面倒なスキャン作業を1枚3円～で業界最安値挑戦中！
スキャン外注業者を使えば、面倒なスキャン作業を丸任せすることが可能です。
その分の時間を他の業務に当てやすくなるため、本業を阻害せず、生産性をキープしたまま自社のDX化を叶えやすくなります。
しかし、可能であればコストを抑えつつ利用したいという本音を持っている会社も少なくないでしょう。
定期的に利用する場合は尚更、コストの負担を軽減したいと思うのが当然です。
今回は、スキャニング見積前に抑えるべき項目を解説します。
コスパよく利用するためのポイントもピックアップしますので、参考にしてみましょう。
まずは、スキャン外注業者を利用するメリットを紹介します。
完全に自社で内製化したときのことをイメージしながら比較・検討し、外注ならではの効果を認識しておくことが重要です。
社員の手を煩わせることなくスキャニングできるため、通常業務の手を止める必要がありません。
そのため、いつも通りの仕事をしながら同時並行でスキャニングしたいときに最適です。
スキャニングに人員を割く余裕がないときや、単純作業ではなくもっと経営に直結するようなハイレベルな業務に人員を集中させたいときは、遠慮なく外注業者を頼りましょう。
また、社内にあるスキャナーや複合機ではなくスキャニング外注業者が保有している機材を使うため、自社設備に負担がかからないこともメリットです。
「スキャニングをしている人がいるため複合機を利用しづらい」
「大量のスキャニングデータに自分のデータが紛れてしまい、使いたいものがどれか分からない」
などのイライラを生まず、スムーズなデータ化が叶います。
スキャニング・コピー・ファイリング・データ入力など、単純作業や一般事務に特化下事務員を雇っている会社は多いものです。
しかし、スキャニングを外注業者に委託することで、事務員の負担を大幅に下げることができるでしょう。
結果として事務員の雇用コストを削減しやすくなり、これまで2人でおこなっていた業務でも1人で担当できるようになります。
もちろんスキャニング外注業者の利用にもコストがかかるため、どちらが安いか検討していく必要があるでしょう。
しかし、健康保険料・厚生年金保険料などの自社負担分を軽減できることや、労務トラブルを予防できるという意味でも、外注によるコスト削減をするメリットが多いことが分かります。
プロにしかない機材を使ってスキャニングしてもらえるため、高いクオリティを体感できます。
例えば、本を上向きに開いたままスキャニングできるスキャナーは、一般のオフィスではあまり見かけません。
1枚ずつページを捲りながら再度伏せてスキャンを実行せねばならず、膨大な手間がかかることが予測されます。
スキャン外注業者であればこうした手間が発生しないため、比較的コストを抑えながら利用できるのです。
また、製本されたマニュアルや社史をスキャンする場合、断裁機を使ってページをバラしてもらうことも可能です。
大判書類やポスターであっても綺麗にデータ化できるため、クオリティを重視したいときは外注業者を利用してみましょう。
ここでは、スキャニング見積前に抑えるべき項目を解説します。
見積依頼を出したときにまず聞かれる項目でもあるため、事前に社内情報を収集しておきましょう。
まずは、スキャニングしてほしい書類の枚数を計算します。
正確に1枚単位でなくとも問題ありませんが、100枚単位でおよそのボリュームを把握しておくとよいでしょう。
スキャン外注業者によっては、ボリュームに合わせて1枚単位の値段を変動させているケースもあります。
まとめて依頼すればするほどお得になることが多いため、ラインギリギリであればもう少し枚数を上積みした方が安くなるかもしれません。
スキャニングしてほしい書類のサイズを確認し、何種類あるか把握しておきましょう。
また、サイズごとに枚数を把握しておくことも大切です。
ビジネスシーンで使われることの多いA4・A3・B5・B4サイズであれば、比較的安めにスキャニングできます。
反対に、A0・B1など大きな書類になればなるほど、1枚あたりの単価が高くなるため注意しておきましょう。
また、名刺サイズや葉書サイズのスキャニングも同時に依頼する場合、見積時に併せて伝えるようにしましょう。
モノクロスキャンかカラースキャンか、あらかじめ自社側のニーズを深掘りしておくことがおすすめです。
可能であればモノクロ用の書類とカラー用の書類を分け、どちらをどうスキャンするか分かりやすくしておくとよいでしょう。
枚数をカウントするうえでも、整理・整頓するうえでも便利です。
カラースキャンに統一するとコストが嵩むため、モノクロで問題ないものはモノクロで依頼することがポイントです。
PDF・Word・Excel・JPEG・PNGなど、出力形式を相談しておきましょう。
見積の際に伝えておけば、正確な金額を早期の段階で算出してもらいやすくなります。
後から加工できるようOCRによる文字認識をしたい場合は、PDF・Word・Excelなどへの出力がおすすめです。
また、複数ページに渡る書類をひとつのファイルにまとめたい場合も、PDFのような形式がよいでしょう。
反対に、ひとつの画像・写真として完結しているデータであれば、JPEG・PNGに出力するのが便利です。
スキャニング後の用途も考えながら検討していけば、自ずとオーダーが固まります。
手置きで1枚ずつスキャンしてもらうか、ADF（自動送り）でスキャンしてもらうかも、併せて検討しておきたいポイントです。
ビジネスシーンで活用されるのは圧倒的にADFが多いですが、クオリティを優先したい書類があれば、手置き指定をかけておきましょう。
また、痛みが激しい書類・折れや曲がりのある書類・ファンシーペーパーや固い紙に印字された書類などをスキャニングする場合も、手置き指定することをおすすめします。
ADFで機械スキャナーにかけることで紙が折れたり詰まってぐしゃぐしゃになってしまったりする可能性があるため、十分リスクと天秤にかけておく必要があるでしょう。
特に、オンライン見積だけで依頼する場合、書類の詳しい内容まで業者が精査してくれないケースもあるため要注意です。
ホチキス・クリップ・ふせんなどのつけ外しや、クリアファイル・クリアポケットへの抜き入れを依頼する場合、オプション扱いになるケースがほとんどです。
オプションがつくと納期が大幅に変わることがあるため、希望する場合は見積時に伝えておくとよいでしょう。
また、製本された書類の断裁や、OCR対応を希望する場合も、あらかじめ相談しておくのが理想です。
より正確な見積を出してもらうためにも、意識しておきましょう。
画質のレベルを指定し、綺麗にデータ化してもらうことも可能です。
写真や絵葉書など色を忠実に表したいものや、顧客向けの事例集・デザイン集などをスキャニングするときにおすすめです。
反対に、社内で使うテキスト情報だけの書類であれば画質を下げ、コスパを重視することもできます。
画質を上げると1枚あたりのスキャン費用が1.5～2倍になるため、見積額と照らし合わせながら決めていくことも検討しておきましょう。
いつまでにデータがほしいかは、自社にしか分からないニーズです。
作業自体はスキャン代行業者にほぼ丸任せできますが、検品やチェックなどは自社で対応せねばならず、完全に手間をゼロにできるわけではありません。
そのため、スキャニングにかける時間を捻出し、スケジュールに落とし込んでおく必要があります。
通常業務を阻害しない時期や閑散期などを狙って依頼したり、納期に余裕を持って依頼したりすれば、慌てることなく作業しやすくなるでしょう。
どうしても急ぎで納品してほしい場合、特急料金を活用できる場合があります。
こちらもオプション扱いになるためコストは嵩みますが、何よりもスピードを重視したいときは相談してみましょう。
最後に、スキャン代行業者をコスパよく利用するためのポイントを紹介します。
なるべくコストを安く抑えたいときや、事前に実行しておくことが見積額を安くできるコツを知りたいときは、ぜひ目を通してみてください。
業者により料金プランは異なりますが、まとまった枚数を依頼することで1枚あたりの単価が下がることがあります。
上手く活用すればコスパよくスキャニングできるため、少量をこまめに依頼するより負担を抑えやすくなるでしょう。
また、同じサイズ・同じ出力形式・カラーやオプションも同じ書類を集めて大量発注することで、コストを安く抑えられる可能性もあります。
よほど急ぎでなければある程度スキャンしてほしい書類が集まるまで待ち、一括で依頼するのがポイントです。
納期に余裕を持って依頼することで、特急やオプションを使わずに済むことがあります。
必要なタイミングから逆算し、スケジュールを組み立てておきましょう。
また、スキャン外注業者が混雑する繁忙期を避けることもポイントです。
年末年始・年度のはじめや終わり・夏期や冬期などの長期休暇前を避けておけば、より安くスキャンしてもらえるかもしれません。
業者によってはキャンペーンが適用される可能性があるため、お得な情報をキャッチしておくこともおすすめです。
あらかじめスキャン費用の相場を知っておけば、法外にコストが高い業者を回避しやすくなります。
また、「A4スキャンは相場以下だけど、OCRスキャンは相場より高い」などの判断がしやすくなり、業者ごとに利用する枠を分けるなどの工夫をしやすくなるでしょう。
A4サイズなど一般的な書類をモノクロスキャンした場合、相場は大体1枚あたり5円程度です。
葉書や名刺であれば1枚あたり3～4円なので、これを底値として考えるのがよいでしょう。
また、カラースキャンの場合はモノクロスキャンの2倍程度、画質や精度を上げるとモノクロスキャンの1.5～2倍程度の費用がかかります。
およその相場を掴み、見積時に役立ててきましょう。
複数の業者から相見積を取り、コストが安い業者を探していくこともコツのひとつです。
また、書類を相手先に送るまでの郵送費用など、料金表に現れないコストで比較するのもよいでしょう。
HPに掲載されている料金だけでなく、トータルコストを意識して比較すれば、最も安い業者を見つけやすくなります。
「他の業者と同時に検討していて迷っている」と伝えることで、多少割引を効かせてくれる可能性もあるかもしれません。
ただし、既に相場以下の料金を提示している業者であれば、このような割引対応やキャンペーン適用はあまり期待できません。
交渉をする前の見積段階で十分に安いことが分かれば、早めに相手のスケジュールを抑えられるよう、早速発注してしまうのがおすすめです。
スキャン代行業者を賢く活用することで、手間を削減しながら業務パフォーマンスを上げるための取り組みが可能です。
作業を自社で内製化するときのメリット・デメリットと比較しながら、外注ならではの旨味を探っていきましょう。
また、見積前には自社側のニーズをある程度明確にしておくことがおすすめです。
コストカットできそうな部分はカットしたり、事前に金額の相場を知ったうえで複数業者に見積を依頼するなど対策すれば、コストを抑えながらスキャンしてもらいやすくなるでしょう。 まずは気になる業者を見つけ、見積先を選定していくことがから始めましょう！
