アンケートをいまだに紙で配布・回収している企業は少なくありません。しかし早めにデジタル化を実施しないと、そのリスクが大きくなって業務を圧迫したり、データの利活用を阻害したりする可能性があります。

紙のアンケートが社内にまだ残っている場合は、入力代行の依頼によるデジタル化まで検討して、アンケート全体をデジタル化できるように準備をしておきましょう。今回は、アンケートを紙で管理するデメリットや、デジタル化するメリットなどをご紹介していきます。

アンケートを紙で管理するデメリットとは？データの利活用がいつまでも進まない・・・

アンケートを紙で管理すると、次のようなデメリットがあります。

コストがどんどん大きくなっていく

アンケートを紙で配布するには、まず印刷代や紙代が必要です。こういった資材関連のコストは、回答者が少ないとそこまで気になりませんが、回答者が企業成長等の要因によって増えていくとコストがかさんできて気になってきます。

1枚の配布に掛かるコストが少なくても、量が増えると利益を圧迫する可能性まで出てくるでしょう。そうならないよう、早急に対応すると安心です。

データとして利活用がしにくい

紙のアンケートは、残念ながらデータとして活用がしにくいです。

まず、回収率自体が低下してしまうことが多いでしょう。紙だと、回収忘れや紛失・回答忘れなどの要因で上手くデータが集まらないことが多いからです。

また、紙としてデータを保管してしまうと、取り出しといった工程で手間が掛かり利活用が阻害されてしまいます。いちいち、エクセル等にデータを移動させるのも手間です。

さらに、集計効率も上げにくいので、集計量が多いと上手く分析作業ができないリスクまであります。

データが共有しにくい

紙のアンケートは、データとして共有されにくいです。

たとえば、部署やプロジェクトごとに進捗や作業に関するアンケートをすることを想定します。そういったアンケートは、部署やプロジェクトメンバー内でデータ共有が止まってしまい、他部署やメンバーに情報が届かない可能性があります。

社内全体であらゆるアンケートを共有できるようにすることで、全体の作業進捗や課題などをより分析しやすくなりますが、紙だと実現が難しいです。

既存の紙アンケートは、外注でデジタル化すると手間が掛からない

紙のアンケートをデジタル化すると、

• コストが総合的に削減される
• 簡単に集計・分析ができるのでデータの利活用が進む
• クラウド上でデータを共有可能となる

といったメリットが得られます。

ただし、すでに配布して回答を得ている紙のアンケートは、別途これからデジタル化する必要があります。

外注で作業を代行してもらうと、その手間が大きく減るので安心です。社内で紙をデジタル化するよりも、コストが安く済むのもメリットとなっています。

弊社でも、アンケートのデジタル化、アンケート入力代行のお手伝いをさせていただいているので、ぜひご連絡ください。

まとめ

今回は、アンケートを紙で管理するデメリットやデジタル化するメリットをご紹介してきました。

アンケートを紙で管理すると、手間が掛かりますしコストもかさんできます。管理の手間やコストが増える前に、アンケートをデジタル化してコストを削減してみてください。

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