テープ起こしを依頼したいけどセキュリティが心配!業者を選ぶときに確認しておきたいポイントを解説

2021/04/16

テープ起こしは会社にとってバックオフィス業務であり、外注を行うことで業務効率化や生産性向上などが狙えます。しかし外部にデータを渡さないといけないので、「パートナーとして信頼できる業者を注意して選びたい」というのが本音でしょう。

そこで今回は確実によいテープ起こし外注業者を探したい方向けに、特にセキュリティの観点から押さえておきたいポイントをご説明していきます。

大手企業でも流出事例が!?データ情報漏洩には注意して依頼をする必要あり

インターネットでどこへでもつながるようになった今、外注を行う際に情報漏洩は特に気を付けておかないといけません。

中小企業だけでなく大手企業でも漏洩に関する事例が発生しているのもポイントです。つまり「あまり情報を見ていないけど、大手だからとりあえず大丈夫」という判断だけでは後でトラブルに巻き込まれる可能性もあります。

たとえば某大手銀行をはじめとした企業や組織が過去外注を行ったシステムのプログラムの一部が、共有してシステムを開発する際に使われている大手サービス「Github」に公開されていたことが最近話題になりました。外注先であった企業に所属していた男性が情報を漏らしていたようです。

上記の事例のように、どこでいつ機密情報が漏洩するかは分かりません。今回の事例では外注先のスタッフが意図的に(悪意はありませんが)プログラムを公開してWebサービスで活用しようとしていたことも分かっています。ITリテラシーがしっかりしていれば問題は起こらなかったでしょう。

つまりITリテラシーを含めセキュリティに関して取組を行っており、その上で万が一問題が起こった際も迅速に対処してくれる企業に依頼をする必要があります。

プライバシーマーク取得や作業状態などを確認!テープ起こしを外注する際のポイント

テープ起こしを外注する際は、次のような点から業者のセキュリティを確認してみてください。

プライバシーマークを取得しているか

「プライバシーマーク」を取得しているかいないかは大きなポイントです。もし取得を公表しておらずサイトなどにマークが見当たらない場合、危険な業者である可能性も高くなります。

プライバシーマークは情報に関して適切な扱いを行っている組織へ向けて、「日本情報経済社会推進協会」が発行するマークです。信頼性の高い機関からお墨付きを得ているので、プライバシーマークの付いている業者に関してはセキュリティ面でも安心して依頼を掛けられます。

契約書類はそろっているか

契約時に

  • 秘密保持の取扱いに関する覚書
  • 個人情報の保護に関する誓約書

などの契約書類が用意されるかもポイントです。

セキュリティに関して取組を怠っていないところでは、必ず書類で取り決めを行ってくれます。

実績や取組などが明記されているか

今までの取引実績や取組などが明記されているかも重要です。

実績が豊富であり大手企業とも取引がある場合は信頼性が増します。

また取組については、

  • 情報セキュリティーへの教育を行っているか
  • ローカル環境といった安全な場所で作業しているか
  • オフィスへの出入りについてしっかり管理が行われているか

などを公表しているか確認してみましょう。

まとめ

今回はテープ起こしを外注する際にセキュリティ面で気を付けたいポイントを解説してきました。

テープ起こしでは情報を業者へ送信するので、プライバシーマークを取得しているかなどのポイントを踏まえて依頼先を選定していく必要があります。弊社はプライバシーマーク取得済みで、各セキュリティに関する取組も行っております。気になる方はぜひお問い合わせをお願いいたします。