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スキャン代行業者を使うことで、大判書類を効率よくスキャニングできます。
A4・A3などビジネスシーンでよく使うサイズの書類と併せて依頼できるほか、大判書類だけをピックアップしてスキャニングすることも可能です。
今回は、大判書類のスキャニングについて解説します。
実際にどんなシーンで活用されているのかにも触れますので、ぜひ目を通してみて下さい。
まずは、大判書類のスキャニングを代行業者に任せる理由を探っていきましょう。
どんなメリットがあるのか知り、スキャン代行業者に秘められた可能性を理解するのにお役立てください。
スキャン代行業者はどんな書類にも対応できるよう、大小さまざまなスキャナーを保有しています。
なかにはA0・B0サイズのスキャニングもできる超大型スキャナーもあり、本格的なスキャニングができることが分かるでしょう。
こうした専用機材は、一般オフィス・一般家庭ではほぼ見られません。
ごく一部の印刷所・出版社・デザイン事務所・建築事務所向けの商品であり、スキャナー自体の生産もそう多くおこなわれていないのです。
社内でのスキャニングが難しいサイズであれば、遠慮なくスキャン代行業者を頼っていくのがよいでしょう。
スキャン外注業者は、大判種類に限らずさまざまなスキャニングの扱いに長けています。
大判書類をどの向きでどうスキャニングすると綺麗に写るか、どこに保管しておくのが一番ダメージが少ないか判断してくれることがメリットだと言えるでしょう。
乱雑なオフィス内で無理矢理スキャニングするより、安全かつ確実にデータ化できるのです。
また、過去積み上げてきたノウハウも多数あるため、「こんな書類でもスキャニングできるのかな？」という疑問があれば相談してみることをおすすめします。
可否はもちろん、データの使い方やおすすめのスキャニング仕様まで幅広くアドバイスしてくれるでしょう。
スキャニングだけでなく書類そのものの扱いにも長けているため、紛失・汚損・破損への対策も十分です。
ときには年代物の書類や傷・汚れ・水濡れ跡のある書類のスキャンを任されることもあり、ひとつひとつ丁寧に扱う癖がついているのです。
無理に自社で内製化しようとして破ってしまったり、専用機材があるビジネスセンターに向かっている途中で雨にぬらしたりするよりも、確実なスキャニングができるでしょう。
大切にしたい書類であればあるほど、専門業者の力を借りた方がよいのです。
前述の通り、スキャン代行業者は大小さまざまな書類の扱いに長けているため、クオリティ高くデータ化してくれます。
影が写らないよう最大限配慮したり、折れ・曲がり・角度のズレなどは丁寧に検品したりする体制が整っており、品質を細かく指摘する必要がありません。
ダブルチェックの手間も省きやすく、納品されたデータを即時活用することもできるでしょう。
特に画質や精度が重要視される写真集や画集などのスキャンをするときにもおすすめです。
難しい書類でもスピード重視の納品が可能であり、社内で手作業スキャンするより早くデータ化できます。
オプション扱いになる場合がありますが、特急指定をすれば相場より早く納品してもらえることもあり、都合に合わせてアレンジしやすいことも魅力です。
更に納期を短縮したい場合は、自社オフィスに近いスキャン代行業者を選定しましょう。
書類の郵送にかかる日数を削減しやすくなり、早めに着手してもらうことが可能です。
ここでは、具体的にどんな大判書類がスキャニングされているのか、事例をチェックしていきましょう。
依頼のイメージを固められれば、外注できるスキャニングの範囲も掴めます。
乗り換え利用客の多い大型ターミナルステーションなどに掲示されている、大判ポスターのスキャニングが可能です。
折り畳みのシワもなるべく綺麗に伸ばしてスキャニングするため、影の写り込みも避けられます。
また、駅ホーム・電車内に設置されているポスターはもちろん、路線バスや商業施設で使われている広告商材のデータ化も可能です。
新聞など広げると大きなサイズになるものでも、スキャニングにより保存できます。
歴史的なニュースがあった日の新聞や、自分・家族・友人が生まれた日の新聞をデータすることが多く、記念保存としてのニーズが高まっています。
また、大学・教育機関・国際団体など、デジタル化したうえで講義やプレゼンテーションに使用する方もいます。
毎日変化がある新聞であるからこそ、データ化しておくメリットがありそうですね。
竣工（施行）図・マンション図面・オフィスデザイン図面など、建築関連の図面をデータ化することもあります。
専用ソフトで作成してデータ化する手法もありますが、数十年前の図面は未だに紙で管理しているケースも多く、オフィススペースを圧迫していることも少なくありません。
とはいえ万が一のメンテナンスや修繕工事に備える必要があるため破棄もできず、社内でスキャンすることもできないため持て余してしまっている企業も多いのです。
スキャン外注業者を活用し効率よくデータ化していけば、場所を取ることなくナレッジの蓄積ができるでしょう。
細かな地形や建造物まで書き込まれた大判地図をデータ化し、データ収集や加工に役立てるケースもあります。
日本地図はもちろん、世界各国の地図が持ち込まれることも多く、土地開発や農業・林業・漁業関連の企業からのオーダーが多いです。
また、歴史的価値のある地図など、隅の破れに十分気をつけたい書類であってもスキャニング可能です。
画集・写真集・イラスト集など、作り手のセンスや価値観が存分に反映されたアイテムもデータ化できます。
画質と精度を上げてスキャニングすれば、色味の違いもはっきり現れやすく、クオリティを重視できるでしょう。
ただし、著作権への配慮は必須です。 スキャン代行業者に依頼する場合、著作者の許可を取ったものもしくは著作権が切れているものだけをピックアップしましょう。
図書館・公文書館などからの依頼を受け、既に絶版になっている本のスキャニングをすることがあります。
出版社ごと倒産しているようなレア本も多く、著作権が切れたタイミングでデータ化するニーズもあるのでしょう。
価値のある書籍を後世に引き継ぐための取り組みであり、本の痛みや寿命を気にすることなく多くの人の手に取っていただけるため、大きな価値を見出せます。
博物館・資料館などからニーズがあり、歴史的価値のある史料のスキャンもおこなっています。
書簡・仏像図・地図・手紙などさまざまな史料があり、データ化することで痛みや焼失・汚損・水濡れから内容を守ります。
ときには修復された綺麗な状態で持ち込まれることもあり、なるべく当時の状態に近い状態でデータ化し、色や風合いまで表現できるよう取り組んでいます。
電車・バス・高速道路など交通インフラ関係や、電気・ガス・水道など生活インフラ関係の会社から、図面のデータ化を依頼されることも少なくありません。
青焼きやトレーシングペーパーなど特殊用紙のスキャニングもできるため、多数の方に利用いただいています。
また、これらの図面は町全体を俯瞰するような大判な物であることが多く、専用機材が欠かせません。
書類ではありませんが、着物・帯・ネクタイなどのスキャニングも可能です。
伝統高原品ならではの柄・模様をデータにして残したい場合に使いやすく、Photoshopなどを使って加工することで色合いを当時の状態に近づけることができます。
他に代えがない1点物であるからこそ、万が一の紛失や痛み対策としてスキャニングしておいた方がいいのかもしれませんね。
ここでは、スキャン代行業者を使わずに大判書類をスキャニングする方法を紹介します。
基本的にクオリティ・スピード共に優れていて高いコストパフォーマンスを発揮するのはスキャン代行業者ですが、どうしてもコストを削減したいときなどに参考にしてみましょう。
ターミナルステーション周辺や都心のビジネス街には、大型のビジネスセンターが設置されていることが多いです。
ビジネスマン以外も気軽に利用できるものから、あらかじめ会員登録が必要な限られた方宛のものまで幅広く、用途ごとに使い分けられます。
スキャニング用の大型スキャナーやオーバーヘッドタイプブックスキャナーなども設置されており、A0サイズ以上の書面もデータ化できます。
受付に常に人がいるため操作方法を質問しやすいほか、セルフではなく外注で依頼することもできるため、検討してみるとよいでしょう。
ただし、基本的にスキャン書類は自分で持ち込む必要があります。
スキャニングしたい大判書類が大量にある場合は別途相談できますが、移動中のダメージも十分視野に入れておく必要があるでしょう。
また、まだまだ設置店舗数が少なく、ビジネス街から離れた場所や地方ではビジネスセンターの利用が難しいケースも多いです。
A4サイズなど一般的なスキャナーの合成機能を活用し、何回かに分けて大判書類をスキャニングする方法があります。
例えばA3書類等の場合、書類を半分に折りたたんで表面と裏面と分けてスキャンし、後に合成して1つのデータとして合成することができます。
新たなに大きなサイズのスキャナーを購入する必要がなく、初期投資を抑えられることがメリットだと言えるでしょう。
また、大判なキャリアシートなど、半透明シートを書類に挟み込んでスキャンすれば、痛みのある書類も保護できます。
ただし、0.1mm単位のズレもなく正確にスキャンするのは難しいでしょう。
スキャニングする面を変えるごとにどうしても少しずつズレてしまい、合成した際にA4サイズごとの分かれ目にスジが入ってしまう可能性があります。
読み取る書類が大きければ大きいほど読み取りのムラが出やすいため、クオリティは二の次でいいという場合にのみ活用するのがポイントです。
大判書類を綺麗な床に広げ、上からスマホやデジカメで撮影する方法です。
全体が写る十分な高ささえあれば最も簡単な方法であり、コストもかかりません。
一方で、カメラの性能にスキャニングクオリティが左右されやすいという特徴があります。
書類は大きい場合、フォーカスが合わず、特定の場所ははっきり写っているけれど他の場所はボヤけているということになりかねません。
また、床や壁など書類以外の部分も写り込んでしまったり、画像データとしてしか保存できなかったりする点も承知しておく必要があるでしょう。
複数のデータを1つのPDFにしたいときや、そもそも広げられるほどのスペースを用意できない場合、この方法はあまり使えません。
スキャン外注業者の用途は幅広く、一般的なサイズの書類以外にも、大判書類のデータ化が可能です。
ポスター・新聞・建築図面・地図・画集や写真集・絶版書籍・史料・着物など、多種多様なアイテムをデータ化できるため、自社に眠っているものがあればデータ化を検討してみましょう。
また、「こんなものもスキャニングできる？」などの疑問があれば、相談してみましょう。
HPなどに掲載されていない事例でも、機材や人的リソースを確認しながら個別対応してもらえる可能性があります。
まずは自社に合ったスキャン外注業者を見つけ、相談先兼パートナーとして協働してみることがおすすめです。
