クラウドでデータ入力を済ませよう!Googleドキュメントを活用するメリット

2020/12/18

書類のデータ入力を行うには

  • メモ帳
  • Word
  • Wordの互換ソフトウェア

などさまざまなツールがあります。

その中でも「Googleドキュメント」はビジネスでの活用ケースも多い人気のクラウドサービスです。クラウドならではのデータ入力作業に関する機能も使えるようになっているので、活用すればローカルでデータ入力するリスクも解消できます。

今回はデータ入力作業にクラウドを活用したい方へ向けて、Googleドキュメントの概要やメリットなどを解説していきます。

Googleドライブのサービスの一つ!Googleドキュメントとは

Googleドキュメントとは、Googleのクラウドストレージサービス「Googleドライブ」のサービスの一つです。Googleドライブに書類形式でデータを保存しながら、データ入力作業が可能になっています。

Googleドキュメントでは編集データが自動保存されるので、データが消える心配がありません。Wordや互換ソフトなどを使っているとデータを間違って消してしまう可能性がありますが、消失リスクがなくなるので安心してデータ入力が可能です。

情報共有や共同編集も簡単!Googleドキュメントのメリット

Googleドキュメントをデータ入力で活用すると、次のようなメリットがあります。

マルチデバイスで利用できる

Googleドキュメントはブラウザー上から利用可能であり、またGoogle ドキュメントアプリ上からも確認や編集などができます。そのため

  • 自分が所有していない他の人のパソコンでデータを開く
  • 外出中にスマホ経由で書類データを確認する

といった使い方も可能です。

ローカルソフトウェアはインストールしている端末のみでしか基本使えませんが、Googleドキュメントはクラウドサービスなので端末を選ばず利用できます。

オンライン上でリアルタイムの情報共有が可能であり、共同編集も簡単

Googleドキュメント上ではリアルタイムに情報が更新されていきます。インターネット回線は必須ですが、つながってさえいればすぐに複数メンバー間で現状のデータを確認可能です。

また共同編集も可能であり、編集している人の名前も出てくるので「誰がどんな作業をしている」かが一目で分かります。また「編集の提案」機能を利用すれば、編集前の内容を残しながら効率よく編集できるようになるのもメリットです。コメント機能でなぜ変更したかなどの履歴を残せるのもポイントです。

Wordで作ったファイルアップロードや指定形式での出力など他機能も多彩

Googleドキュメントでは、

  • Wordで作成したファイルをアップロードして編集可能
  • ドキュメント内で作ったファイルをWordやテキスト形式などで出力できる
  • OCR機能で画像から文字を抜き出せる

といった機能も備わっています。

使いこなせるようになれば、かなりの作業効率化につながるでしょう。

まとめ

今回はGoogleドキュメントとは何か、そしてメリットなどをご紹介してきました。

Googleドキュメントを使えばクラウドにデータを保存しながら、リアルタイムの情報共有や編集などが可能です。またさまざまな機能が搭載されているので、ローカルソフトウェアだけを使っているより作業効率化も狙えます。

ぜひGoogleドキュメントを使いながら、クラウドを駆使して作業を効率化してみてください。