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企業経営において、「内部統制」という言葉が近年ますます重みを持つようになっています。法令順守や不正防止、情報の正確な開示といった目的のもと、企業は内部統制の仕組みを構築・運用することが求められています。特に上場企業だけでなく、中堅・中小企業でも取引先や金融機関、監査法人からの評価の指標として「内部統制が整っているかどうか」が重視される時代になりました。
こうした流れの中で注目されているのが、「紙書類の管理」と「スキャニングを活用したデジタル化」です。文書管理は内部統制の根幹にかかわる要素のひとつであり、契約書・請求書・稟議書・人事書類など、企業活動のあらゆる場面で発生する紙文書が、適切に保管・検索・確認・保存されているかどうかは、統制の有効性を測る大きな判断材料となります。
しかし現実には、多くの企業がいまだに紙による書類管理に頼っており、「誰がいつ承認したか分からない」「過去の書類が倉庫の奥に埋もれている」「重要書類を紛失した」といった状況が放置されています。特に組織が大きくなるにつれ、紙文書の所在が不明確になるケースが増え、統制の形骸化を招いてしまうのです。
こうした背景のもと、紙の書類をスキャニングしてデジタル管理する取り組みが、内部統制の強化と業務効率化の両立手段として注目を集めています。デジタル化によって文書の保存・検索・監査証跡の整備が格段に容易になり、組織としての透明性と信頼性が向上することは、企業評価の面でも大きなプラスとなるのです。
この記事では、内部統制における紙書類管理の重要性に触れながら、スキャニングの活用がどのように統制の質を高め、業務改善につながるのかを順を追って解説していきます。
内部統制というと、「不正防止の仕組み」「職務分掌」「承認フロー」などの仕組みに目が行きがちですが、実際にはそれらの運用を裏付ける文書管理こそが内部統制の信頼性を支える土台となります。特に、業務の証跡となる書類が適切に保管・管理されていなければ、統制が実態を伴っていないとみなされる可能性が高くなります。
ここで注目すべきは、多くの企業において、紙で保管されている書類が内部統制上の“穴”になっているという点です。たとえば、以下のような事例はどの企業でも少なからず発生しているのではないでしょうか。
契約書の原本がどこにあるかわからない
書類の保管が部署ごとにバラバラで、社内ルールが存在しない
上司の押印はあるが、誰がいつ承認したのかが記録されていない
書類の改ざんが発覚しても、履歴が追えない
倉庫がパンパンになっていて、過去の資料を探すのが一苦労
こうした状態では、業務の透明性や説明責任を果たすことが困難であり、万一トラブルや監査が発生した際には、統制不備と判断されるリスクも否定できません。
特に近年では、監査法人や取引先による内部統制に関するチェックの目が厳しくなっており、紙の文書の扱い方にまで踏み込んで確認されるケースが増えています。「紙のまま保管しているが、アクセス制御も履歴管理もできていない」となれば、たとえ社内で手順が存在していても、形式的な統制とみなされる可能性があります。
また、災害や事故によって紙の書類が失われるリスクも見過ごせません。BCP（事業継続計画）の観点からも、物理的な紙だけに依存した管理体制は、企業として脆弱な状態と言えます。
さらに、こうしたリスクは企業の規模や業種に関係なく存在しており、特に中小企業においては「内部統制＝大企業のもの」という認識のまま、紙書類の整備が後回しにされている傾向があります。しかしながら、金融機関との関係強化や補助金申請、上場準備といったシーンにおいて、文書管理体制の整備が求められるケースは確実に増えているのです。
このように、紙書類の管理状態がそのまま企業の信用や評価に直結する時代において、紙をスキャニングして適切に電子管理することは、統制の実効性を高める上で欠かせない施策となりつつあります。
次章では、紙による管理がもたらす非効率とリスクの実態、そして外部評価の観点から見た問題点を掘り下げていきます。
紙書類による管理が今なお多くの企業で続けられている一方で、それが業務や統制の実務において深刻な非効率を生み出している現実は見過ごせません。特に2025年を目前に控えた現在、外部監査や内部監査に対する要求が高まる中で、紙に起因する課題は単なる「手間」ではなく、企業評価に影響するリスク要因となりつつあります。
以下では、紙管理が引き起こす代表的な5つの課題を整理し、それがどのように監査対応や統制評価に関係してくるのかを見ていきます。
紙書類は物理的な管理が前提となるため、必要な書類を探すのに多くの時間がかかります。特定の契約書や承認書を倉庫やキャビネットから探し出すには、関係部署への問い合わせや現物確認が必要となり、1件あたり数十分のロスが生じることもあります。これは業務効率を大きく下げるだけでなく、監査対応時に「即時に証憑を提示できない」ことが問題視される要因になります。
紙による稟議や決裁は、印鑑を押すだけで終わるケースが多く、承認日時や承認者の意図が明確に残りません。また、回覧中に書類が紛失する、改ざんが行われるといったリスクも否定できません。監査法人から見れば、「なぜこの契約が承認されたのか」という経緯が追えない状態は統制不備に該当します。
紙書類は保存義務があるため、数年〜十数年単位での保管が必要です。これによりオフィスの保管スペースが逼迫し、外部倉庫に移す場合は継続的な費用も発生します。紙が増えるほどに管理コストも比例して上がり、保管切れ文書の廃棄手続きなど、非生産的な業務にリソースが割かれます。
紙書類は誰でも手に取れる・書き換えられるという点で、セキュリティリスクが非常に高い形式です。ファイリングミスによる行方不明、意図的な差し替え、社外持ち出しによる紛失など、内部不正を助長する温床にもなり得ます。実際に企業不祥事の調査では、「文書管理が甘く、不正の痕跡が残っていなかった」といった事例も多数報告されています。
地震・水害・火災といった災害リスクが増す日本において、紙しか存在しない書類は極めて脆弱な存在です。防火・防水対策が万全でない倉庫や書庫に保管されている書類は、突発的な事象によって一瞬で失われる危険があります。BCP（事業継続計画）の観点からも、紙依存は避けるべき状態です。
こうした課題の累積が、現在進んでいる外部監査の厳格化によって一層浮き彫りになっています。監査法人による統制評価では、単に文書が存在するかではなく、「誰が・いつ・どのように」管理し、必要時に即時で提示・説明できるかが問われます。紙のままでは、それらを証明することが困難になり、評価を下げられる可能性もあるのです。
このような状況を打開する手段として注目されているのが、紙書類のスキャニングによるデジタル管理です。次章では、なぜスキャニングが内部統制の強化につながるのか、その具体的な理由と仕組みを解説していきます。
これまで見てきたように、紙書類による管理には多くの課題が伴い、それが内部統制の信頼性や監査対応の実効性を損なう要因となってきました。では、紙をスキャニングして電子化することで、内部統制はどのように強化されるのでしょうか。
本章では、スキャニングによって得られる「統制上のメリット」を具体的に解説していきます。
紙の書類は「物理的にそこにあるだけ」で、検索性や証明力に乏しいのが難点でした。これに対して、スキャニングによって電子化された書類は、保存先やファイル名を適切に設計することで、必要なタイミングで迅速に取り出すことが可能になります。
監査や社内チェックにおいても、「誰が・いつ・どのような書類を承認したか」がすぐに提示できる状態であることは、統制が有効に機能していると判断される重要なポイントとなります。
紙書類は物理的な書き換えや持ち出しが可能であるため、内部不正や情報漏えいのリスクが常に付きまといます。これに対し、スキャニングで得られたPDFなどのデジタルデータにはパスワード保護や編集制限を設定でき、アクセス権限を持つ者のみに閲覧・操作を限定することができます。
さらに、アクセスログや履歴管理の仕組みを導入すれば、万一の不正アクセスや情報の持ち出しに対する監視体制も強化されます。これは、J-SOX（内部統制報告制度）などの監査基準においても高く評価される対応です。
スキャニングは単なる保存手段にとどまらず、ワークフローシステムや承認ツールと連携させることで、業務プロセス自体を可視化・標準化できます。たとえば、申請書をスキャンして承認フローに自動で添付すれば、稟議・決裁の流れが一元的に管理され、内部統制上の証跡が明確に残ります。
これにより、「承認者が誰か分からない」「承認日が不明」といった紙管理ならではの曖昧さが解消され、統制の透明性が飛躍的に高まります。
紙ベースの業務では、誰がどこに何を保管しているかが個人の記憶に依存しがちで、属人化が進行します。これは引き継ぎの困難さや、管理漏れの原因となり、内部統制における大きなリスクです。
スキャニングを通じて書類を電子管理し、ファイル体系や命名ルールを統一することで、「人ではなく仕組みによる統制」が実現します。これこそが、長期的に持続可能で監査対応にも強い統制体制を構築するための鍵です。
スキャニングによって電子化された書類は、クラウド保存やリモートアクセスが可能になります。これにより、災害時やパンデミックなどの緊急事態においても、事業継続（BCP）に必要な証憑類へすぐにアクセスでき、意思決定の迅速化と業務の継続性が確保されます。
これは、単なる業務効率だけでなく、「組織としての信頼性」そのものを高める施策でもあります。
このように、スキャニングの活用は内部統制の“補助”ではなく、“中核”を支える存在へと変化しつつあります。特に外部評価を意識する企業や、将来的に上場を視野に入れている組織にとっては、いまや避けては通れない取り組みといえるでしょう。
次章では、このスキャニング導入によって内部統制とともに業務効率化も両立できる点について、より実務的な視点からご紹介します。
スキャニングは、単に紙の書類をデジタル化するだけの作業に見えるかもしれません。しかし実際には、その導入が企業全体の業務効率化と組織の信頼性向上の両面に大きなインパクトを与える「業務構造の転換点」とも言える取り組みです。
この章では、スキャニングがもたらす具体的な効率化効果と、それによって企業にもたらされる信頼性の向上について見ていきます。
紙書類の管理では、必要な情報を見つけるために物理的な検索作業が必要です。たとえば、過去の契約書を探す際に、倉庫から段ボールを引っ張り出して中身を確認する──こうした作業に膨大な時間が割かれている企業は少なくありません。
スキャニングによって書類がデジタル化され、フォルダ階層やファイル名、あるいはOCRでテキスト検索が可能になれば、情報は「探す」ものではなく「すぐに使える」資源となります。これは業務のスピードアップだけでなく、ミスの削減や顧客対応の迅速化にもつながります。
紙による情報管理は、どうしても「部署単位」「拠点単位」の管理に偏りがちです。その結果、同じ書類を何度もコピーして使い回したり、部門間で情報が分断されてしまうことが起こります。
スキャニングによって文書がデジタル化され、社内ネットワークやクラウド上で共有可能になることで、情報は全社的な資産となります。特に本社と支店間、現場と管理部門間といった物理的に離れた組織間での情報連携が格段にスムーズになります。
紙文書の運用は、「誰が何をどこに保管しているか」が属人的になりやすく、人の異動や退職によって大きな情報ロスが発生するリスクがあります。スキャニングによって書類を共通の仕組みで管理できるようになれば、業務の属人化は大きく減少し、誰でも必要な書類にアクセスできる体制が整います。
これにより、担当者しかできなかった業務が他のメンバーでも対応可能になり、業務分担の柔軟性が高まり、組織全体の生産性向上にもつながります。
情報開示が重要視される現代において、書類管理の整備状況はそのまま「企業としての信頼性」に直結します。監査法人・取引先・金融機関・行政など、あらゆる対外関係者は、「この会社は統制が効いているか？」「不正が起きにくい管理体制か？」を見極めようとしています。
スキャニングを活用し、文書管理を整備していることは、それ自体がガバナンス強化の一環として高く評価されます。実際に、スキャニング体制の整備を進めた企業が、与信審査での評価や補助金申請時の加点要素として扱われたケースも出てきています。
このように、スキャニングの導入は「単なる作業の効率化」を超えて、企業全体の組織力・信頼力を底上げする大きな推進力となります。効率性と統制力、そして評価の向上を一挙に狙えるこの施策は、もはや一部の先進企業だけの話ではありません。
次章では、スキャニングを導入・運用するうえで特に「内部統制の視点」で押さえておきたいチェックポイントをまとめていきます。
スキャニングの導入が内部統制の強化につながることは明らかですが、その効果を最大限に発揮するためには、「正しく運用できているかどうか」が極めて重要です。運用フェーズに入った後も、統制上の抜けや曖昧さが残っていれば、せっかくの取り組みも監査で評価されにくくなる恐れがあります。
この章では、スキャニングを導入・運用するにあたり、内部統制の観点から押さえておくべきチェックポイントを「事前準備」「実施」「運用後」の3つのフェーズに分けてご紹介します。
スキャン対象の文書範囲は明確か？
→ どの業務、どの書類を対象とするかを明文化しておく。法定保存文書など優先順位も整理。
保存期間や保管方法はルール化されているか？
→ 電帳法や業種ごとの保存義務に則った保存体制を設計。
スキャンデータの命名規則は統一されているか？
→ 検索性と再利用性を高めるため、部署ごと・書類種別ごとに命名パターンを設定。
スキャン精度（画質・読み取り精度）は基準を満たしているか？
→ 契約書や証憑などは不鮮明なスキャンだと監査に耐えられない可能性あり。
OCR処理は適切に行われているか？
→ テキスト検索可能なPDFを標準にし、後工程（検索・確認）との連携を意識。
タイムスタンプや履歴の記録は対応しているか？
→ 電帳法対応やJ-SOXの観点から、改ざん防止・変更記録の仕組みを明確に。
アクセス権限は適切に管理されているか？
→ 誰がどの書類にアクセスできるかをシステム上で明確化。閲覧・編集・削除の制限も重要。
スキャン済み文書のバックアップ体制はあるか？
→ 自社サーバー＋クラウドなど二重化して保存。災害時の復旧体制も想定。
ルールの見直しと社内教育は継続しているか？
→ 社員の入れ替わりや業務変更に合わせて、運用ルールのアップデートと研修を実施。
スキャニングは導入するだけで全てが解決するわけではありません。むしろ、導入後の「運用設計」こそが、統制強化や効率化に直結する鍵となります。上記のようなチェックリストをベースに、導入後のPDCA（計画→実行→評価→改善）を継続することが、スキャニングの真価を引き出す上で不可欠です。
次章では、こうした運用や整備が難しい場合に活用すべき「外注（アウトソーシング）」の活用法と、信頼できる業者選定のポイントをまとめます。
ここまで、紙文書のスキャニングが企業の内部統制と業務効率化の両立においていかに重要な役割を果たすかを見てきました。制度対応、監査準備、働き方改革、セキュリティ対策など、あらゆる角度から見ても、紙のまま管理を続けることはもはや大きな経営リスクと捉えるべき時代です。
しかし、スキャニング導入に踏み切ろうとしても、「どこから着手すべきか分からない」「社内体制が整っていない」「スキャン作業に割ける人員がいない」など、現場レベルでのハードルが依然として高いのも事実です。こうした課題を乗り越え、スキャニングを成功させるための現実的な視点と行動について、本章でまとめます。
スキャニングには、物理的な作業工程が多く含まれます。書類の仕分け、ホチキス外し、原稿の整え、スキャン設定、ファイル命名、納品形式の調整……これらをすべて社内で行うには、それなりの時間と人員を要します。
そこで、近年多くの企業が導入しているのが**スキャニング業務の外注（アウトソーシング）**です。信頼できるスキャニング代行業者に依頼することで、以下のようなメリットが得られます：
専門オペレーターによる高品質なスキャン処理
作業期間の大幅な短縮（大量書類も短期間で対応可能）
文書の種類や保存年数に応じたファイル命名や分類の提案
セキュリティ対策（ISO・プライバシーマーク取得など）を備えた安全な取り扱い
特に、経理・人事・総務部門での書類が溜まりがちな企業や、長年倉庫に保管してきた過去文書を一気に整理したい場合には、外注の活用が最も効率的かつ実行可能性の高い手段と言えるでしょう。
外注を検討する際には、価格や納期だけでなく、内部統制の観点から「信頼性」「管理体制」「対応実績」などもしっかりと見極める必要があります。以下の点を確認することで、業者選定のリスクを大きく減らすことができます。
セキュリティ体制が明確か：社員の守秘義務契約、入退室管理、監視体制など
法令対応に精通しているか：電子帳簿保存法や個人情報保護法に準拠した運用の実績
ファイル名ルールや納品形式が柔軟に設計できるか：自社システムへの取り込みやすさも重要
スキャン後のサポートがあるか：クラウド保存代行、バックアップ対応、リネーム・再分類対応など
自社と同業種・同規模での実績があるか：具体的な事例を出してもらうと安心材料に
これらの条件を満たす業者であれば、単なる作業代行ではなく、「統制強化のパートナー」として、社内体制づくりをサポートしてくれる存在になります。
紙からの脱却というと、どうしても「効率化」「省スペース化」「コスト削減」といった面が強調されがちです。しかし、スキャニング導入の本質は、企業の文化やマインドセットを、紙依存から透明性・再現性のある管理体制へと転換することにあります。
たとえば、電子化された書類が組織全体で共有されるようになれば、属人化は解消され、意思決定のスピードが上がります。承認プロセスが記録として残れば、監査や説明責任への対応もスムーズになります。つまり、スキャニングは単なる技術ではなく、「仕組み化と信頼性のための基盤」なのです。
2025年を迎える企業にとって、統制・効率・持続可能性という3つの視点から、紙文化を見直すことは待ったなしの課題です。スキャニングによる文書のデジタル管理は、その第一歩でありながら、最も効果的な一手と言えるでしょう。
「時間がない」「リソースが足りない」といった理由で後回しにされがちな紙の整理こそ、外注などを活用して効率的に進め、社内の内部統制体制の整備に直結させていくべきです。
スキャニング業務のアウトソースを検討中の方は、ぜひ以下のページをご覧ください。
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もし、御社の社員やスタッフがパソコン・iPad・コピー機・スキャン機器などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
もっと言うと、その単純事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコスト・リスクを考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だとよく伺います。
その中で、何とか企業様が抱える問題を解消する方法はないかと考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・ホームページ記事作成・SNS投稿・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コスト＆スピーディー＆正確」に実現できます。
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