面倒なスキャン作業を1枚3円～で業界最安値挑戦中！
書類を1枚ずつスキャナーにかけ、ファイル名を指定して保存し、クラウドにアップロードし、誰もが見られる状態にすることには、相当の時間がかかります。
「書類はデータ化した方が楽！」「管理コストの削減やペーパレス化を叶えるためにはスキャニングが欠かせない！」と分かっていても、実際にスキャンに割く時間が捻出できず、そのままになってしまっている会社も多いでしょう。
そんなときには、スキャン代行サービスの活用がおすすめです。
今回は、おすすめのスキャン代行サービスをいくつか紹介します。実際に選ぶときの視点も加えて解説しますので、複数のサービスを比較・検討したい方は、参考にしてみてください。
スキャン代行サービスとは、その名の通り書類のスキャンやデータ化を代行してくれるサービスのことです。
大量にある書類を一斉にスキャニングしてくれるため、短時間でデータ化を叶えたいときに便利です。また、自社でスキャニングに充てる人員を確保できない場合や、内製化するより外注した方がコスト削減できる場合にも、便利なサービスだと言えるでしょう。
スキャン代行サービスでは、下記のような書類のスキャンを実施してくれます。
・契約書
・請求書
・領収書
・納品書
・検品チェック書類
・業務マニュアル
・操作説明書
・従業員台帳
・賃金台帳
・タイムカード
・雇用契約書
・労働条件通知書
また、名刺や写真など、ビジネス書類以外のスキャンも可能です。書籍や教科書など一部著作権に触れる恐れのあるもの以外、何でもスキャンしてくれるため、対応の幅が広いこともメリットだと言えるでしょう。
加えて、ホチキス留め・ファイリング・ファイル名付与などのオプションをつければ、より整理整頓しやすい状態で納品してもらうことが可能です。
ここでは、スキャン代行サービスを選び方を紹介します。業者が多すぎて発注先を迷ってしまうようなシーンがあれば、ぜひ目を通してみてください。
あらかじめスキャン代行サービスに充てられる予算を出し、業者からの見積もりが予算の範囲内で収まっているか確認しておきましょう。オプションなども含め正確かつ分かりやすい見積もりを出してくれる業者があれば、信頼度が上がります。
また、料金を判断するうえで、スキャン費用の相場を知っておくことも大切です。
白黒A4スキャンなど一般的なものであれば、1枚あたり5円～が相場となるため、それよりも価格を安く抑えられるか検討していくことが大切です。特に大量の依頼をするときや長期的な依頼を検討しているときには、料金をしっかり見極めておくよう意識しましょう。
スキャンデータの納期は、依頼する枚数や内容によって変動します。そのため、HP上でおおよその概算を立てられたとしても、早めに正確な見積もりを取っておくのがよいでしょう。
希望する納期までに間に合いそうであれば、発注を決める手がかりになります。
特に、納期をきっちり決めなくてはいけないスキャニングの場合は、重点を置いて業者選定を進めましょう。
「お歳暮を送りたいから、それまでに名刺をスキャニングして取引先企業をリストアップしたい」
「6月の人事評価に間に合うよう、最新の従業員台帳をデータ化しておきたい」
などの要望がある場合には、率直に業者へ伝えておくことがおすすめです。依頼の背景についてもきちんと理解してもらったうえで、確実な作業をしてもらいましょう。
オプションは、特に業者ごとに異なるポイントです。特に利用したいオプションがなければ問題ありませんが、ある場合は事前リサーチが必要です。
特に、下記のような対応を希望する場合には、相談しておきましょう。
・ホチキス留め（外し）
・クリップ留め（外し）
・クリアファイルやクリアポケットへの入れ込み（抜き出し）
・時系列ごとに並び替え
・ファイル名指定
・書類の溶解処理
・OCR対応スキャニング
・大判書類などサイズが異なるスキャニング
・出張スキャニング
どこまでが通常料金に含まれるかも、確認しておきたいポイントです。後になって見積もりと異なる料金支払いになることがないよう、対策しておきたいですね。
会社書類をスキャンしてもらう場合、情報流出や原本紛失には最大の注意を払う必要があります。特に、契約書・対外取引所など機密情報にまつわる書類や、社員の従業員台帳・賃金台帳など個人情報にまつわる書類が含まれる場合は、注意すべきです。
スキャン代行サービスのセキュリティ対策や人的ミスへの防止法をチェックする他、書類をやり取りするうえでの抜き取り・不正アクセス・ハッキング対策に漏れがないかも確認しておきましょう。
万が一情報が流出してしまった場合、多大なる損害が発生します。場合によっては取引先や従業員に賠償金を支払わなければいけなかったり、信頼を失って自社収益が悪化したりする可能性もあるため、安易に考えないことがポイントです。
過去にその業者を利用した企業があれば、口コミ・評判をチェックしてみるのもよいでしょう。HP上に掲載されている口コミはもちろん、口コミサイトやSNSを活用することも効果的です。
宣伝用ではない、利用者からの生の声が分かれば、業者選定の大きな助けとなります。
ただし、一部の口コミ・評価だけを鵜呑みにせず、自身で直接情報収集することも欠かせません。
特に見積もりの金額や担当者のレベルは場合によって異なりますので、ある程度情報リテラシーを持ち、参考材料のひとつ程度に捉えておくことが理想です。
基本的にスキャン代行サービスを掲げている業者であればクオリティの心配は要りませんが、念のため確認しておきたいポイントです。特に、画質・クオリティによって料金プランを分けている場合や、製本された冊子・サイズの大きな書類・写真などをスキャンしてほしい場合には、注意が必要です。
十分な画質が欲しいのであれば、dpiを上げたスキャンを依頼しましょう。また、製本冊子のままスキャン依頼するか、バラして紙の状態にしてからスキャンするかなど、個別の相談が必要なシーンもあります。
完成後にがっかりすることのないよう、あらかじめサンプルを見せてもらうなどの対策が有効です。
ここでは、おすすめのスキャン代行サービスを紹介します。業者ごとの特徴を理解するために、お役立てください。
スキャニング.comは、株式会社オフィスあしずみによるスキャン代行サービスです。
1円あたり5円～が相場と言われるスキャニング業界において、1円3円～で提供し、激安価格として注目されるようになりました。初期費用・月額料金・システム管理料なども全て無料なため、突発的なスポット依頼でも定期的な長期依頼でも使いやすいというメリットがあります。
元々ECサイトの商品登録サービスから事業展開した会社であるため、スキャンのような単純作業には大きな強みを持っています。
正確性が求められる作業をコツコツできる日本人スタッフを豊富に有しているということもあり、クオリティとコストのバランスが取れるようになりました。更に効率化・合理化等の企業努力を加えた結果、業界最安値によるサービス提供をおこなっています。
これまで大手上場企業からベンチャー企業・スタートアップ企業まで幅広い企業から利用されているサービスなので、実績を重視したいときにもおすすめです。
そのままスキャンは、株式会社誠勝によるスキャン代行サービスです。
書籍から絵画まであらゆる資料をそのまま高品質に電子化することを強みとしており、利用企業5,000社以上、年間スキャン枚数100万ページ以上を誇るサービスです。
書類スキャンの金額は1枚あたり4円～であるため、相場より少し安めだと言えるでしょう。
また、テキスト化（OCR処理）によるスキャン・EPUB作成・出版用データ制作などにも知見があるサービスです。OCRでは認識でない手書き文字・原稿などを非破壊でスキャンしテキスト化できるため、出版業界からの利用も多いです。
歴史文書や重要文化財のデータ化実績もあり、教育業界や学校法人からの口コミも多く集まっています。
人事管理システム「カオナビ」への導入支援もおこなっており、従業員情報を全て一覧データ化したい場合にも活用できます。
スッキリ隊は、株式会社ユウトハンズによるスキャン代行サービスです。
紙の状態やオプション費用によって細かく料金設定をしており、具体的な金額は問い合わせもしくは現地調査によって確定することが特徴です。
HP上に記載されている底値は1枚あたり3.5円～であるため、比較的安めの設定であることが分かります。
その他、dpi・サイズ・枚数によっても変動するため、あらかじめ依頼内容を明確にしておくのがよいでしょう。
原稿量が段ボール5箱以内の場合に使える「おまかせスキャニング」も好評であり、原稿の状態確認をおこなう前作業・スキャニング作業・データ確認をする後作業をワンストップで依頼できるパッケージプランです。
少量を定期的にスキャニングする機会の多い弁護士・司法書士・税理士・会計士・社労士事務所からの依頼が多く、小ロットで使いたい人にとって便利なシステムだと言えるでしょう。
電子データ化センターは、有限会社ボンズ企画によるスキャン代行サービスです。
製本された書類の断裁スキャン・非破壊スキャン共に対応していますが、断裁スキャン後の書類を再度製本し、本の形に戻して返却してもらうことが可能です。表紙やカバーもなるべく現状のまま製本し直してくれるため、「コストを下げてスキャニングしつつ、本としての形も残したい」という場合に最適だと言えるでしょう。
パッケージプランもあるため、料金が分かりやすいというメリットもあります。
首都圏限定ではありますが、書類の引き取り集荷も無料で依頼できるため、活用していきましょう。
大量の書類があって発送料だけでも相当な額になってしまう場合におすすめです。
MAMORUは、株式会社日本パープルによるスキャン代行サービスです。
文書のスキャニングだけでなく、書類内容のデータ入力代行・書類の回収・運搬までワンストップで実現してくれるサービスとして有名であり、文書管理に関するトータルサポートをしてもらえます。
スキャニング以外にも、機密文書・契約書・パソコン・サーバー・HDD・スマートフォン・タブレットなどありとあらゆる情報の機密処理サービスを手掛ける会社であるため、特にセキュリティ対策は高いレベルにあると言えるでしょう。情報セキュリティコンサルティングも手掛けているため、重要書類でも安心して任せられます。
また、データ化したものの破棄をしたくない書類や、電子帳簿保存法に対応していない帳票がある場合、運営元の保管サービスを利用することも可能です。
専用のトランクルームで書類を預かってもらえるため、コンパクトオフィスを実現させたいシーンでも活用しやすいことが分かります。
株式会社うるるBPOでも、スキャン代行サービスを展開しています。
ビジネス文書だけでなく、カタログ・名刺・図版・製図・大判ポスター・写真・マイクロフィルム・楽譜・絵画・アンケート・新聞など、さまざまな文書のスキャンを手掛けています。
PDFしおりスキャンにも対応しており、豊富な料金プランのなかから自社に合ったコースを選択できます。
また、斜行補正・画像修正・白黒ページ削除・フォルダ作成・画像無機修正など、オプションも豊富です。
シンプルなスキャンであれば1枚あたり4円～と価格も相場以下であり、オプションを組み合わせながらカスタマイズしたい人におすすめです。
スキャン代行サービスを利用する際には、まず自社に合ったサービスかどうか、比較・検討していくことが大切です。基本的は、下記のような項目で比較していくのが分かりやすいでしょう。
・料金
・納期
・オプション内容
・情報管理・セキュリティ対策
・口コミ・評判
・スキャンクオリティ
価格の相場を知ったうえで比較していけば、より安い業者を探しやすくなります。
株式会社オフィスあしずみでは、スキャニング.comによるスキャン代行サービスを展開しています。大量書類・大判書類なども受けまわっていますので、代行業者をお探しの方はお気軽にお問い合わせください。
