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スキャン代行業者にスキャニングを依頼する場合、コストやスピードだけでなくクオリティも事前にチェックしておくとよいでしょう。
どんなに安く納期が早くても、クオリティが低いデータで納品されてしまうと活用しづらくなります。
場合によっては色合いが変わって見えたり細かな文字が読めなくなってしまったりする可能性もあるため、注意しましょう。
今回は、スキャニング時に解像度を選ぶ方法を解説します。
目的別の理想的な解像度にも触れますので、ぜひ参考にしてみてください。
解像度は、「dpi（＝dots per inch）」の単位で表現される画像澪のことです。
1インチのなかにどれだけドット数が含まれているかを表す単位であり、数値が高ければ高いほど表現が細かくなります。
目で見ているのと変わらないような高い解像度にしたい場合はdpiを上げ、反対にドットだけで描かれているような風合いを大切にしたい場合はdpiを下げる、とイメージするのがよいでしょう。
スキャン代行業者の多くは、解像度を聞いたうえで見積りを作成します。
「どれくらいのdpiがよろしいですか」
「弊社では3段階の解像度に対応しておりますが、いかがいたしますか」
と聞かれることも多いでしょう。
書類のタイプやスキャニング後の用途に合わせて選択し、使い勝手を重視しておくのがポイントです。
ここでは、スキャニング時に解像度を指定する理由を紹介します。
「正直、どれでもあまり変わらないのでは？」と感じている人は、事前に目を通しておきましょう。
解像度は、データのクオリティに直結します。
dpiが低ければ荒い画像になり、dpiが高ければ滑らかな画像になることを把握して、指定していく必要があるでしょう。
そのため、高いクオリティを期待するなら必ず解像度は指定するべきです。
しかし、「解像度が高いデータ＝クオリティが高いデータ」とは限りません。
低いdpiでのスキャニングプランがあることから分かる通り、最低限の画質があれば十分なときはその旨業者に伝え、正しく選定していくことがポイントです。
解像度はデータの大きさにも影響します。
dpiが低ければ軽くなり、dpiが高ければ重くなると思っておきましょう。
データとして保存するときはもちろん、社内・社外で共有するときの利便性が大きく変わります。
サーバーに負担をかけたくないときや、データ容量を気にせずやり取りしたいときは、解像度を低めにしておくとよいでしょう。
解像度が大きいと、元の画像より大きく印刷・表示するときに便利です。
一般的に画像を拡大すると元のデータより荒くなりやすく、場合によってはドットが目立つように感じられることもあるでしょう。
しかし、あらかじめ解像度が大きいデータとして用意しておけば、拡大や引き伸ばしをしても綺麗に表示されるのです。
そのため、画像データを加工する予定がある場合は、解像度を高くしておくことがおすすめです。
反対に、加工する予定がない場合や最低限文字さえ読めればいい場合は、解像度を低めにしても問題ありません。
スキャン外注業者の利用する際、指定する解像度に応じて見積り額が変動することを知っておきましょう。
基本的に、解像度が低いほど安く、高いほど高額になります。
全てのスキャニングを高い解像度で実行した場合、驚くような金額になってしまうことも少なくありません。
どの書類をどの解像度でスキャンするか個別に指定できれば、ムダなく利用しやすくなるでしょう。
次に、スキャニング時に解像度を選ぶ視点を紹介します。
下記で紹介するような要素を検討していけば適切な解像度を指定しやすくなるため、依頼時にお役立てください。
まずは、どんな目的でスキャニングしたいのか、ニーズを明確にしていきましょう。
・書類の紙管理から脱却するため
・二度と入手できない書籍や写真を安全に保管するため
・テレワーク・モバイルワーク社員とデータで情報共有するため
・画像の加工・編集をしたいため
・DX対策の一環にしたいため
など、スキャニングをする目的は会社によりさまざまです。
データ化するだけでいいのか、一定以上のクオリティが必要なのかによって、理想とする解像度は異なります。
また、どんな目的でスキャニングしたいのかを代行業者に伝えれば、適切な解像度を教えてくれることもあるでしょう。
まずは自社側のニーズをはっきりさせ、ゴールを定めていくことが肝心です。
解像度は、スキャニングコストに大きく影響します。
200dpiと400dpiではコストが倍以上異なる業者もあるため、HP上に掲載されている料金表や事前に取得した見積もりを参考に、予算との照らし合わせをしていく必要があるでしょう。
解像度別の一般的な相場は、下記の通りです。
・200dpi：5円～
・300dpi：７円～
・400dpi：10円～
ただし、上記は「A4サイズ・モノクロ・自動読み取り装置使用」の一般的なスキャニング時の相場です。
画像サイズがあがるときや、カラースキャンしたいときは相場が上がりますので、ひとつの目安として参考に捉えましょう。
スキャニング後のデータを拡大する場合、解像度は高めにしておくことをおすすめします。
特に、カラー表示が必須である広告ポスター・リーフレット・会社案内・社員の顔写真などは、解像度を高めておいて損はないでしょう。
反対に、拡大する必要がない書類であれば、dpiを下げても問題ありません。
また、「加工はするけど拡大はしない」という場合、中程度の解像度で指定するのがおすすめです。
解像度はデータの重さに影響するため、メール添付などでやり取りする可能性がある場合は注意が必要です。
「メールに添付しようと思ったのに、すぐ容量オーバーしてしまう」
「指定以下の重さにしなければならず、メールが送れない」
というトラブルが生じやすくなり、業務効率が下がってしまうでしょう。
クラウド上に保存する・メールではなくCD-Rに格納して郵送する・一時的に使える無料の大容量データ便を使うなどの方法がありますが、どれを選択しても手間がかかります。
どうしてもその解像度でないといけないか慎重に検討し、負担を軽くする手法お探っていきましょう。
クラウド上にデータを保存する場合も、容量への配慮が必須です。
解像度を高くしすぎたことであっという間に規定の容量が埋まってしまい、それ以上クラウドを活用できないケースが考えられます。
クラウドサービスによっては容量を追加購入できる場合もありますが、当然コストがかかるうえ、月額・年額などでランニングしていくことがほとんどです。
長期的な目線で見ると大きな負担になるため、無理ない解像度にするのがよいでしょう。
社内サーバーや社内イントラネット上にデータを保存する場合も、同じく容量に注意しましょう。
社員全員が解像度を高いデータを大量に保存していた場合、当然ながらサーバーにかかる負担は大きくなります。
ランニングコストはもちろん、メンテナンスに時間がかかったり万が一のトラブル時に対応スピードが遅くなったりする可能性もあるため、注意しておきましょう。
また、一見するとデータ管理に関係のない業務でも、サーバーが重くなっていることで支障が出る可能性があります。
「パソコンが重くてロクに作業できない」
「大量のデータ解析をしたいのに待ち時間が長すぎて困っている」
という不満が噴出しやすく、業務効率も従業員エンゲージメントも大きく損なわれるリスクがあることを知っておきましょう。
最後に、おすすめのスキャニング解像度を紹介します。
シーン別にリストアップしますので、「結局どの解像度にすればいいの？」という疑問をお持ちの方はぜひチェックしてみてください。
一般的なビジネス文書であれば、200dpiあれば十分です。
スキャニング後に加工するとしても文字の引用・変更のみであることが多く、高い解像度を必要とするような要素はほとんどないでしょう。
代表的なビジネス文書として、下記のようなものが挙げられます。
・議事録
・日報・報告書
・申請書・始末書・依頼書・通知書
・業務マニュアル
・送付状
・招待状・お祝い状・お礼状・挨拶状
・年賀はがき
・名刺
・履歴書・職務経歴書
「文字が読めれば問題ない」という書類は、200dpiで指することをおすすめします。
経理・会計・税務などに直結する書類も、200dpiあれば対応できます。
非常に貴重な書類であるため解像度をあげたくなることもありますが、下記のような項目が問題なく読み取れるクオリティであれば十分です。
・日付
・発行した会社名・担当者名
・金額・単価・個数など
・用途・注釈など
・押印
どれも一般的なスキャニングでデータ化できる大きさで書いてあることが多く、200dpiあればよいでしょう。
また、近年はExcelや請求書作成ツールでつくられた書類も多く、手書き文字のような読み取りにくさがあることは珍しくなっています。
よほど元の紙が荒い場合を除き、200dpiで指定するのがおすすめです。
画像・表・グラフ・写真を多用しているプレゼン資料の場合、300dpiがおすすめです。
後で見返すときに分かりやすいだけでなく、再度プレゼンするときや他社資料にアレンジするときにも便利でしょう。
再加工しやすい解像度にしておけば業務効率が上がりやすく、1から資料作成する手間を削減できます。
300dpiであればそうコスト負担も大きくならないため、検討してみることをおすすめします。
契約書のような重要書類も、300dpiがおすすめです。
パソコンで作成された契約書であれば200dpiでも十分ですが、万が一読み取れない部分があったときに紙の契約書と照らし合わせる必要が出てきて面倒に感じられるでしょう。
であれば、最初から300dpiで指定し、クオリティを少しあげておくことも検討すべきです。
とはいえ、パスワードをかけたうえで先方にメール送信するなど、オンラインでやり取りする機会の多い書類でもあります。
ページ数が多いことも想定して400dpiにはせず、容量を軽めに抑えておくよう配慮しましょう。
写真・雑誌・イラストなど、色味や表現がクオリティに直結するものは400dpiで指定します。
また、いわゆる「宣材」といわれる下記のようなものも、400dpiにすることがおすすめです。
・ポスター
・チラシ
・ポートフォリオ
・看板デザイン
・パッケージデザイン
・紙面レイアウト
特定の部分だけ拡大したりトリミングしたり、加工が前提なケースが多いです。
そのため解像度を高く設定し、加工に耐えられるだけのクオリティを得るのがよいでしょう。
ただし、ただ記録として残したいだけの場合は200～300dpiでも問題ありません。
スキャニング後どんなことに使うか考えながら、依頼していきましょう。
パンフレット・リーフレット・カタログ・事例集など、社外向けの資料であれば400dpiがおすすめです。
特にパンフレットやリーフレットは写真が多用されていることが多く、ボヤけていると途端にクオリティが低く感じられやすいものです。
会社としてのイメージにも影響する可能性があるため、コストをかけてでも高いクオリティを出しましょう。
スキャン代行業者を利用するうえで解像度の指定は必須であり、仕上がりデータのクオリティを大きく左右するポイントのひとつとして慎重に判断していく必要があります。
一般的なビジネス文書や加工を要さないデータであれば解像度を低めに、加工が前提となるデータや写真・カラーを多用している資料であれば解像度を高めにするのがよいでしょう。
どうしても決めかねる場合、用途と併せてスキャン代行業者に相談するのもおすすめです。ノウハウを持っている業者であればおすすめの解像度を提案してくれるケースもあるため、効果的に頼りましょう。
