効率な書類作業に苦手意識のある人も増えています。
最低限必要なものを除いてスキャニングでDXしておけば、若手評価の高い企業として一新できる可能性もあるのです。
今後新たなDX化戦略として、業務ツールの導入を検討している方もいるのではないでしょうか。
例えば、労務管理ツールを導入して入退社手続きや勤怠管理をデジタル化したり、人事評価ツールを導入して客観的な評価と効率のよいフィードバック体制を整えようとしたり、さまざまな方法が考えられます。
しかし、これらの業務ツールは、導入時にデータの取り込みが必須である点に注意しておきましょう。
労務管理ツールであれば、過去の勤怠情報や給与情報をデータ化し、システム上に全て登録しておく必要があります。
人事評価ツールであれば、社員ひとりひとりの入社時期・過去の賞罰情報・異動情報・評価情報などを全てデータ化したうえで、登録しておくことが欠かせません。
これらを全て手作業でおこなうと膨大な作業量になり、システム利用を開始できるようになるまで半年から1年程度かかってしまうこともあるでしょう。
あらかじめスキャニングによるデータ化をしておけば、CSVファイルへの変換も簡単です。
ただデータ化するだけでなく、今後システムとの連携も検討している場合は、早めに着手しておいて損はないでしょう。
スキャニングにより、自社が獲得したナレッジを1ヶ所に蓄積することが可能です。
例えば、過去に作成したプレゼンテーション資料・マニュアル資料・データの統計分析結果・請求書・月次決算書・株主総会議事録など、ありとあらゆる資料をデータ化できます。
社員であればいつでもどこからでも資料にアクセスできるようにしておけば、社内情報共有にも役立つでしょう。
「前任の担当者が退職して、内容が引き継げていない」
「似たような質問をあちこちの社員からもらい、対応の工数が上がる」
という悩みも減らしやすくなります。
社員ひとりひとりのスキルだけでなく、企業として保有しているノウハウが増えることは貴重な財産です。
DX化の一環として、取り組んでみてはいかがでしょうか。
最後に、スキャニングによるDX化を叶えるときのポイントを紹介します。
効率よくスキャニングを進め、DX化への動きを加速化させていくためにも、チェックしてみましょう。
DX化への着手は、早ければ早いほど多くのメリットが得られます。
人材獲得もコスト削減も、施策導入翌日から高い効果が得られるものではありません。
ある程度長期的なランニングが前提の施策であり、一朝一夕で成功するものではないと言えるでしょう。
そのため、効果を得たいタイミングに合わせ、早い段階から着手しておくことが肝心なのです。
必要であれば複数の部署からメンバーを募り、プロジェクトチームを立ち上げるのがよいでしょう。
経営層や部署長クラスにだけ偏ることなく、若手人材や中間管理職も入れ、現場の温度感を入れて施策を練ることが大切です。
メリットもデメリットも正しく認識したうえで、慎重かつスピード感のある意思決定ができれば、組織としても成長しやすくなりそうです。
スキャニングによるDX化はメリットが多い一方、デメリットも存在します。
万が一データが外部に流出したり、データが完全に破損・紛失したりする場合、復旧までに相当の時間がかかります。
場合によっては復旧させられず、業務に多大なる影響が出る可能性があるでしょう。
取引先との機密情報や自社の経営戦略が含まれた資料が流出した場合、内外に与える影響もかなりのものになります。
最悪の場合、取引先からの信用を失い、株主やステークホルダーから強く糾弾されるリスクもあると知っておきましょう。
そのため、セキュリティ対策が不可欠です。 社用パソコン・スマートフォン・タブレットの貸与は慎重におこない、社員へのIT教育は入念におこないます。
必要であれば本部でデータを一括管理できるセンターを設けたり、遠隔でデータを消せるソフトウェアを入れたりするのもよいでしょう。 スキャニングをするときはもちろん、運用のルールにも目を配りながら対策することが肝心です。
スキャニングに着手する場合、効率とクオリティを重視することが大切です。
そのためには、外注サービスを効果的に活用していきましょう。
代表的な外注サービスとして、スキャン代行業者が挙げられます。 大量の紙書類を全てスキャニングしてくれることが特徴で、なかには何万枚ものボリュームを一度に引き受けることもあります。
印刷された文字を自動で読み取り、電子テキスト化できるOCR機能対応のスキャナーを保有している業者であれば、PDF化だけなく後日wordやExcel上にデータを起こしたいときにも便利です。
このボリュームを全て自社で内製化しようとすると、相当の時間がかかります。
1枚ずつスキャンするための人件費がかかるだけでなく、数台の複合機を占領することによる業務効率の低下や電気代・リース料の増額なども懸念されます。
短期的かつ単発での依頼であれば、多少コストがかかっても外注した方がよいでしょう。
その後のDX化もスムーズに進むため、検討してみることをおすすめします。
DX化は、コスト削減・人材確保・業務効率改善など、さまざまなメリットをもたらします。
多様な働き方への順応や環境問題がテーマとなっている現代において、もはやDX化はどの企業にも必須の要素だと言えるでしょう。
スキャニングによるDX化を叶える際は、スキャン代行業者など外注サービスを上手に活用していくことがポイントです。
効率とクオリティを追求しつつ、コストも意識しながらDX化できれば、期待通りの効果が得られそうですね。
