皆さんはテープ起こし作業を行うとき、どこで作業していますか？
- ローカル環境：パソコンといった単独のデバイスのみで作業、データ保管
- クラウド環境：複数のデバイスで作業してデータがクラウドで共有されている
のうちローカル環境でのみ作業を行いデータを保存していると危険です。
今回はテープ起こしをローカル環境のみで行うデメリットをご紹介していきます。本記事で懸念を感じる場合はぜひクラウド環境を導入してみてください。
データ共有も簡単！クラウドサービスをテープ起こしへ活用するメリット
すでにクラウドサービスの利便性は、下記のようなブログでご紹介しています。
クラウドでデータ入力を済ませよう！Googleドキュメントを活用するメリット
テープ起こし作業の際にクラウドサービスを活用すると、次のようなメリットがあります。
- 複数のパソコンやスマホを使い分けながら継続作業ができる
- データを共有して共同作業するのが簡単
- クラウド上にデータがバックアップされているので紛失の危険が少ない
作業の利便性向上やデータ紛失の防止といった観点でクラウドサービスは使えるサービスです。
セキュリティ権限を設定するなどの準備は必要ですが、将来的に「DX（デジタルトランスフォーメーション）」が到来することを考えると、DXの足掛かりとしてクラウドサービスの活用は最低限必要だととらえておいたほうがよいでしょう。
テープ起こしデータが丸ごと消失！？ローカルで作業をするとこんなに大変
テープ起こしをローカル環境のみで行ってしまうと次のようなデメリットがあります。
作業の効率化が妨げられる
クラウド環境でテープ起こし環境ができないと、
- 社内でテープ起こしを行う
- テープ起こしを行ったデータを他メンバーが外出先から確認
- 校正内容を基に社内でまた手直しを行う
といったプロセスが構築できなくなります。
どこでも必要な作業ができるようにすることは業務効率化のために必須ですが、ローカル環境が構築を妨げてしまいます。
データ共有が面倒になり無駄なデータコピーが発生しやすくなる
テープ起こし関係のデータを複数人で共有する場合、ローカル環境からデータを送る必要があります。送る作業が発生するだけでも面倒ですが、メールやUSBメモリといった媒体を使っているうちにデータが重複してしまう可能性も高くなります。
後で消去したりする必要性が出てきた場合に対応が面倒になるのもデメリットです。
データが丸ごと消失する危険がある
複数同じデータのコピーができるのを懸念して、データを複製しないのも考え物です。オリジナルのデータが1つしか残っていないと、そのデータが保存されているデバイスの不具合や故障などによってデータが丸ごと消失する危険があるからです。
情報資産の1つとして安全にテープ起こし関係のデータを保管する必要があります。
まとめ
今回はテープ起こしをローカル環境で行う危険性をご紹介してきました。
テープ起こし代行を依頼する際も、音声データをローカルのみで管理しているとデータが消失して手渡しできなくなる恐れもあります。スムーズにデータを手渡しできるように、テープ起こし依頼用のデータはクラウドへバックアップするなど対策を行っておきましょう。
