面倒なスキャン作業を1枚3円～で業界最安値挑戦中！
毎年2月は「サイバーセキュリティ月間」として、日本政府や企業が連携し、サイバー攻撃や情報漏洩対策の啓発活動を強化する期間です。近年はサイバー攻撃の手口は巧妙化しており、標的型攻撃やランサムウェア、フィッシング詐欺といった脅威が急増しています。特に企業や自治体を狙った攻撃が増えており、一度の情報流出が大規模な損害につながるケースも少なくありません。
そのため、サイバーセキュリティ月間では、企業が改めて情報保護の重要性を認識し、具体的な対策を講じる機会となります。多くの企業はデジタルデータのセキュリティに注力していますが、紙文書の管理が盲点となりやすい点には注意が必要です。
現在、多くの業務プロセスがデジタル化されていますが、紙文書を完全に廃止することは難しく、多くの企業では契約書、請求書、社内資料などの重要書類が紙の形で保管されています。しかし、紙文書には以下のようなセキュリティリスクが存在します。
物理的な盗難や紛失
紙文書は持ち運びが容易なため、不注意による紛失や盗難のリスクが高まります。特に社外に持ち出す機会が多い場合、カバンの中からの紛失や、電車・タクシー内での置き忘れが発生しやすいです。
閲覧管理の困難さ
デジタルデータであればアクセス権限を設定することで、特定の社員のみに閲覧を制限できますが、紙文書はそうした管理が難しく、意図しない人に見られてしまう可能性があります。
災害による破損や消失
紙は水害や火災によって簡単に損傷し、場合によっては永久に失われることがあります。企業が持つ重要書類が物理的に消失すれば、業務の継続性にも影響を及ぼします。
適切な廃棄がされないことによる情報漏洩
不要になった紙文書をそのままゴミ箱に捨てると、第三者に回収されて悪用されるリスクがあります。特に、競合他社や悪意を持った個人による産業スパイ行為の標的になりやすいのが現状です。
サイバーセキュリティ月間を機に、企業はデジタルデータだけでなく、紙文書のセキュリティにも目を向けるべきです。具体的な対策として、以下のような取り組みが求められます。
不要な紙文書を減らす
業務の中で本当に紙が必要なのかを見直し、電子データでの保存を推進することが重要です。電子契約システムの導入や、社内稟議のデジタル化などを進めることで、紙文書の量を削減できます。
スキャニングを活用した電子化の推進
すでに存在する紙文書をスキャニングし、デジタルデータ化することで、紛失や盗難のリスクを低減できます。電子データとして保存すれば、アクセス権限の設定やバックアップの管理も容易になります。
文書管理ポリシーの見直し
紙文書を保管するルールを明確にし、誰がどこにどのように保管するのかを決定することで、管理のずさんさを防ぐことができます。また、保管期間が過ぎた文書は適切に処分するためのガイドラインを作成することも有効です。
シュレッダーや専門業者を利用した適切な廃棄
重要書類はシュレッダーを使用して細断するか、信頼できる廃棄業者に依頼して適切に処分することが求められます。紙文書の廃棄が適切でないと、外部に情報が流出する危険性があるため、徹底した管理が必要です。
サイバーセキュリティ対策というと、一般的にはデジタル領域に目が向きがちですが、紙文書の管理も企業の情報セキュリティの一環として考えるべき重要な課題です。サイバーセキュリティ月間を機に、企業は紙文書の管理方法を見直し、スキャニングによる電子化を進めることで、セキュリティ強化と業務効率化を同時に実現できます。
次の章では、紙文書の情報漏洩リスクについて、具体的な事例を交えながら解説していきます。
企業がサイバーセキュリティ対策を強化する中で、デジタルデータの保護には注力しているものの、紙文書のセキュリティリスクについては見落とされがちです。しかし、紙文書は管理が難しく、適切に取り扱わなければ情報漏洩の原因となります。特に、機密性の高い書類を社内外で扱う企業ほど、そのリスクは大きくなります。
紙文書の情報漏洩は、企業の信用を大きく損なうだけでなく、法的な問題にも発展する可能性があります。実際に発生した情報漏洩事故を振り返ると、紙文書の取り扱いミスが原因となっているケースも少なくありません。
紙文書による情報漏洩は、さまざまなシチュエーションで発生します。以下、具体的な事例を紹介します。
オフィス内での管理ミス
社外での紛失・盗難
誤った処分方法による情報流出
これらの事例からもわかるように、紙文書は適切に管理されなければ簡単に情報が外部へ流出してしまいます。特に、最近では物理的な情報漏洩を狙った産業スパイや不正アクセスも増えており、企業としてはより厳格な対策が求められます。
紙文書の情報漏洩リスクの一つに、不適切な廃棄 があります。企業内で不要になった紙文書を単にゴミ箱に捨てるだけでは、安全とは言えません。
特に、金融機関や医療機関、法律事務所などでは、顧客の個人情報や機密情報を含む書類を取り扱うことが多いため、適切な処理が求められます。
適切でない廃棄方法の例
このような廃棄の問題を防ぐためには、信頼できる廃棄業者と契約を結び、機密書類の適切な処分フローを確立すること が重要です。また、企業内での意識向上を図り、社員が不用意に機密書類を廃棄しないような仕組み作りが必要となります。
情報漏洩が発生すると、企業はさまざまなリスクに直面します。紙文書の管理が不十分だったことで情報漏洩が起きた場合、以下のような影響が考えられます。
企業の信用失墜
情報漏洩が公になれば、顧客や取引先からの信頼が大きく損なわれます。特に、金融機関や医療機関などでは、個人情報の流出が社会的な問題に発展するケースもあります。
法的責任の発生
情報漏洩によって被害を受けた顧客や取引先から訴訟を起こされる可能性があります。個人情報保護法や関連法規に違反する場合、企業は高額な賠償金を支払うことにもなりかねません。
業務の停滞
情報漏洩が発覚すると、社内での調査や再発防止策の策定に時間とコストがかかり、本来の業務が滞る可能性があります。特に、大規模な情報漏洩が発生した場合は、長期間にわたって業務の見直しが求められることもあります。
競争優位性の低下
企業の機密情報が外部に漏れることで、競争力を失う可能性もあります。特に、新規事業や研究開発に関する情報が流出すると、市場での優位性が損なわれ、ビジネスの成長が阻害される恐れがあります。
サイバーセキュリティ月間は、企業が情報管理体制を見直す絶好の機会です。紙文書のリスクを放置せず、適切なセキュリティ対策を講じることで、情報漏洩の可能性を最小限に抑えることができます。
次の章では、企業が取り組むべき紙文書のセキュリティ対策 について、具体的な方法を詳しく解説します。
企業が紙文書の情報漏洩リスクを軽減するためには、誰が、どの書類に、どのようにアクセスできるか を明確にし、適切な管理体制を構築する必要があります。デジタルデータと異なり、紙文書は複製が容易であり、閲覧や持ち出しの管理が不十分だと簡単に情報が外部に流出する可能性があります。
具体的なアクセス管理の方法
書類の分類と権限設定
ログ管理と監視の強化
電子化を進め、紙文書の持ち出しを制限
紙文書の情報漏洩を防ぐためには、企業全体で統一された文書管理ポリシー を策定し、社員一人ひとりの意識を高めることが不可欠です。
文書管理ポリシーの策定ポイント
不要になった紙文書を適切に処分しないと、機密情報が外部に漏洩するリスクが高まります。単純にゴミ箱に捨てるのではなく、安全な方法で廃棄することが重要です。
安全な紙文書の廃棄方法
シュレッダー処理の徹底
機密書類廃棄サービスの利用
廃棄記録の管理
紙文書の管理には、物理的なセキュリティ対策も重要です。
紙文書の情報漏洩リスクを最小限に抑えるためには、アクセス制限の強化、適切な文書管理ポリシーの策定、物理的なセキュリティ対策、適切な廃棄方法の導入が不可欠です。
次の章では、スキャニングによる紙文書の安全管理とそのメリット について詳しく解説します。
紙文書は管理が難しく、紛失や盗難、誤った廃棄による情報漏洩のリスクが常に伴います。こうしたリスクを軽減する最も効果的な方法の一つが、スキャニングによるデジタル化 です。
文書を電子データとして管理すれば、以下のようなセキュリティ強化が可能になります。
アクセス権限の設定
紛失や盗難のリスクを低減
データの検索性向上と業務効率化
企業がスキャニングを導入することで、業務の効率化やコスト削減にも大きなメリットがあります。
書類の管理コストを削減
業務プロセスの迅速化
BCP（事業継続計画）の観点からも有効
スキャニングで電子化した文書を、クラウドストレージを活用して管理することで、さらに多くの利点が得られます。
どこからでもアクセス可能
強固なセキュリティ対策
データのバックアップと復元が容易
紙文書の管理は、企業のセキュリティ対策において重要な課題の一つですが、スキャニングによる電子化を進めることで、情報漏洩のリスクを低減し、業務効率化やコスト削減を同時に実現できます。
次の章では、スキャニングアウトソーシングの活用と選び方 について、より具体的に解説します。
スキャニングを社内で行うことも可能ですが、業務負担や機器コストの面から、スキャニングアウトソーシングの活用 を検討する企業が増えています。特に大量の書類を短期間で電子化する必要がある場合、外部の専門業者に依頼することで、コスト削減と業務の効率化を両立できます。
しかし、外部委託をする場合、セキュリティ対策が万全でなければ、情報漏洩のリスクが高まります。信頼できるスキャニングアウトソーシング業者を選ぶ際には、以下のポイントを重視する必要があります。
情報セキュリティ対策が厳格であること
書類の輸送・保管時の安全性
データの管理方法と納品形態
コストと納期のバランス
スキャニングアウトソーシングを導入する際には、契約内容をしっかりと確認し、情報管理に関する明確なルールを策定することが重要です。
機密保持契約（NDA）の締結
業務プロセスの透明性の確保
スキャニング後の原本の取り扱い
スキャニングアウトソーシングを導入することで、業務の効率化が可能になりますが、より効果を高めるためには、業務フロー全体を見直すこと も重要です。
社内でのスキャン対象書類の選別
OCR（光学文字認識）を活用して検索性を向上
クラウドストレージや文書管理システム（DMS）との連携
スキャニングアウトソーシングを活用することで、業務の効率化、情報漏洩リスクの低減、コスト削減 など、多くのメリットを享受できます。しかし、信頼できる業者を選定し、契約内容や管理体制をしっかりと整備することが不可欠です。
次の章では、サイバーセキュリティ月間を機に、企業が取り組むべきデータ管理の未来 について解説します。
サイバーセキュリティの脅威がますます高度化する中で、企業の情報管理に求められる基準も変化しています。特に、紙文書のデジタル化 は単なる業務効率化の手段ではなく、企業の競争力を左右する重要な要素となっています。
近年、デジタル文書管理のトレンドとして以下のような動きが見られます。
ゼロトラストセキュリティの導入
ブロックチェーン技術を活用した文書の真正性保証
AIを活用した自動分類・検索の高度化
クラウドベースの文書管理の標準化
完全なペーパーレス化が難しい企業や業界においては、紙とデジタルのハイブリッド管理 という選択肢も有効です。例えば、以下のような方法が考えられます。
スキャニング＋原本保管のルールを明確化
デジタルワークフローと紙文書を連携
紙文書の管理プロセスのデジタル化
サイバーセキュリティ月間の取り組みを一過性のものにせず、長期的な情報保護戦略として定着させること が重要です。企業が持続的に取り組むべき施策には、以下のようなものがあります。
定期的なセキュリティ監査とポリシーの更新
社員向けセキュリティ研修の強化
最新技術を活用したセキュリティ対策の導入
サイバーセキュリティ月間は、企業が自社の情報管理体制を見直し、データセキュリティの強化を図る絶好の機会です。紙文書のデジタル化やスキャニングアウトソーシングの活用を通じて、企業は情報漏洩リスクを低減し、業務の効率化とコスト削減を実現できます。
今後、デジタル文書管理の進化やクラウド技術の発展に伴い、企業の情報管理のあり方も変化し続けるでしょう。サイバーセキュリティ月間を単なる啓発活動にとどめず、持続的な情報保護戦略として活用し、企業の競争力を高めることが重要です。
これからの時代、単に「守る」だけでなく、「攻めの情報管理」を実現するために、デジタル技術の活用と継続的な見直しを行っていくことが求められています。
【これまで３５０社以上の事務業務を代行させて頂いたアウトソーシングサービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン端末・タブレット端末・コピー機・スキャニング機器などを使った単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・販促作業・軽作業などを社内スタッフが行うと、御社のコストと時間が無駄になります！
パソコン業務・オフィス軽作業の業務代行サービス「ビ―アウト」のクライアント様は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と豊富な経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
弊社では、事務作業の確実性やスピード力に比してサービスを低価格でご提供しており、これまで３５０社以上のクライアント様にご満足頂いています。ビーアウト業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるコンテンツ作成・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイトを検索して企業情報の営業リスト作成代行」「企業が持つホームページのブログ作成代行」「メールでのDM送信」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」など様々です。
もし、御社のスタッフがパソコン・iPad・コピー機・スキャン機器などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」で捉えていらっしゃるかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
もっと言うと、その単純事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えない部分を考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だとよく伺います。
その中で、何とか企業様が抱える問題を解消する方法はないかと考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・ホームページ記事作成・SNS投稿などの単純作業を低コストで代行する事務アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コスト＆スピーディー＆正確」に実現できます。
単純なPC事務作業や軽作業の外注代行サービスをお考えなら、ぜひ一度弊社にご相談ください。
