面倒なスキャン作業を1枚3円～で業界最安値挑戦中！
年末年始が近づくと、年賀状の準備に追われることがあるでしょう。
デザイン・レイアウト・文面の考案や、差し出す相手のリストアップだけでもバタバタし、ギリギリの投函になってしまうことも少なくありません。
また、年始には多くの取引先から年賀状が届き、差し出した相手との照らし合わせに時間がかかります。
今回は、スキャニングによる年賀状整理について解説します。
スキャニングする理由はもちろん、そもそもビジネスシーンにおいて年賀状が重要とされる理由にも触れますので、ぜひチェックしてみてください。
まずは、ビジネスシーンにおいて年賀状が重要とされる理由を紹介します。
「形式的なものだし、あまり意味がないのでは？」と感じる人は、年賀状の意義や目的を見直してみましょう。
年賀状には、新たな年の始まりを祝うと共に、1年間お世話になった人へ感謝の気持ちを伝える意味があります。 平安時代から続く昔ながらの「挨拶回り」が、郵便制度の発展とともに手紙に変わったのです。
実際のビジネスシーンでは、年賀状だけでなくオフィスを訪問し、挨拶をすることも多いでしょう。
とはいえ、大量の取引先に速やかな挨拶をすることは難しく、新型コロナウイルス感染対策や働き方改革に合わせてテレワーク中の会社も多いため、年々挨拶回りの難易度は上がっています。
こうした時代だからこそ、年賀状で感謝の気持ちを伝えることが大事なのかもしれません。
普通タイプの年賀はがきであれば1通63円から差し出せますので、低コストで挨拶回りできると考えれば、パフォーマンスに優れていると言えるでしょう。
年賀状を出していても、特に交流が深い取引先には、直接オフィスを訪問して新年の挨拶をすることも少なくありません。
その際、既にお互いの手元に年賀状が届いていれば、会話のきっかけになるでしょう。
一般的に自社宛の年賀状をチェックするのは、仕事はじめである1月4日頃が多く、直接の挨拶回りよりも早く届きます。
いち早く手紙で挨拶を伝え、後日先方が忙しくないタイミングを狙って挨拶に行くのが、最もスマートな方法だと言えそうです。
また、中小企業やベンチャー・スタートアップ企業では、定型文だけでなく担当者宛の個別うメッセージを追記することも多いです。
「先日は年賀状をいただきありがとうございました。そういえば、年賀状に書かれていたキャンペーンの件ですが…」とビジネスコミュニケーションに持ち込むこともできるでしょう。
ビジネスチャンスを増やすという意味でも、年賀状を送るのがおすすめです。
去年交流が少なくなった取引先に年賀状を差し出すことで、自社の存在を思い出してもらえます。
もしくは、資料請求や問い合わせをしてもらったものの、実際の契約にはつながらなかった会社に年賀状を差し出してもよいでしょう。
「そういえばこんな会社もあったな」と気づいてもらうことで、新たな契約やリピートにつながる可能性があります。
また、年賀状でのアプローチは、ダイレクトメールよりも目を通してもらいやすいという特徴があります。
祝い事の最後に「年始キャンペーンを実施しています」など記載し、URLやQRコードを記載しておけば、アクセスも増えるでしょう。
感謝の気持ちを伝えつつ顧客獲得につなげられれば、これ以上ない効果が期待できます。
年賀状を出すことで、会社のイメージ向上が図れる場合があります。
ビジネスマナーを押さえ、年賀状に限らず季節ごとのイベントを重視する社風が見られれば、「余裕のある会社」として認知されやすくなるでしょう。
担当者宛の個別メッセージが追記されていたり、社員の体調を気遣うような一言が入っていたりすることで、細かな点にも気づける優しさも伝えられます。
また、中小企業では経営者同士がプライベートな話題にまで切り込んだメッセージを盛り込むことも少なくありません。
「社員全員でスキー旅行にいってきました」
「今度またゴルフコンペを開催しますので、ぜひご参加ください」
など、仕事と一見関係ないように見える話題でも、相手の興味を惹くことは多いものです。
これも会話のきっかけになるうえ、「また連絡してみよう」と思わせる効果があります。
少なくとも、年賀状を出して損することはありません。
しっかりマナーを押さえ、今年もよい付き合いができるよう、対策していきましょう
ここでは、年賀状をスキャンする理由を紹介します。
データ化することでどんなメリットが得られるのか、まずはひとつずつ確認していきましょう。
年賀状をスキャンしておけば、誰から年賀状が届いたのか、パソコンやタブレットの画面上で一目で整理できます。
画像データもしくはPDFデータとして保存しておけば、ひとつの画面に複数の年賀状を表示できるため、時間短縮につながります。
大量に届いた年賀状を1枚ずつめくって整理する必要もありません。
そのため、自社は年賀状を差し出していないのに相手から届いたなど、早急な返信が必要なものをピックアップしやすくなります。
可能であれば、気づいたその日のうちには新たな年賀状を印刷し、早めに差し出して相手に失礼のないようにしていきましょう。
年賀状は、誰に差し出すかのリストアップが大変とも言われています。
こちらから差し出しているにも関わらず2～3年返信がない会社や、大きなクレームになって関係性がこじれてしまった会社には、翌年差し出さないなどの配慮が求められるでしょう。
そのため、事前に今年の年賀状をデータ化しておき、翌年に年賀状を出すべき相手をリストアップしておくことがおすすめです。
翌年の作業をグッと楽にできますので、ぜひ検討しておきましょう。
年賀状をデータ化しておけば、そのまま住所録として活用できます。
紙の住所録に転記する必要がなく、ヒューマンエラーによるミス・抜け・漏れを防ぎやすくなるでしょう。
住所の表記や正確なビル名なども、相手からいただいた年賀状を参考にすれば、間違いなく記載できます。
また、「どの住所が最新のものか分からない」という混乱を防げることも、大きなメリットです。
先方にオフィスの移転・増設があったときに起きやすいトラブルであるため、注意しましょう。
旧住所宛に郵便物を差し出さないよう、年賀状を使って最新住所の一元管理をすることがおすすめです。
年賀状は、一般的に3年以上は保管するものと言われています。
翌年に年賀状を差し出す住所を確認したり、喪中かどうかを確認したり、近況の確認など記録用として用いたり、用途は会社によってさまざまです。
毎年大量の年賀状が届く会社によっては、保管場所を確保するだけでも大きな負担となるでしょう。
五十音順や地域順に並び替えてファイリングするなど、事務員の負担も増してしまいます。
一方、年賀状を全てスキャンしておけば、これらの問題は発生しません。
スキャンした年賀状であればシュレッダーにかけても支障なく、保存場所を取らずコンパクトに収納しやすくなります。
省オフィス化を目指している会社にも、おすすめの方法です。
最後に、年賀状をスキャンするときのポイントを紹介します。
注意点もいくつか記しておきますので、参考にしてみてください。
年賀状をスキャンするときは、両面をひとつのデータとして保存しておくことがおすすめです。
内容が印字された面と、差出人名が記載された住所面とを、一括で管理できるでしょう。
見開きでみれれば視認性も高く、内容を一目で理解できることが魅力です。
また、一度に大量のスキャンをしたことで起きる、「どの面がどの会社からのものか分からなくなってしまった」というトラブルも避けやすくなります。
後から照らし合わせるのは非常に骨が折れる作業なので、あらかじめポイントとして押さえておきましょう。
前年11～12月に届く喪中はがきも、年賀状同様にスキャンしておきましょう。
会社名義で喪中はがきが届くことは少ないですが、だからこそ社葬があったときの見落としは大きな失礼に当たります。
誰が喪中なのかを正確に把握し、年賀状を差し出しても問題ない取引先をリストアップしておきましょう。
また、新年の挨拶回りをするときに、「あけましておめでとうございます」ではなく「今年も宜しくお願い致します」と伝えるのみに留めるなど、細かな配慮がしやすくなることもメリットです。
また、翌年の年賀状づくりにも役立ちます。
一見すると年賀状をもらっていないため送り先リストから漏れてしまいがちですが、喪中はがきがあれば事情が分かるため、失礼なく年賀状での挨拶ができるでしょう。
自社から年賀状を出した会社は、別でリスト化しておくことがおすすめです。
年賀状のスキャンはあくまでも「自社に届いた年賀状」のデータ化であり、「自社が送った年賀状」のデータ化はできません。
そのため、誰に出したか（出していないか）が分からなくなり、返送すべき相手が分からなくなってしまいます。
このような事態を防ぐためにも、自社が送った年賀状のリストの作成は必須です。
面倒は場合は、郵便ポストに入れる前に、差出人名が記載された住所面だけでもまとめてスキャニングしておくとよいでしょう。
一度のスキャンで完了するうえ、最低限のデータだけ保存してスリム化することが可能です。
意外と見落としがちな項目として、バックアップが挙げられます。
スキャニングできたからといって安心し、バックアップを取らなかった場合、受け取った年賀状のデータを破損・紛失してしまうリスクに備えられません。
年賀状原本を既に破棄していた場合、現場の混乱は避けられないでしょう。
場合によっては、いただいた年賀状に対する返送ができなかったり、喪中の相手に年賀状を送ってしまったり、大きな失礼になる場合があります。
かといって「今年喪中でしたか？」と聞くことも原則としてできないため、十分注意しておきましょう。
別のサーバーやクラウドサービス上に保存したり、パスワードをかけてデータの編集をできなくしたり、セキュリティ対策をしておくことがおすすめです。
年賀状のスキャニングが面倒に感じられる場合、スキャン代行業者を活用するのがおすすめです。
スキャン代行業者とは、オフィスで使用するさまざまな書類のスキャンを担う業者であり、年賀状に限らずありとあらゆるものをデータ化してくれます。
はがきであればサイズも揃っているため、比較的安くスキャニングしてくれる業者が多いでしょう。
また、会社ごとにファイルを分けて名前をつけたり、業種・地域・規模別にフォルダを分けたり、細かなオーダーに対応している業者もあります。
年始は何かと忙しいもの。年賀状の整理を後回しにしていると、あっという間に新年度を迎えてしまいます。
スキャン代行業者を活用し、早めのうちに対策しておくのがよいかもしれませんね。
年賀状は、年のはじめの挨拶を司る重要なお手紙です。
去年お世話になった感謝を伝えると共に、今年も変わらぬお付き合いをいただけるよう、1社ずつ心をこめて差し出しましょう。
いただいた年賀状は、スキャンしてデータ保存しておくことがおすすめです。
保管場所をコンパクトにしたり、差し出した相手を一目で分かるようアレンジしたりすることで、整理の手間を大幅に減らせます。
年賀状のスキャンに対応している代行業者もあるため、併せて検討してみてはいかがでしょうか。
