面倒なスキャン作業を１枚４円～で業界最安値挑戦中！
スキャニングを業者に依頼したいけれど…
「データ化はどんな流れで進めていくの？」
「わたしは何をすればいいの？」
「どの作業代行業者を選べばいいの？」
「発注時のトラブルって、何か対策はないの？」
「会社の大量のスキャニング業務を、委託サービスを使ってできない？」
そんな疑問を抱いているあなたにピッタリの情報をお届けします。スキャニングの業務委託、作業代行について、目から鱗の裏ワザまで…このページでお届けする情報はきっとあなたの為になること間違いなし！最後までご覧ください。
まずは、そもそもどの業者に依頼すればよいのかを見ていきます。
パート1では数あるスキャニングサービス業者の中から、どんな業者を選べばいいのかをさっとお伝えします。
どんな業者？のイメージをフワッと掴んでくだされば思います。個人、企業でスキャニングしデータ化したい方、必見です。
これが1番の業者の選び方なのです。
レスポンスが早い＝お客様を大事にしていると言えます。
細かい要望や依頼内容を会話の中から汲んで、実現してくれそうな信頼感を得られる業者を選びましょう。
見積書を取る過程の中で、一番見極めてほしいのは、その業者の担当者がコミュニケーションを取るのがうまいか否かという意味。
「料金が安いかどうか」「見積書を確認するだけ」という意味もありますが、たった1つ見積書を取るというアクション。そこで業者の良し悪しがわかってしまうんです。伝えた要望がきちんと盛り込まれて反映されている見積書かどうかを確認しましょう。
それでも業者にコンタクトを取りにくかったり、最初のアクションに尻込みしてしまったりする方もいるのではないでしょうか？
しかし、自発的に・積極的に業者を探すことはスキャン成功のカギです。まずはメールで連絡してみるなど、ご自身にとってハードルの低い連絡方法でコンタクトを取ってみてはいかがでしょうか。
また、信頼できる業者はコミュニケーションがとっても上手なんです。言葉を変えると、担当者が優秀！
コミュニケーションの「上手い下手」これは実際に行動し、比較してみないと分からない事です。積極的に業者比較を行ってみると、ご自身に合ったスキャニング専門のサービスに出会えますよ！
ここまで、委託業者選びのポイントを3つご紹介いたしました。ご自身にとってやり取りがしやすいと感じる業者が最も重要なポイントということがわかりますね。
コミュニケーションが上手にできないと、要望が確実に反映されない可能性があるからです。業者を選ぶ際の一つの尺度としてご参考になれば幸いです。
「確信できる様な決め手が見つからない！」
「業者で選んでも、やっぱり同じだ。」
パート1をご覧になっても、まだまだお悩み深い、そんなあなたへ。ここポイント パート2を読めば、一歩進んだスキャン業者の選び方がわかります。どの業者にスキャニングを依頼すべきなのか、料金以外の自分軸の選び方ができるようになるようになります。
あなたの一番叶えたいリクエストは何ですか？要望・希望・リクエストに似合う見積業者に依頼しましょう。
【リクエストの例】
・低予算：お金がかからないプランがいい
・簡単内容：白抜き・切り取りだけでいい
・大至急！：お金がかかってもいいから早くして欲しい
・要相談：時間もお金もないけど、どこまでできるの？
・大量！：大量だけど安い・早い仕上がりがいい
OCRは、テキストデータ化を実現するための必見ツール！画像データとして読み取ったものをテキスト化すること。この処理を行うことで、テキスト検索することが可能となります。
専用ツールを組み合わせることで自分のデジタル本棚の中から本の文章をすぐに検索できるようになります。
例えば、頭にある印象に残った文章があるけど、どの書籍に書かれていたかわからない…なんて時に文章検索をすることで本を一瞬で見つけることができます。
技術書や小説、実用書など文章項目から検索したい人には便利です。
PDFなどのファイル名を書き換え変更するサービス。これは通常、代行業者が定めたファイル名を指定しますがファイル名変更オプションを選択すると書籍やフォルダのタイトル、巻数を含んだファイル名に変更してくれます。
例えば通常は『10_001.pdf』といったファイル名を指定して納品されますが、社内報のスキャニングを依頼した際『社内報（書籍名など）_2010（発行年）01（ページ数）.pdf』のように、どの書籍なのか、目視でわかるファイル名を指定して納品してもらえます。
大判、大判辞書、図面、雑誌、ポスター
大きいサイズをスキャンするには、特殊な機械が必要。業者によっては「A3まで」など大きさを指定しているところもあります。あなたの持っているものは、実寸大で業者のスキャン機にかけられるかどうか？各業者のHPを見るか、見積り前に電話確認してみるのもおすすめです。
絵画、写真、高DPI、高解像度、とにかく、質の高くて精度の高いスキャンをしたい！という方もいるのではないでしょうか。
自炊（セルフスキャン）ではどうしても、歪みが出てしまい、実寸大の高画質スキャンとはいきませんよね。「業者の写真スキャンは違いがある！」のは本当。仕上がりの美しさを推している業者へ、頼んでみるのが吉かもしれません。
・納期→中には特別早く納期指定できる業者もあります。
・割引→1000枚以上割引など、行っている業者もありますよ！
ここまで、業者選びのポイントを紹介しました。何をどのようにスキャンし、その後の管理方法まで決めておけば、業者選びはスムーズに進みます。また、決められないことがあったとしても、電話やメールなどで相談すれば、担当者がどのような対応をするかによっても業者選びの材料になるでしょう。
スキャンを依頼しようと思い立ったらまず、どこに依頼するかを吟味してみましょう。
次に、依頼したい業者に見積もりを依頼した場面でどうすればよいのか、細かくご紹介致します。
まず、見積書を見て金額に納得できますか？そして、伝えた要望にはこたえられているでしょうか？
| 見積書チェックのポイント | |
|---|---|
| ①価格 | お客様の要望に応じた枚数・OCR等に準じた金額、期間などに準じた金額が記載されています。 |
| ②納期 | 納期はこちらで間違いないですか？ |
| ③オプション | オプションの料金が書かれてあります。 |
| ④各所確認 | 記入したヒアリングシートと見積書に、依頼枚数などの相違点がないか確認する。 |
一社の見積書だけで、決断しようとしていませんか？各社の見積作成はほぼ無料。だから、まずは気になった複数の業者から見積書をもらいましょう。業者の特徴・比較できる部分が浮き彫りになり、さらに具体的な感触をつかむことができますよ。
見積時おすすめチェックポイント
・【安い・高い】
・【要望を汲み取ってくれている・汲み取ってくれていない】
・【電話があった・電話がない】
・【特急仕上げが可能・特急仕上げが不可能】
見積もりを取ると、各会社の特徴・比較できる部分が出てきます。このページできっとその判断材料を得ることができたのではないでしょうか？
お見積もりはこちらから >
見積書を見るうえでの注意点はつかめていただけましたでしょうか。
次に、見積書を見たうえで業者を決定し、いざ発注という場面で起こりうるトラブル事例をまとめましたのでご覧ください。
「郵送で書類・書籍・紙媒体を送ったが、外注先に届いていない？！？！」
トラブルが発生しやすい原因、それはデータの受渡しにあります。
事前に担当者と、以下の点をしっかり話し合ってから発注にかかりましょう！
その他チェックポイントも以下にまとめてみました。
意外と多いのが住所の入力ミスです。明らかに間違った住所で最終的に送り主に届くという事もあります。しっかりと郵送先の住所の確認を行ってください。
スキャンの外注・委託業者では宅配便で１日に何個も届くことが往々にしてあります。合計で何個郵送したのか必ず伝える事が重要です。
例：段ボールで８個郵送します
配送時に汚れてしまい、届くまでに配送におけるトラブルが発生している可能性もございます。これは責任の所在もハッキリしないので、届出人と受取人の双方が困ってしまいます。配送時に「水濡れ厳禁」「逆さま厳禁」など必要な情報を書き入れ、トラブルを未然に防止しましょう。
「郵送でデータを送ったから、到着まで2日かかると言われてしまった。」
納品方法には、沢山の方法が！これは事前に担当者を話し合っておく大切なポイント。納品方法によっては、データの完成日と納品日が必ずしも一致しないことがあります。その他チェックポイントも以下にまとめました。見積もりの段階で的確に伝えると、あとはスムーズですよ♪
原本の返却の際、希望日がある場合は必ず伝えましょう。スキャニングの代行業者では納品データの確認をお客様にしてもらって→返却…という流れが一般的。
「この日までに返して」という大事な連絡は早めに伝えましょう。
「JPEGだと思っていたのに、開いたらPDFだった…」
このようなことにならないために、拡張子は何にするのか、今後のデータの転用も考えると重要なポイントです。拡張子は何にするのか、事前に担当者と決めておきましょう！
「3日たっても仕上がっていなかった…」
普通の納期の目安は、大体1週間～10日ほどです。これより早い仕上がりを希望する場合は、スピード仕上げのサービスが適応され、追加料金がかかる場合がほとんどです。3日で仕上がりを希望する場合は、きちんとその旨を担当者に事前に伝えましょう！
また、営業日は基本的には【月火水木金の５営業日】です。長期休暇（年末年始、盆、GW、大型連休など）は会社毎に休みが異なりますので時期によっては、納期の変動が出てくることになります。口頭やメールでしっかり確認を行う必要があります。
「もしかしたら●枚くらい増えるかも・・・」
「先ほどのヒアリングシートでは、○○枚だけど、見直したら○○枚だった」
「特急仕上げが必要になった！」
後から訂正するポイントは、必ずと言っていいほど発生するもの。多少の変更や修正点でしたら、ほとんどの業者が柔軟に対応してくれます。至急に変更が必要な場合や、すぐに返答が必要な場合は電話してみるのが最良です。
至急の対応をしっかりしてくれる業者。アフターフォローをしてくれる業者。こんないい業者には、今後もスキャニングが発生した際に頼みたいですよね♪トラブルを避けるためには、迅速で確実な連絡方法の電話連絡が吉。業者と連絡をとる際にぜひ試してみてくださいね！
冒頭で抱いていたあなたの疑問…答えは分かりましたか？
「一体どんな流れで進めていくの？」
「わたしは何をすればいいの？」
「どんな業者を選べばいいの？」
「発注時のトラブルって、何か対策はないの？」
「会社の大量のスキャニング業務を、委託サービスを使ってできない？」
こんな疑問の解決に、少しでもお役立ちいただければと、このページを作りました。スキャニングの不安は当たり前に沸くものです。でも、そんなあなたや、企業に寄り添いたいとビーアウトは考えています。
最後までご覧くださり、誠にありがとうございます。
丁寧で、真摯に対応するビーアウトへ、是非一度スキャニングの見積をさせてください♪
https://b-outsource.com/scan/
【スタッフ】
・全員が日本人
・軽作業が得意
・専門的に作業する人材が豊富
【技術】
・根気よく続けられて手際の良さも自慢
・十分な人員が確保されている
・正確性の高さ
・トリプルチェックを実施
作業効率だけでなく、作業品質に自信をもって、ご対応しております！
【お取引実績】
大手企業 法律事務所 商社 教育機関 医療機関 病院 クリニック 介護施設 サービス業 美容業 建設業 流通事業 個人事業主 個人
すでに様々な企業・団体様から、沢山のご依頼をお受けしている実績があります。
【過去作業実績】
本 図面 譜面 手書きルーズリーフ 地図 カタログ 雑誌 手書き書類 原稿 契約書 納品書 請求書 人事書類 文集 帳簿 伝票 経理書類 領収書やレシート 名刺 B4 A2 A3 A4 タブロイド版
【スキャニングに最適な事例】
テレワーク リモートワーク 紙書類の電子化 スペース削減 脱オフィス クラウド共有 クラウド化 会社のコスト削減 省スペース化 オフィスのクラウド化
BCP リスクヘッジ 事業継続計画 原本消失リスク回避 オフィス卒業
