社内で紙の書類をなくしていくには、紙の書類をスキャンして電子化していく他にも「電子署名」の活用が必要です。物理的な押印は電子化すると効力が薄くなってしまうので、代わりになる認証方式が必要だからです。
電子署名については過去に政府が見解を示し、より利用しやすくなりました。
今回は電子署名の基本について知りたい方向けに電子署名とは何か、そして理解するためのポイントなどを解説していきます。
目次
押印といった証明方法に変わる技術！電子署名とは？
電子署名とは電子文書の正当性を確認できる認証技術を指します。電子文書では作成後に物理的な押印やサインなどができないので、電子署名が書類の信頼性を確保するための重要な技術になります。
電子署名には、インターネットで広く用いられている「公開鍵方式」というセキュリティ技術が利用されているのが特徴です。
- 署名者：電子文書からハッシュ値という特殊な数値の羅列を生成
- 署名者：秘密鍵によってデータを暗号化して分からなくする
- 署名者：電子署名を実行して相手に電子文書を送る
- 相手：電子文書からハッシュ値を生成する
- 相手：公開鍵を使いデータを復号、元に戻す
- 相手：4と５の値を比較して改ざんがないか確認する
6の手順でハッシュ値がまったく同じ場合、書類の正当性が認められます。
政府の見解は？電子署名を理解するためのポイント
ここからは電子署名を理解するためのポイントをいくつかご紹介していきます。
当事者型と立会人型、2つの署名タイプがある
電子署名の方式には
- 当事者型：契約の当事者が自分で電子証明書を発行する
- 立会人型：当事者が認めた第三者が証明を行う
という2種類の署名タイプがあります。
当事者型は文書の正当性を確実に証明できるのがメリットですが、証明書発行に時間が掛かってしまうのがネックでした。そこで最近ではクラウド電子契約サービスといった第三者に署名作業を代行してもらう立会人型が広まっています。
印紙税が0円になる
企業取引に関する書類は印紙税が発生します。契約金額が増加するほど税が増えるので少々負担になります。
ただし電子署名により電子契約書で契約を行うと印紙税が掛からないので、負担が減るのがポイントです。紙代や印刷代などの総合的なコスト削減にもつながるので、スキャンも活用しながら電子契約書や電子署名などを利用してみましょう。
日本政府が立会人型の法的効力を公式に認める
2001年には「電子署名法」が策定されており、電子署名の法的効力がすでに認められていました。ただし現在広がっている立会人型方式については解釈が分かれ、明確に法的効力があるかは不明でした。
しかし2020年9月に「利用者の意思に基づく場合、本人が電子証明書を発行していなくても電子署名は要件をクリアしている」とする政府見解が発表され話題になっています。立会人型の電子署名にも法的効力があると認められたので、将来的には電子署名の利用がさらに加速するでしょう。
まとめ
今回は紙の書類をスキャンして電子化していく上で必要な「電子署名」とは何か、そして理解するためのポイントについて解説してきました。
電子署名は電子文書の正当性を証明するための重要な技術です。最近政府見解も発表され、利用しやすい立会人型サービスにも法的効力があると明示されたのも覚えておきましょう。
ぜひ電子文書と電子署名を組み合わせてペーパーレス化を進めてみてください。
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