組織のデジタル改革である「DX」を進めるため、政府は「デジタル庁」を新設したりと本格的なデジタル改革へと乗り出しつつあります。企業のみでなく行政機関の無駄をなくすこともデジタル庁の使命です。

そしてデジタル庁だけでなく、東京都庁もDXへ取り組むため「5つのレス」を掲げて改革を開始しています。企業としても参考になる部分があります。

今回は東京都庁の5つのレス徹底推進プロジェクトの概要、そしてカギとなる5つのレスについてご紹介していきます。

庁内の無駄をなくす！東京都庁の5つのレス推進プロジェクトとは

東京都庁の5つのレス推進プロジェクトとは、業務で発生している5つの無駄が起こりがちな業務分野においてデジタル改革を行っていくという構想です。最終的にはDXへとつなげられるように効率的なレス化を図っていく予定になっています。

5つのレス推進プロジェクトは、以下5つの要素で成り立っています。

はんこレス

はんこは企業においても、「テレワーク中なのに社印を押すためだけに出社する」といった課題の要因となっていました。

東京都庁では押印に意味がある書類については引き続きはんこを使うとしていますが、それ以外の書類については押印を廃止、決裁を電子化するといった改革内容を発表しています。テレワークの障害にもなるはんこは電子署名といった手法でレス化すべきです。

ペーパーレス

紙の書類もテレワークの障害になっています。デジタル化されていない書類は社内へ取りに行く必要があります。

都庁では約2億枚ものコピー用紙を使っておりデジタル化の課題となっていました。そこで2022年は70％削減といった目標設定を行っています。

またコピー機を削減するといった改革も断行中です。

キャッシュレス

コロナ禍において、現金のやり取りは衛生上よろしくないという認識が広まり始めています。キャッシュレスは衛生面でも効果がありますし、決済スピード向上といった面でも企業にメリットをもたらしてくれます。

都庁では入場時から退場時までキャッシュレスにできるよう、クレジットカードや電子マネーといった決済を関連施設で導入中です。

FAXレス

FAXをいまだに使い続けている場合は、DXの邪魔になります。取引先がFAXのみ対応の場合はオンラインFAXなどを導入してデジタル化してみましょう。

都庁ではFAXでの伝達を電子メールへ切り替えたりと、さまざまなFAXレス施策を実行しています。

タッチレス

人同士の接触をなくすという意味です。「チャットボットで接客を行う」というのがタッチレスの事例であり、人件費削減や業務効率化などに効果があります。

都庁では来庁なしでの行政相談といった改革を進めていく予定です。

スキャニングを依頼して書類をレス化してみよう

今回の5つのレスのうち、ペーパーレスはスキャニング依頼によっても実現できます。

スキャニング業者が紙の書類をデジタル化してくれるので、その間に自社では他のレス化に時間を掛けやすくなるでしょう。弊社でも1枚3円～という低単価でスキャニングを代行しています。ぜひご相談ください。

まとめ

今回は東京都庁の5つのレス推進プロジェクトを解説してきました。

はんこレスやペーパーレスといったレス化はDX実現の一歩となります。他の施策も必要ですがレス化を前面に掲げると改革をイメージしやすいでしょう。

ペーパーレス化についてはスキャニング依頼も検討してみてください。