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文字入力を代行会社に依頼したいとお考えの方がいらっしゃると思います。
今回は、文字入力を代行会社に依頼される前に知っておきたい、データ化について詳しく解説したいと思います。
データ化について詳しく知って頂き、企業の方や個人事業主の方はもちろん、主婦や学生の方にも活用して頂けますので、是非これからの生活にお役立て下さい。
実際に文字入力.comへ文字入力の代行依頼をする際には、どの様な書類をデータ化するべきなのか？についてご説明したいと思います。
これを参考にして注文しましょう。
昔から紙カタログは一般的ですが、紙カタログの特徴ははっきりと綺麗にプリントされて文字や画像が見やすいことです。
作文は多くの手書き文字により構成されていますが、文字入力.com にご依頼いただいた場合、その多大なる労力をデータ化致します。
文字入力.comでは、伝票をデータ化する事により正確に次回から伝票作成が出来ます。
又使用済み伝票をデータ化する事で、税金の計算の時なども、さっとデータを検索する事が可能になります。
手書きメモは必要な事柄を日々手書きで作成すると思います。
それを全てデータ化する事でスッキリ保管が出来ます。
しかも文字入力.com にお任せいただく事で手間や労力を省けます。
画像データとして保存されている文字をデータ化する事により、必要な内容をスッキリとまとめられます。
文字データ化について色々お伝えして参りましたが、データ化で得られるメリットとは、一体どの様な事でしょうか？
実は、沢山のメリットが得られます。では、順番にメリットをご紹介していきましょう。
データ化しない状態だと書類棚に書類が沢山詰め込まれ、部屋の本棚は教科書やノートなどの置き場がないくらい、グチャグチャになってしまいます。
しかし、データ化してPCに保存する事で、書類棚を整理する事や小さくする事も出来ますので、オフィスのワーキングスペースが広くなる事により、従業員が快適な空間で
仕事に集中出来ます。
ある企業ではＤＭを送る際に、お客様の名前や特徴を記入してある手書きの名簿ノートを確認しながら、メッセージや住所を記載していたのですが、とても時間が掛かり、残業や自宅へ持ち帰っての作業になる事も多々ありました。
そこで、名簿ノートをデータ化したところ、宛名をPCからプリントする等、作業が楽になりました。そのおかげで、ＤＭ作成での残業や持ち帰って作業をするといった事が無くなりました。
献立をノートに記載し、料理の際に毎回開いていたので、油汚れや調味料などがノートについて汚れてしまう。見たい内容がすぐに探せない。
このような事でお困りの方は、データ化すると、スマホやタブレットで確認しながらお料理出来るようになりますし、友人にシェアする事で自分が作った料理を皆に知って貰えたり、コミュニケーションツールとしての活用も出来ます。
従業員に、仕事を覚える為のメモやノート記載を義務付けていたのですが、文字入力.comに文字入力の依頼をしてマニュアルをデータ化、従業員やアルバイトにデータ化したマニュアルのコピーを渡す事で、昔より仕事を早く覚えて貰える様になった気がします。
情報をシェアする事で記入漏れや聞き逃しが減り、仕事の効率も良くなりました。
データ化して本当に良かったと感じています。
この様にデータ化する事で得られるメリットは沢山有ります。
文字データ化をして貰った後に資料作成などをされる企業の方や個人の方もいらっしゃると思います。また、文字入力.comでも注文して頂ければ出来る範囲で資料作成の為の文字入力の工夫もさせて頂きます。
その為には依頼する前に、自分で資料作成する際の文字データでの資料作りの基本を知る事が大切です。
ですので、今回は資料作成で使いやすい資料を作るテクニックをご紹介したいと思います。
是非とも参考にして頂き、挑戦してみて下さい。
見出しとは、一目見てその内容が分かるようにしたものです。
資料の内容を見たい相手が悩んでいる項目や分からない項目に対して見出しを付ける事により、分かりやすくなります。
その他の要らない内容は読まずに、必要な内容だけを探せるなど、見出しを作成する事で得られるメリットは沢山存在します。
その為に、見出しを作ります。
もうひと工夫として、見出しとしての文章の下に分かりやすく下線や横に縦線を引く事でより強調されます。
文字入力.comでは、見出しを作成するので有れば見出しを太字やカラーにする注文は可能です。
伝えたい部分を強調する為に、フォント変更をします。文字を太字にして、拝啓に蛍光色などのラインを使います。
そうする事でより伝えたい文章が明確化されます。
余白を取る事でより、タイトルなど伝えたい事を伝えられます。
余白を利用する事で、文字と文字の間隔が開く事により、その文字が強調されます。
ですので、余白を作る事も大切です。
表に文字を入力し、表に金額を記載する事でより分かりやすく伝わりやすい資料を作成出来ます。
表にカラーを付けてグラデーションにしてより明確で見やすい資料を作成しましょう。
文字入力.comでも簡単な表作成をお受けしております。
伝えたい数字をグラフ化する事でExcelやWordでの資料も伝わりやすくなります。
文字入力されたデータに画像をプラスする事により、文章が伝わりやすくなります。
そして、より明確にイメージ出来る様になります。
料理本やレシピなどを作成する時や、子供の成長日記をアルバム形式で残したいと考えている際は、文章に画像をプラスして使用する事で、文章を引き立たせることが可能です。
例えば、企業の方などは日々資料を作成しています。
店舗営業でお客様からの依頼が取れた時にデータ化したり、日々の業務をデータ化する日報や売り上げ管理資料をデータ化します。
この様な膨大な資料を日々データ化していきますが、この様にしていく事で、データが蓄積されていきます。
蓄積されたデータはフォルダに保存する事で、検索をかけるのがとても楽になります。
タイトルや題名を検索するだけで、使いたい資料が出てきますので、手早く資料を探す事が出来ます。
検索の方法は、フォルダにデータが沢山入っているので、フォルダを開く事でデータ化された資料をすぐに探し出す事が可能になります。
その為に以前の様に時間を費やして探していたのが、まるで嘘の様に資料をサクサクと検索する事が出来ます。
ですので、仕事の効率も格段に上がりスムーズに仕事を進める事が可能になるのです。
この様にして仕事を進めて行く事でストレスと労力要らずに仕事に集中出来ます。
仕事以外にも個人でデータ化を依頼している主婦の方や学生さんもいます。
主婦の方は、友人に料理レシピや子供の育児方法などを教えてあげたいと考えた際、データ化する事で相手に直接データを送る事が出来ますので、自分自身も労力が掛からずストレスなくシェア出来ます。
学生さんであれば、友人から勉強で悩んでいると相談を受けた時に、その内容に関するノートや教科書のデータを送ってあげる事が可能です。
以前なら聞かれた内容を考えて教えてあげていたのが、データとして教科書やノート・問題集などがあると、相手に参考になる資料が簡単に渡せるので、自分で考えて答えを導き出す事が出来るので、有難いと感じてくれるはずです。
データは日々PCに増えるものです。
文字入力.comで依頼をしたデータが届き、フォルダに保存するとそれもかなりの資料として溜まっていきます。
そこで、データを上手に管理する方法を知り、上手に保存する事で仕事を効率良くこなす事が出来ますよ。是非、お試し下さい。
そこで、上手なデータ管理の仕方をお教え致します。
以下を参考にして頂き、スッキリとデータ管理をした上で、日々の業務を円滑に進めていきましょう。
なぜフォルダを使用する為に、削除するのか？と思われる方もいらっしゃいますが、データを削除する事で要らないデータをフォルダの中に入れる必要も無く、WordやExcelが保存されているドキュメントもスッキリするからです。
フォルダをスッキリさせたいと考え、フォルダをあまり作りたくないという方もいると思います。しかし、これは逆効果です。
その理由はフォルダが少ないと一つのフォルダに沢山のデータ化された資料を保存する事になります。
その場合、資料を探す際に見つけにくくなってしまいます。
画像は画像でまとめてしまう事がお勧めです。
その理由は、画像とＷｏｒｄやＥｘｃｅｌのデータが混ざっていると探しにくくなります。
フォルダのタイトルを分かりやすくする事で、資料を探しやすくなります。
同じデータの種類でまとめて下さい。
似た様なデータが同じもの同士でまとめる事で使用する際に探しやすくなります。
データ化しても使用しなくなる時があります。
文字入力を外注したけれど、仕事や企画が終わったら要らなくなる場合があります。
その際には、データ化した資料を定期的に確認して削減しましょう。
削減する事で、フォルダが綺麗に片付きスッキリとします。
今回は、資料をデータ化するメリットについて沢山ご紹介して参りました。
日々忙しい時間をお過ごしの方には、資料をデータ化してフォルダにまとめる事をお勧め致します。この様な工夫をされる事で、より仕事を効率良くこなす事が可能になります。
そして、日々のフォルダのメンテナンスもお忘れなく。
以上の事を参考に、貴方もぜひ資料のデータ化をし、カテゴリーごとにフォルダにまとめて検索しやすい状態を作ってみて下さい。
きっと、日々の仕事をストレスなく進めて行く事が可能になりますので。
