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前回の記事では、政府のデジタル化推進に伴い、企業が対応すべきスキャニングの重要性 について詳しく解説しました。行政手続きの電子化が進む中、企業は紙文書の管理方法を見直し、スキャニングを活用することで業務の効率化やコンプライアンス対応を強化する必要があります。
特に、スキャニングによるペーパーレス化のメリット、過去の紙文書のデジタル化の必要性、電子帳簿保存法への対応 について取り上げ、企業が今すぐ取り組むべき施策を整理しました。
本記事では、その続きとして 「スキャニングアウトソーシングの最適な選び方」 に焦点を当て、自社で対応すべきかアウトソーシングを活用すべきかの判断基準や、信頼できる業者の選び方、導入時の成功ポイント について詳しく解説します。
スキャニングの導入を検討している企業にとって、実践的な内容となっているので、ぜひ最後までご覧ください。
スキャニングを導入する際、企業が最初に考えるべきことは 「自社で対応するべきか、アウトソーシングを活用するべきか」 という選択です。これには、コストや業務負担、セキュリティなど、さまざまな要素が関係してきます。
メリット
デメリット
メリット
デメリット
スキャニングアウトソーシングは、特に以下のようなケースで活用すると効果的です。
長年にわたり蓄積された紙文書の電子化
行政手続きのデジタル化に伴う大量スキャニング
OCR技術を活用し、検索可能なデータを作成したい場合
セキュリティや法規制に対応したスキャニングが求められる場合
スキャニングアウトソーシングは、業務効率化や法規制対応を進めるうえで非常に有効ですが、目的や状況に応じて適切に活用することが重要 です。
次の章では、「信頼できるスキャニング業者の選び方とポイント」 について詳しく解説します。アウトソーシングを検討する際に、どのような基準で業者を選べばよいのか、チェックすべきポイントを具体的に紹介します。
スキャニングアウトソーシングを活用する際、最も重要なのは 「信頼できる業者を選定すること」 です。特に、企業の機密情報や行政手続きに関わる重要書類を扱う場合、適切な業者を選ばなければ情報漏洩や法的トラブルのリスクが高まります。
ここでは、スキャニング業者を選定する際に確認すべきポイント を詳しく解説します。
企業の書類には、契約書、財務データ、個人情報を含む人事記録など、機密性の高い情報が含まれています。これらの情報が漏洩しないよう、業者がどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認することが不可欠です。
✅ ISO 27001（ISMS：情報セキュリティマネジメントシステム）の認証取得
✅ プライバシーマークの取得（個人情報を扱う場合）
✅ 社内のセキュリティポリシーの整備（アクセス制限・監視カメラ・入退室管理など）
✅ スキャンデータの暗号化やアクセス管理が適切に行われているか
✅ 業務従事者へのセキュリティ教育が徹底されているか
特に、機密情報を含む書類をスキャンする場合は、ISO 27001の取得を最低限の基準とし、プライバシーマークの有無も確認することが望ましいです。
スキャンデータの品質が低いと、OCR処理が正しく行われず、検索性が損なわれます。また、業者によって対応できる書類の種類やスキャニング技術のレベルが異なるため、自社のニーズに適した業者を選ぶこと が重要です。
✅ 高解像度スキャニング（300dpi以上が推奨）
✅ OCR（光学文字認識）の精度が高いか
✅ 手書き書類のスキャン・OCR処理にも対応しているか
✅ 図面・契約書・会計書類など、さまざまなフォーマットに対応可能か
✅ 電子帳簿保存法や行政手続きのデジタル化要件に適合しているか
特に、行政手続きに関わる書類をスキャンする場合、電子帳簿保存法に適合したスキャン品質やOCR処理の正確性が求められます。
スキャニングアウトソーシングを利用する際は、納品されるデータの形式が自社のシステムと互換性があるかどうかを確認する必要があります。また、データのバックアップ体制や管理方法についてもチェックが必要です。
✅ 納品形式（PDF・TIFF・JPEG・OCR付きPDFなど）を事前に確認
✅ 検索性を高めるためのタグ付け・分類処理が可能か
✅ クラウドストレージへの直接保存やAPI連携の対応可否
✅ データの保存期間・削除ポリシーの明確化
✅ 納品後のサポート体制（フォーマット変更・再スキャン対応など）
デジタル化されたデータが適切に管理され、必要に応じて簡単に検索・活用できるかどうかも、業者選定の際の大きなポイントになります。
スキャニングアウトソーシングの料金体系は、業者やスキャンする書類の量、解像度、OCR処理の有無によって大きく異なります。そのため、価格だけで判断せず、納期やサービス内容とのバランスを考慮すること が重要です。
✅ 基本料金＋1枚あたりのスキャン費用の確認
✅ OCR処理やデータ分類など、追加サービスの料金設定
✅ 短納期対応の可否（大量処理を短期間で対応できるか）
✅ 事前見積もりが可能か
✅ 品質保証・再スキャン対応の有無
最安値の業者を選ぶと、品質が低かったり、納期が遅れたりすることがあるため、コストとサービス内容のバランスを考えた選定 を行うことが重要です。
スキャニングアウトソーシング業者を選定する際は、過去の実績や他社の評判をチェックする ことも重要です。特に、同業種の企業での導入事例がある業者は、スムーズな対応が期待できます。
✅ 過去の実績（行政機関・大手企業の実績があるか）
✅ 業種別の対応経験（金融・医療・製造業など）
✅ 導入事例や口コミの確認（公式サイトやレビューサイト）
✅ 問い合わせ時の対応の速さや説明の分かりやすさ
実績のある業者であれば、法規制対応や業界特有の要件についても理解が深いため、安心して依頼できます。
スキャニングアウトソーシングを活用することで、企業の業務効率を大幅に向上させることができます。しかし、適切な業者を選ばなければ、セキュリティリスクや品質低下などの問題が発生する可能性があります。
業者選定時のポイントまとめ
✅ 情報セキュリティ対策が万全か（ISO 27001、プライバシーマークなど）
✅ スキャニング品質が高いか（OCR精度・解像度・フォーマット対応）
✅ データの納品形式や管理方法が適切か
✅ コストと納期のバランスが取れているか
✅ 実績と評判を確認し、信頼できる業者か
次の章では、スキャニングアウトソーシングを導入する際の具体的な流れや、成功させるためのポイント について詳しく解説します。適切な導入プロセスを知ることで、スムーズなデジタル化を実現しましょう。
スキャニングアウトソーシングを成功させるためには、単に業者を選定するだけでなく、導入プロセスを明確にし、スムーズに運用できる環境を整えること が重要です。ここでは、スキャニングアウトソーシングを導入する際の具体的な流れと、成功のためのポイントを解説します。
スキャニングアウトソーシングを始める前に、どの書類を電子化するのかを明確にすることが重要 です。
✅ 紙文書の種類を分類（契約書、請求書、人事書類、行政手続き関連書類など）
✅ 法的保存義務がある書類と、不要な書類を区別
✅ スキャニングの優先順位を決める（すぐに活用する書類を先に処理）
✅ 既存の管理方法（ファイリング、キャビネット保管など）の問題点を洗い出す
💡成功のポイント
📌 全ての書類を無計画にスキャンすると、管理が煩雑になるため、電子化の目的を明確にすることが重要。
📌 過去の文書をスキャンするだけでなく、今後の文書管理の運用ルールも見直しておく。
スキャニング業者を選定したら、具体的な業務フローを決めるために、事前打ち合わせと見積もりの確認 を行います。
✅ スキャニング対象の書類種類・枚数・サイズ（A4、A3、特殊サイズなど）
✅ 納品形式（PDF、TIFF、JPEG、OCR付きPDFなど）
✅ OCR処理の有無（検索可能なデータにするか）
✅ スキャニング後の原本の取り扱い（返却、廃棄、保管など）
✅ 納期と費用（スキャン単価・オプション費用など）
✅ 機密情報の取り扱い（契約書・機密保持契約（NDA）の締結）
💡成功のポイント
📌 業者に対して「どのような書類を、どのような形式で、いつまでに納品してほしいのか」を明確に伝える。
📌 契約前に「試験スキャン」を依頼し、品質やOCR精度を事前に確認すると安心。
業者との打ち合わせが完了したら、スキャニング作業を開始 します。
書類の送付
スキャニング作業（業者側）
品質チェックとデータ納品
スキャニング後の原本の処理
💡成功のポイント
📌 スキャニング作業中も進捗を定期的に確認し、トラブルを未然に防ぐ。
📌 納品されたデータのサンプルをチェックし、想定通りの品質になっているかを確認する。
スキャンデータを納品されたら、それを どのように管理・活用するか が重要になります。
✅ フォルダ構成・命名ルールを統一し、検索しやすくする
✅ アクセス権限を設定し、機密書類への不要なアクセスを防ぐ
✅ クラウドストレージや文書管理システム（DMS）にデータを移行
✅ 定期的なバックアップを行い、データ消失のリスクを軽減
✅ 電子帳簿保存法などの法規制に準拠した保存ルールを確立
💡成功のポイント
📌 ただスキャンするだけでなく、「電子化されたデータをどのように業務で活用するか」を考える。
📌 将来的に行政手続きのデジタル化が進むことを見越して、運用ルールを見直す。
スキャニングアウトソーシングを導入することで、業務の効率化、コスト削減、法規制対応の強化 など、多くのメリットを得られます。しかし、適切な準備をしないと、スキャンデータが活用しづらくなったり、管理が煩雑になったりする可能性があります。
導入の流れを整理すると
1️⃣ スキャニング対象の書類を整理し、必要なものを選定する
2️⃣ 業者と事前打ち合わせを行い、セキュリティ・納品形式を確認する
3️⃣ スキャニング作業を進め、品質チェックをしながらデータを受け取る
4️⃣ 電子化データの活用と管理ルールを確立し、スムーズに運用する
これらのステップをしっかり押さえることで、スキャニングアウトソーシングを最大限に活用することができます。
政府のデジタル化推進に伴い、企業もこれまでの紙ベースの業務フローを見直し、行政のデジタル手続きに適応するための戦略を立てること が不可欠です。スキャニングアウトソーシングを導入するだけでなく、社内全体のデジタルシフトをどのように進めるか を考える必要があります。
ここでは、企業が今後取るべき戦略について詳しく解説します。
スキャニングを活用して紙文書をデジタル化した後は、どのようにデジタルデータを活用し、紙の使用を減らしていくか を考えることが重要です。
✅ ステップ1：紙文書の現状分析
✅ ステップ2：デジタル化の優先順位を決定
✅ ステップ3：電子化の運用ルールを策定
✅ ステップ4：社内のデジタル教育と運用開始
💡成功のポイント
📌 いきなりすべてをデジタル化しようとせず、段階的に進めることが重要。
📌 紙の削減と並行して、電子データを適切に管理するルールを確立する。
スキャニングを活用するだけでは、デジタル化は完結しません。企業全体のITインフラを強化し、スキャンしたデータを効果的に管理・活用できる環境を整えること が重要です。
✅ クラウドストレージ（Google Drive、Dropbox、OneDriveなど）
✅ 文書管理システム（DMS：Document Management System）
✅ 電子契約システム（クラウドサイン、DocuSignなど）
✅ 業務自動化ツール（RPA：Robotic Process Automation）
💡成功のポイント
📌 デジタル化を進める際は、紙のデータ管理に適したITツールを活用することが不可欠。
📌 特に、クラウドストレージやOCRを組み合わせることで、スキャンデータの活用度を高める。
企業のデジタル化を成功させるためには、単にITツールを導入するだけでなく、社員の意識改革も必要 です。スキャニングやデジタル文書管理の仕組みを整えても、社員がうまく活用できなければ効果は半減します。
✅ 定期的なIT研修の実施
✅ デジタルツール活用ガイドラインの整備
✅ デジタル化を推進する組織体制の構築
💡成功のポイント
📌 「紙の方が使いやすい」という固定観念を払拭し、デジタル文書管理の利便性を理解させることが重要。
📌 業務の一部だけをデジタル化するのではなく、企業全体の文化としてデジタルシフトを促進する。
行政手続きのデジタル化に適応するためには、スキャニングアウトソーシングの活用だけでなく、企業全体のデジタルシフト戦略を策定することが不可欠 です。
企業が今後取るべき戦略のポイント
✅ 紙文書を削減し、デジタルシフトのロードマップを策定する
✅ ITインフラを整備し、スキャンデータを効率的に管理・活用する
✅ 社員のデジタルリテラシーを向上させ、社内文化を変革する
スキャニングを単なる業務改善の手段としてではなく、企業のデジタル化推進の起点 として活用することで、行政のデジタル化の流れに適応し、業務の効率化と競争力の強化を実現できます。
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