面倒なスキャン作業を1枚3円～で業界最安値挑戦中！
スキャン代行サービスを利用する場合、気になるのは価格です。
なるべくコストを安く抑えたいと思う反面、安すぎるとクオリティやセキュリティに不安が募ってしまうこともあるでしょう。気持ちよくサービスを利用するためにも、運営スタッフの対応力も重視したいポイントです
今回は、スキャニングの価格相場を徹底解説します。
1枚あたり5円以上が相場であるため、あらかじめ知っておきましょう。
費用を抑えるポイントについても触れますので、外注を検討している方は、ぜひ目を通してみてください。
まずは、スキャニング価格はどんな要素で決められるのか、項目ごとに確認していきましょう。
例えスキャニング枚数が同じでも、条件によって見積もり価格が変動する理由が分かります。
第一に、スキャニングを依頼する書類の枚数が重要です。当然ながら、枚数がおおければ多いほど価格は高くなります。
少量であれば価格を抑えやすくなりますが、業者によっては最小依頼枚数やミニマムチャージを設けてる場合もあるため、数十枚単位での依頼には向いていないでしょう。
1枚あたり5円～を相場として考え、それ以下であれば十分安いと判断できます。
スキャン代行サービスによっては、事前に明確な枚数が分かっていなくても、事後計算で請求書を作ってくれるケースもあります。
A4・A3・A2・A1・B5・B6・写真サイズ・葉書サイズ・名刺サイズなど、どのサイズの書類が何枚あるのか、およその数だけでも把握しておくことがおすすめです。
一般的な複合機では読み取れない大きなサイズの場合や、小さなスキャナーが最適とされる名刺サイズの場合、価格が変動する場合があります。
反対に、一般的に使用機会の多いA4書類であれば、底値でのスキャニングが期待できるでしょう。
A4サイズであれば、前述の通り1枚当たり5円～が相場です。葉書や名刺の場合、1枚あたり3～4円程度まで下がります。
名刺・写真・教科書・ハードカバーの書籍・領収書など、書類の形態も知らせておく必要があります。
教科書・書籍など著作権に触れる可能性がある書類の場合、業者によっては預かってもらうことができません。また、冊子に製本した社内マニュアルなどは、そのままスキャニングするかカッターなどで裁断してからスキャニングするかによって、料金が変動することもあります。
大判書類の場合、1枚あたり80円～など高くなります。業者によって変動の大きい部分でもあるため、事前相談が欠かせません。
PDFかJPEGかなど、納品形式もあらかじめ指定しておく必要があります。写真素材の場合はJPEGやPNG納品になることが多いですが、書類データであればほとんどはPDFでしょう。どちらも底値で対応してもらえる可能性が高いです。
一方、OCR形式の場合、基本料金にいくらかプラスされることが多いです。
OCR形式は画像・書類のテキスト部分を自動認識し、文字データに変換できる形態を指します。テキスト情報ごとデータ化できるため、特定のワードが含まれる文書データを後から検索したいときに便利です。手書き文字の場合は読み取りできない場合もあるため、精度についてはあらかじめ問い合わせておく必要があるでしょう。
1枚あたり5円が相場の通常スキャンと比較すると、OCRスキャンの相場は1枚あたり25～30円程度です。
書類をグレースケール保存するかカラー保存するかによって、料金は変動します。カラーの方が高くなるため、写真など一部の形式を除き、基本的にはグレースケールを優先するのがよいでしょう。
グレースケールの場合は1枚5円～、カラーの場合1枚あたり10円～が相場です。
より高画質のデータにしたい場合、少し料金が上がります。しかし、プロがスキャニングするため、自分でやるより圧倒的によい画質でデータ化できるでしょう。後から見直したときに、効果を実感できるはずです。
特に写真やポスターなど色の微妙な違いや風合いが大事なものは、画質・精度を上げることがおすすめです。
一般的な画質の場合は1枚あたり5円～、画質を上げると7～10円程度の範囲で変動します。
オプションの利用有無も、料金に関わる項目です。ホチキス・クリップ・クリアポケット野留め外しや、手置きによる1枚ずつのスキャニングを希望する場合、その分の料金が加算されます。
ほかにも、OCR形式で読みとったテキストデータの確認・修正や、画像・文章の反転・重複データのチェックなどを依頼する場合は、個別にカスタマイズした見積書を取り寄せます。スキャン代行サービスによってどこまで対応してもらえるかが変わるため、強いこだわりがある場合には先に相談しておくことをおすすめします。
ホチキス留め（外し）1点あたり＋10～15円、ファイル名編集1点あたり15円～、原本書類の溶解処理が段ボール1箱あたり3,000円～など、料金は内容によりさまざまです。
特急納品を依頼する場合、料金が加算されることが多いです。反対に、決められた納期で問題なければ、追加の料金はかかりません。
また、納期は依頼するスキャン書類のボリュームやオプションによって変動します。
枚数やオプションが多ければ多いほど時間がかかるため、いつまでにデータ化したいかも含め、伝えておきましょう。
書類をスキャン代行サービスへ送る際の、送料もかかります。基本的には依頼する側の負担であることがほとんどであり、発送元住所から近い方がお得になると分かります。
ただし、安さ重視で適当な送り方をしてしまうと、思わぬトラブルになることがあります。複数送った段ボールのうちひとつが紛失してしまったり、水濡れして中身の書類が汚れてしまったりすることもあるでしょう。最低限追跡可能な宅配便などを利用し、「水濡れ現金」「天地無用」などの注意ラベルを貼ることがおすすめです。
ここでは、料金以外で事前に確認しておきたいポイントを紹介します。
コスト面だけでなくスキャン代行サービス全体への満足感を高めるためにも、ぜひ参考にしてみてください。
スキャニングのクオリティを重視する場合、解像度の対応幅をチェックしておきましょう。解像度はdpiで表記されることが多く、数値が高ければ高いほど明瞭なデータになって返ってきます。
一般的な書類であれば、200dpi～300dpiあれば十分です。細かな表やグラフなどをキレイにデータ化することにこだわる場合でも、400dpi以上あればよいでしょう。
一部、印刷物として十分なクオリティを出したいときには600dpi以上、写真や画像などをL版用紙に印刷したい場合は4,800～6,000dpiという高スペックが必要になるケースもあります。
しかし、前述の通り、パソコンのモニター上で見る場合であれば300dpiもあれば問題ありません。業者による対応幅を見極めながら、選定していきましょう。
スキャニングを依頼する書類のなかには、契約書・領収書・請求書・納品書などの重要なものや、プロジェクト企画書・プレゼンテーション資料のハンドアウト・要件定義書など社外秘のものも含まれています。従業員台帳や賃金台帳など個人情報を含むものもあり、取り扱いには十分な対策が求められるでしょう。
セキュリティ対策が万全な業者であれば、これらの重要書類を任せるだけの信頼性を担保できます。反対に、セキュリティ対策に関する項目がほぼゼロな業者であれば、価格が安いからと無理に依頼するのは避けておいた方がよいでしょう。
セキュリティ対策への取り組み内容は、業者により異なります。事前にHP上でリサーチしたり直接問い合わせしたりしながら、情報を集めていきましょう。
スキャニングが終わったあとの書類をどうするかも、業者により異なります。そのまま丸ごと返却してもらう場合、返送料は自社負担になることが多いです。裁断して破棄する場合、最近は完全無料でおこなってくれる業者が増えていますが、あらかじめ確認しておきましょう。
重要書類や個人情報処理を含む場合は、返却してもらうか溶解処理をしてもらうかがおすすめです。溶解処理の代行費用は別途かかりますが、どちらにしても処理する必要がある場合、溶解証明書を発行してもらいながらセットで外注してしまうことがおすすめです。
スキャン代行サービス以外にも通じることですが、運営スタッフの対応力で依頼先を見極める方法もあります。気持ちのよいコミュニケーションが取れるスタッフがいれば安心しやすく、困ったときの相談先としても頼もしい存在になるでしょう。
また、優秀なスタッフがいる業者の場合、自社に合わせた最適な見積もりを出してくれたりクオリティの高いスキャニングをしてくれたりすることも多いです。
レスポンスの早さ、コミュニケーションの内容、実際のスキャニング技術などを加味しながら、信頼できる業者を探していきましょう。
次に、スキャニング代を低価格に抑えるポイントを紹介します。
なるべくコストを抑えながら作業を外注したいときに、参考にしてみましょう。
ファイルにある書類や棚に格納されている書類を全てスキャニングしようとすると、相当な量になってしまいます。何十万枚もの書類になる場合、発送するだけでもコストがかかり、当然スキャニング費用も莫大になっていくでしょう。
そのため、重要書類・今後も活用する書類・電子保存が認められている書類だけをスキャニングすることがおすすめです。
あらかじめスキャニングしたい書類をピックアップする手間は生じますが、これが最もコストを抑えられる方法です。大量の書類をスキャニングしても、最終的にファイルごとに整理する手間は生じるため、先にやるか後にやるかの違いだと割り切って取り掛かるとよいでしょう。
ただし、スキャン代行サービスによっては、大量の依頼をする場合ボリュームディスカウントを適用してくれる場合があります。総額は大きくなってしまいますが1枚あたりの単価を下げやすいため、こまめに依頼するよりまとまった量を依頼した方がいい場合もありそうです。
納期に余裕を持ち、なるべく特急での依頼をしないことがポイントです。データ化された書類が必要なタイミングと、スキャニングを依頼したいボリュームを照らし合わせながら、早めの相談をしておきましょう。
特に、年末・年度末など節目の時期や、決算終了前後の時期は業者が大変混みあいます。また、名刺スキャンなどを手掛ける会社の場合、年賀状・暑中見舞い・寒中見舞い・お中元・お歳暮など、季節のイベントがあるときには他の案件で立て込むことも多いでしょう。
あらかじめ納期を相談しておけば、スケジュールに余裕を持たせたうえで通常料金にて依頼できます。
あらかじめ、リクエスト内容を明確にしておくこともおすすめです。何のためにスキャニングをするか、どうして自社ではなく業者に委託したいのか、スキャニングによって何を叶えたいのか、リストアップしておきまょう。
具体的には、下記のような項目について検討することが大切です。
・スキャニングにかけられるコスト
・データの納品を完了させたい時期
・納品データを実際に活用し始めたい時期
・スキャニングしたい書類の内容やボリューム
・コスト・納期・品質など何を重視したいか
スキャン代行サービスに問い合わせると、上記のような項目をひとつずつヒアリングされることが多いです。その際にスムーズな回答ができれば、理想通りのプランで見積もりを立ててもらえるでしょう。プランへの納得感も高くなるため、期待通りのスキャニング効果が狙えます。
また、余計なオプションを省いたり、過大な見積もりをシャットダウンしたりしてコストダウンをすることもできそうです。
場合によって、キャンセル料が発生することに注意が必要です。申し込み後〇日以内と決められている場合や、作業スタート予定日より〇日前と決められている場合など業者によりさまざまですが、キャンセルポリシーを確認しておくことも欠かせません。
できれば、そもそもキャンセルに至ることのないよう、事前によく業者選定しておくことが理想です。前述のような項目をチェックしながら複数業者からの相見積もりを取り、比較・検討していきましょう。
スキャニングを依頼するときは、およその価格相場を知っておくことが大切です。業者により詳細は異なりますが、下記をひとつの目安として考えるのがよいでしょう。
・A3サイズまでの場合、1枚あたり5円
・葉書・名刺サイズの場合、1枚当たり3～4円
・大判書類の場合、1枚あたり80円
・OCR形式の場合、1枚あたり25～30円
・300dpi以上の場合、1枚あたり7～10円
どんなオプションを使うか、また「大判サイズかつ600dpi」「A4サイズフルカラーかつOCR形式」などの組み合わせにより、料金は変動します。
事前に見積もりを取っておけば、大きなズレもなくなるでしょう。気になる業者があれば、早めの見積もりをおすすめします。
