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文字入力について

文字入力に付いてご説明して下さいと問いかけをすると、「PCで文字を入力していく作業」とざっくりと回答出来る人は沢山いらっしゃいます。
しかし、文字を入力する事には沢山の文字の種類や膨大なやり方が存在します。
それを詳しく解説して下さいと問いかけられると中々日頃からPCを勉強されている方以外には難しいものです。

そこで今回は文字入力を業者に委託したいと考えている方で、文字入力について詳しく理解した上で、注文をしたい方に向けて解説していきたいと思います。
データ入力を外注先へ依頼する前に、まずは文字入力をしっかりと理解してから注文しましょう。
そうする事で、自分の望んでいる文字入力を依頼業者に実現して貰えるので、満足出来る文字入力データが完成します。

文字入力はこんな方にお勧め

 

• • 元々、Excelでも数字入力は仕事上日々行っていますが、文字入力作業は素人で、始めるにあたり勉強が必要で膨大な時間がかかると感じている方

• • 文字入力をする際に誤字脱字が沢山出そうだと感じて、それを修正する時間がもったいないと感じている方

• • 全く事務作業未経験ですが、仕事上どうしてもやらなければいけない業務が回ってきた時に自分で入力していては、勉強をしながらになるので委託した方が、効率が良いと感じている方

• • クオリティの高い文字入力を望んでいる方

 

ハイクオリティな文字入力とは、協調したい部分を太字に変更したりバックに蛍光色やカラーを入れてその文字を目立たせるなどのテクニックを使用した文字入力です。
又、句読点や配列など文字のバランスを整えて作成した綺麗な文字入力などです。

• • 普段の業務や雑務が多忙過ぎて、必要だけど書類やマニュアルを作成している時間が無いと感じている

• • 来客がない時に文字入力業務は可能だけれど、文字入力をしている間にお客様が店舗に入店しても対応出来ないと、売り上げや集客を逃してしまう可能性があるので業績が落ちると感じている。

• • 膨大な資料が書類棚に保管されていて、その資料の保管場所に困り文字入力してPCにテキスト化して保存しておきたいと考えている方>

• • 本棚に卒業を迎えた学校の教科書やテスト問題などが膨大にある。
    社会人になってからも使用する可能性のある情報は置いておきたいと考えているが、膨大にありすぎるので片付けに大変困っている。
    その事から、文字入力をしてテキスト化したいと考えているものの、かなり時間と労力が掛かると感じ文字入力を委託したいと望んでいる方

• • 画像に書かれている文字を入力していき、PDFテキスト化にして保存したいのですが、画像PDFの文字も見えにくいので、画像PDFを拡大しながら文字入力をしなければいけないので時間が大分かかると感じ、プロの方に委託したいと考えている方

• • 学校に提出する為に考えた論文は原稿や作文用紙に記載していますが、紙の資料の為に、ファイルにしまっておく事も可能ですが、汚れや、色褪せる事が心配なので、テキスト化してＰＣに残しておきたいと考えている方

• • 自作の料理レシピをノートに記録しているが、カタログ資料としてＰＣにデジタル化したいと望んでいる方

• • 子供の成長日記として、作文や写真など0歳～小学生ぐらいまでの学校での出来事や先生との手紙などのやり取りの思い出を、カタログとして文字入力や画像入力としてデータ化し、保存しておきたいと考えている方

この様な悩みや要望をお持ちの方に変わり、文字入力のお手伝いを当社が、手入力で代行させて頂きます。

なぜ手入力で行うのか？

文字入力を業者に依頼すると何か性能の良いソフトをダウンロードして入力作業をするイメージがありますが、実は当社では手入力で全て完成させます。
その理由は、手入力でしっかり仕事がしたいと考えるプロ意識と、ソフトは実は性能が良くないものも存在します。

例えば、OCR性能がソフトとして存在しますが、当社は使用しません。
OCR性能について知らないという方の為に少し簡単にOCR性能ソフトで出来る事を解説しますと、光学的文字認識技術の事です。
光学的文字認識技術とは、文字画像を認識させて文字コードの列を変更させるソフトウェアです。この機能は媒体に書かれている文字も情報をデジタル化する事が可能と言う事です。

• • • 申込書

社内や店舗で配達の申込書を使用しますが、その際に他の社員に申込書の書き方に付いて伝えなければいけません。
OCR性能を使用する事により、文字が入力されます。
仕事が多いのに、この様なサンプルを作成する作業は時間のロスにも繋がりますからOCR性能が申込書のサンプルを作成してくれるので、使用する事で手間を軽減されますね。

• • • 請求書

請求書を出す目的は沢山有りますが、服や靴などの商品の型番からカラーなどを毎回入力するのはかなり面倒な作業です。
OCR性能を使用する事でかなりの作業軽減に繋がります。
使用方法はスキャンするだけでOKですので、簡単な作業です。

このように沢山のメリットが有るソフトですが、実はその反面トラブルもおこる事が稀に有ります。
そしてお客様から預かった大量の資料を早く変換できるからと言って、OCR性能に記憶させるとデータが残る可能性もあります。
以上の理由から、安心して代行依頼して頂く為に、当社では一切使用いたしません。

文字入力項目の種類

文字入力の効率化に付いて詳しく解説致しましたが、一体どの様な文字入力の項目種類の文字入力を承って貰えるのか？と気になる所です。
そこで、文字入力の種類に付いてご説明していきたいと思います。

文字の種類

基本的な文字は、活字です。

強調書式

強調書式とは、文字を強調する為に色を使用したり、太字にしたりしてその部分を目立たせる事です。

太字のフォント大きさ

フォントとは、文字形式を変更する事です。

・遊びゴシックLing
・遊明朝
・BIZUDPゴシック
・BIZUDPゴシック
・BIZUDPゴシック
・BIZ UD明朝 Medium
・HGPｺﾞｼｯｸE
・HGSｺﾞｼｯｸE
・HGｺﾞｼｯｸE
・Malgun Gothic
・Malgun Gothic Semilight
・Meiryo UI
・Microsoft JhengHei
・Microsoft JhengHei Light
・Meiryo UI
・Malgun Gothic Semilight
・Malgun Gothic
・Microsoft JhengHei
・HGｺﾞｼｯｸE
・HGPｺﾞｼｯｸE
・BIZ UD明朝 Medium
・BIZ UDPゴシック
・Arial Black
・Bahnschrift
・PMingLiU-ExtB
・UD デジタル 教科書体 N-B
・UD デジタル 教科書体 NK-R
・BIZ UDPゴシック
・Bahnschrift
・UD デジタル 教科書体 NP-R
・Yu Gothic UI
・Yu Gothic UI Light
・Bahnschrift Light SemiCondensed
・ＭＳ Ｐゴシック
・UD デジタル 教科書体 N-B
・Mongolian Baiti
・Segoe UI Historic
・Tahoma
・Webdings

まだまだありますが、この様に多種類の太字のフォントの大きさを変更する事が可能です。フォントを変更する事により文字を素晴らしく彩り、少し可愛く見せデザイン性溢れる文字入力が可能になります。

フォント色を変更する作業

文字入力のみでは無く、表の作成も承る事でよりWordやExcelを見やすく明確にしております。

• • • 表の作成とは一体どんな感じで対応してくれる？

・濃い赤
・赤
・オレンジ
・黄色
・黄緑
・緑
・水色
・青
・紺
・紫
・黒

この様なバリエーションから更に白を混ぜた灰色など60色以上のカラー変更をして文字入力を行います。
カラーを変更する事により、分かりやすい簡単な表作成のみを対応しております。
複雑な表や少し凝った表は対応しておりまんが、十分資料として確認して頂ける程度に見やすく伝わりやすい表を作成致します。

 

• • 文字入力で、カラーを変更した時の効果とは？

文字入力でカラーを変更した時の効果は、沢山有ります。その中でも代表的な効果をご紹介したいと思います。

• • 1. 忘れてはいけない重要な部分の色分け

例えば、社内の規約を文字入力で依頼する際などに、必要書類や印鑑が必要な場合に、カラーに変更する事で読み手が提出忘れをする事を防げます。

• • 1. 提出しなければいけない日程

書類など提出しなければいけない日程や依頼した納期の日程をカラーの文字で記載する事により、日程の日にちに納品物や種類がこちら側に届きます。

 

金額や税金

納品書や発送伝票などの取引の際に必要な書類にかんしては、カラーで数字を記載する事で取引先との金銭的なトラブルを防げます。
うっかり税金を忘れていたなんて事態にもならずに、円滑に金銭のやり取りが進んでいきます。

より伝えたい文章

会議マニュアルなどでこれは絶対に守って頂きたいと考えている事柄をカラーに変更する事でよりそこの部分が強調される事により会議に参加するメンバーの、一人一人の意識が高まりマニュアルの内容をしっかりと守ろうという気持ちになります。
ですので、この様に守って貰いたいルールや従って頂きたい事柄をカラーの文字で入力する事により内容を具体化出来ます。

文字データ化の注意点

当社では、手入力で文字入力を行いますが、「文字入力を業者に依頼するとなると何か性能の良いソフトや機械をダウンロードして入力作業を行うのか？」
と考える方もいらっしゃいますが、実は当社では手入力で全て完成させます。
その理由は、手入力でしっかり仕事がしたいと考えるプロ意識と、ソフトは実は性能が良くないものも存在するからです。

例を出してみると、今話題のOCR性能がソフトとして存在しますが、当社は使用しません。
OCR性能をご存じでない方の為に少し解説しますと、光学的文字認識技術の事で、光学的文字認識技術とは、文字画像を認識させて文字コードの列を変更させるソフトウェアです。この機能は媒体に書かれている文字も情報をデジタル化する事が可能と言う事です。
確かにデジタル化をする事で文字を画像が認識してくれるので、素早い作業が出来き、効率の良い入力が可能になりますが、実は、性能の面で誤作動がおこる可能性も高いのです。

その理由から、お客様からご依頼を受けた資料、アンケート用紙、画像PDFなどの情報をOCR性能ソフトに認識させて文字入力を行った為に誤作動が起きたのでやり直しになったなどのトラブルをおこしていたら、入力自体は早いかもしれませんが、誤作動が起きたのでやり直しや修正では、始めから手入力しておく方がよっぽど効率が良いと考えているからです。大切な情報もOCR性能に認識させる事がないので、当社のＰＣに残る事も一切なく、お客様の個人情報も守られます。

この事から当社では、文字入力は手入力と決めているのです。

文字データ化の活用例

 

• • • 会社の書類は書類棚に沢山詰まっています。
      その書類は膨大にあり、そして都度使用しますが、一般社員が全員開いて見る事が可能です。これでは、従業員が勝手に見て他の会社に内容を流出してしまう恐れがあります。そこで、文字データ化を活用する事で、仕事に関わる社員のみが閲覧出来る事になりますので、セキュリティーの面で安心です。
      書類棚も綺麗に片付きますし、書類棚は最低限に収まるので小さい書類棚を仕事先に置く事も出来ますね。これは、会社の事務所が広々としますよ。

• • • 本などの分厚い辞書や勉強に役立つ参考書は大変重要な物ですが、自宅に置いているのは、場所を取ります。そして本棚もパンパンになります。もうテストを受けた、学校を卒業した場合などは使わないので
      捨ててもOKですが、頭に全て入っているとは限りませんよね。
      文字入力のデータ化を活用してコンパクトにまとめると、お部屋もスッキリしますので勉強したい時にＰＣのデータを開けば、いつでも確認して頂けます。

• • • 主婦の方でお料理を自分なりにレシピとしてメモやノートに書き込んでいる方は、カタログ資料などにデジタル化する事で、料理の写真も画像にして、よりリアリティーのある料理レシピを作成出来ます。
      料理レシピをＰＣやスマホでママ友とシェアしたり、自分で料理を作る時も、デジタル化したレシピをＰＣからスマホへ送信して閲覧する事で、場所を取らずにお料理する事でレシピの活用範囲が広がります。
      。

 

まとめ

今回は、入力について詳しく解説致しましたがいかがでしたか？
文字入力の世界はとても奥が深いと感じて頂けたと思います。
一言に文字入力と言っても、書式設定やカラーの変更をし、文字に背景色を付けたりする事で、相手に伝えたい文章をより強調して作成する事が可能です。
この様に、ハイクオリティな文字入力の代行依頼が実現する事も知って頂けたと思います。
これで貴方も文字入力の知識はバッチリですので、会社や自宅での書類整理等や、普段の業務を代行会社に委託する際に、自信を持って自分の望む文字入力を実現して貰える意見が出来ます。