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定期的に書類のスキャニングをするにあたり、スキャニング専任の事務員を雇う方法を検討したことがある方は多いのではないでしょうか。
経営層や管理職が単純作業を担う場合と比較すると、本業に割ける時間が多くなるため、時間を有効活用できます。
今回は、スキャニング専任の事務員を雇うメリットを紹介します。
また、メリットだけでなくデメリットにも触れ、スキャン代行業者との比較もしていくためぜひチェックしてみてください。
早速、スキャニング専任の事務を雇うメリットを紹介します。
自社内にひとり専任がいることで高い安心感を得られる場合もあるため、検討していきましょう。
「この書類とこの書類をひとつのPDFにまとめてスキャンしてほしい」
「前半はカラースキャンで、後半はモノクロスキャンでお願いしたい」
など、細かなニーズに合わせやすいことがメリットです。
都度打ち合わせをする必要がなく、思いついたタイミングでサッと依頼できることも魅力だと言えるでしょう。
また、自社社員であるため、面倒な作業でも遠慮なく依頼しやすいこともポイントです。
オプションコストを気にすることなく柔軟にスキャニングできれば、データの活用法も広がりそうですね。
目の届く場所でスキャニングしてもらうため、進捗情報をリアルタイムで可視化できます。
少し遅れが生じていそうであれば他のメンバーを投入したり、反対に予定より前倒しで進んでれば追加のスキャニングや他の仕事を依頼したりできるでしょう。
急ぎのスキャニング時には特に有効であり、作業が完了し次第会議室に持ってきてもらうなど、フットワーク軽く活用できます。
事前の打ち合わせ・契約手続き・書類の受け渡し作業が必要ないため、緊急案件に対応しやすいことも大きなメリットです。
「今すぐこの書類をスキャンして！」というオーダーが通りやすく、自分がスキャナーとの間をせわしなく往復する必要もありません。
また、優先順位を指定し、できたものから順次データ格納してもらうことも可能です。
急ぎのスキャニングが多い会社であれば、専任の事務を雇うことは非常に効果的だと分かります。
ある程度スキャニング作業に慣れてもらいさえすれば、意思疎通にかける時間を短縮できます。
出力形式や画質・精度を毎回指示することなく、「いつも通りでお願い」と頼むだけでスキャニングしてくれるでしょう。
自社の文化や社風に対する知見も深く、指示されていない書類でも先回りしてスキャンしてくれるなどのパフォーマンスを発揮するかもしれません。
信頼関係の構築が必須ではありますが、ノウハウを積めば積むほど貢献してくれる人材として育成できます。
書類の郵送・受け渡しが必要ないため、セキュリティ対策しやすいこともメリットです。
自社から書類が出ていかないということは、紛失・破損・汚損の心配もなく、外部の目に触れるリスクも避けやすくなるでしょう。
スキャニングによりデータ化した後のセキュリティ対策は別途必要ですが、これはスキャン代行業者を活用しても同じであるため、比較時の問題にはなりません。
最低ボリュームが指定されていないため、10枚単位などの小ロットでも依頼できます。
会議の議事録・取引先への提案資料・契約書・領収書など、こまめに生じる書類は都度スキャンしてデータ化するのがよいでしょう。
ある程度まとめてスキャン外注業者に依頼するより、作成からデータ化までのタイムラグをなくせることがメリットです。
自社が元々深夜・土日にも営業しているオフィスであれば、雇用されてくる人もその時間帯の就労を前提にしていることが多いです。
雇用契約書で深夜・土日勤務がある旨を記しておけば、いつでもスキャニングしてもらうことができるでしょう。
スキャン代行業者の場合、営業時間や休業日が明確に設けられていることが多く、その期間中はスキャニングだけでなく問い合わせ受付もストップしてしまいます。
特に年末年始やお盆など長期期間には気をつける必要があるため、事前にチェックしておきましょう。
反対に、スキャニング専任の事務を雇うデメリットにも触れていきましょう。
自社に導入したときのイメージを膨らませつつ、メリット・デメリットを比較することが大切です。
自社で直接雇用する人材であるため、労務コストが発生します。
毎月発生する代表的な労務コストは、下記の通りです。
・雇用保険料
・健康保険料
・厚生年金保険料
・労災保険料
・給料・残業代
・通勤交通費
・家賃手当・勤続手当など諸手当
また、セキュリティカード・社員証・社章・制服など、入社のタイミングで必要なものもあります。
求人媒体を経由して採用する場合、広告掲載料や紹介料が発生することもあるでしょう。
トータルでどれくらいのコストがかかるか試算し、予算内に収まるか判断しておくことが欠かせません。
都度スキャニングの指示を出したり、スキャナーの操作方法を質問されたら回答したり、指導に時間がかかることを想定しておきましょう。
特に、慣れるまでの間は質問が多くなると予想されるため、思った以上に手間が減らない可能性もあります。
メンター社員をつけてトレーニングしてもらうことも可能ですが、その分メンター社員の負担となり、業務を圧迫するリスクも計算しておかなくてはいけません。
スキャニングするものがないときは、手が空いてしまいます。
せっかく雇ったのに仕事がなく、給料分の働きをしてもらえない可能性もあるでしょう。
空いた時間を使ってスキャニング以外の作業を任せることもできますが、スキャニング専任の事務員として雇ったのであれば、他業務のボリュームが大きくなりすぎないよう注意する必要があります。
いざという緊急案件のときにフットワークが重くならないよう、納期のない単純作業だけを任せることがポイントです。
スキャン代行業者のような専用機材がなく、自社案件のみという安心感も加わってクオリティが下がる可能性があります。
丸任せにせず定期的にクオリティをチェックする必要があるため、手間がかかる可能性があるでしょう。
また、角度のズレや折れ・曲がり・影の写り込みなどがあった場合、再スキャンが必要なものを1点ずつ指定する時間もかかります。
通常行を圧迫する可能性があるため、最初は少量から依頼するなどして上手くランニングさせていく必要があるでしょう。
プロよりも1枚あたりのスキャンに時間がかかり、パフォーマンスが損なわれることも考えられます。
スケジュールに余裕を持って依頼する必要があり、特に大量スキャニングが必要なときは都度スケジュールと照らし合わせながら進行状況を確認しておくことが欠かせません。
短時間で大量のスキャンをしたいのであれば、スキャン代行業者のようなプロを頼ることがおすすめです。
自社が保有するスキャナーや複合機を使うため、機材を独占してしまいます。
同じくスキャンをしたいメンバーがいてもなかなか順番が回ってこなかったり、コピーやファックスなどスキャン以外の機能が使いづらくなったりするでしょう。
スキャン専用の機材を新たに購入・リースする方法もありますが、どこまでスキャンにコストをかけられるか、正確に試算してから決める必要があります。
スキャンは非常に重要な業務ですが、単純かつ単調な作業が続きやすいことが特徴です。
フルタイムで1日8時間スキャンばかりしていると飽きやすく、集中力が切れてしまう可能性があるでしょう。
「これを毎日やるのはしんどい」と感じられてしまうと早期退職につながりやすく、採用コスト・教育コストともにムダになってしまいます。
定期的に他の業務を織り交ぜて気分転換を図ったり、雑談などでコミュニケーションを取って孤立したりしないよう対策しておくことが必要です。
また、ずっと立ちっぱなしの作業になりやすいため、足の長い椅子を用意するなど配慮してあげるのもおすすめです。
ここからは、自社でスキャン専任の事務員を雇うケースと、スキャン代行業者を活用するケースを比較していきましょう。
それぞれの優れている点をピックアップしますので、参考にしてみてください。
まずは、スキャン専任の事務員を雇う方が優れているポイントを解説します。
スピーディーな指示が通りやすく、仕様変更にもその場で対応できます。
また、「今すぐやってほしい！」という急ぎ案件が出ても問題ないため、高い安心感があるでしょう。
また、いざとなったらスキャニング以外の業務も担当できるため、オールマイティに一般事務ができる人材として育成できることも魅力です。
事前に細かな打ち合わせや契約をする必要がなく、即スキャンに入れます。
事前にスキャン書類の枚数やサイズを計算しておく手間がなく、ファイリングもしくは平積みされた書類を順々にスキャンしていくこともできるでしょう。
また、見積を依頼して安価な業者を探すなど、リサーチに時間をかけなくて済むこともポイントです。
次に、スキャン代行業者の方が優れている点を解説します。
プロならではの働きを期待したい場合は、頼っていきましょう。
プロとしてスキャニングを請け負っているため、仕上がりデータのクオリティが高いです。
影が写らないよう工夫してスキャニングしたり、折れ・曲がり・角度のズレなどを細かく検品したりするため、自社でチェックする手間が生じません。
また、大判書類・ポスター・ハガキ・名刺・製本書籍なども綺麗にスキャニングしてくれるので、データを活用するときのストレスもなくなるでしょう。
要件定義さえしっかりしておけば、細かな指示を出さずともスキャニングしてくれます。
日常的に大量のスキャニングをしているスタッフが多数在籍しているため、スキャニング機材の扱いにも長けており、マニュアルに沿ってデータ化してくれることが魅力です。
いわゆる「丸投げ」ができる状態であり、いつも依頼する馴染みのスキャン代行業者を作れれば、打ち合わせにかける時間も徐々に短縮可能です。
スキャン代行業者は、自前で保有しているスキャナーを利用します。
ごく一部で展開されている出張スキャニングを除き、自社機材のリソースを圧迫することがありません。
そのため、コピーやファックスの動きを阻害しないほか、自社とスキャニング代行業者とが同時進行でスキャニングすることもできるでしょう。
スキャナーや複合機をいつも通り使えるということは、意外と大きな利点なのです。
スキャン代行業者に外注するためには当然コストがかかりますが、コスト以上のパフォーマンスを発揮してくれることも少なくありません。
採用コスト・労務コストをかけることなくスキャニングでき、細かな指示・指導が要らないという意味では、コストパフォーマンスに優れていると言えるでしょう。
見積り時に提示した納期を守ってくれるため、作業に遅れが生じることがありません。
時期によっては前倒しで納品してもらえることもあり、必要な時に必要なデータを活用しやすくなるでしょう。
メイン業務のスケジュールも立ちやすく、本業の動きを阻害しないスキャニングが可能になります。
自社で雇用する事務員はスキャニングのプロではないことを承知したうえで、どちらの方がメリットが多いか、判断していく必要がありそうです。
スキャニング専任の事務員を雇用することで、急ぎ案件や細かな仕様変更にもフットワーク軽く対応しやすくなります。
目に見えるところで作業を進めてもらえるため、高い安心感もあるでしょう。
しかし、クオリティ・納期・コストパフォーマンス・教育や指導の手間を考えると、スキャン代行業者に依頼した方が楽なケースも多いです。
自社にとってどちらの方が利用しやすいかを見抜くためにも、メリット・デメリットを比較していくことをおすすめします。
