皆さんの会社で使う資料を電子化するスキャニング作業は、単純ではありますが手作業でやると時間がかかります。「重要な業務にもっと時間を割きたいが、スキャニングの時間が以外に掛かっていてもったいない」と思っている方は、スキャニングを外注するとコスト削減にもつながりよい効果が得られるでしょう。
スキャニング外注代行業者を選ぶときは、事前に注意しておきたいポイントを知っておくとよい業者を選びやすくなります。今回はスキャニング作業の外注を検討している方向けに、代行業者選定の際役立つポイントを3つご紹介していきます。
目次
面倒なスキャニング作業は、外注して楽になろう！
スキャニングを自社で行うと、
- 時給換算で従業員に払っている賃金よりも高いコストがかかる
- 従業員が本来時間を割くべき業務に集中できなくなる
- スキャニング作業のプロセスが面倒でミスが発生してしまう
といった課題が出てきます。
スキャニング作業代行業者に外注を行うと、次のようなメリットを得られます。
- 外注費がかかるが、総合的に見ると従業員に任せるよりコストが浮く
- 従業員がコア業務に集中できるようになり、生産効率が上がる
- スキャニング作業をプロが行ってくれるので、作業にミスがなくなる
スキャニングに関して課題を感じている場合は、ぜひスキャニング代行業者への依頼を検討してみてください。
その会社、信頼できますか？スキャニング外注業者を選ぶ3つのポイント
スキャニング外注業者を選ぶときは、次のポイントを確認しておけば安心できます。
料金体系がしっかりしているか
スキャニング外注業者を選ぶときは料金体系を確認しましょう。単に導入コストが安い高いだけでなく、提供されるサービス内容に応じて納得のゆく料金が設定されているか判断できるようになるほうが重要です。
実際の料金は
- 用紙の大きさ
- スキャンする際の解像度
- 白黒かグレースケール・カラーか
- ADFやフラットヘッドなど、どのスキャン方法を使用するか
- スキャニングする書類の種類
などによって決定します。
ちなみに弊社ではOCRなしの通常スキャン、ADF使用において、「200dpiの白黒スキャン：1枚当たり3円」から料金設定をさせていただいております。
サービス内容が充実しているか
単にスキャニングの代行だけでなく、「スキャニングしてもらった資料をさらに書き直してほしい」といった希望も発生するかもしれません。複数の作業を外注したいときはバラバラに依頼するのではなく、一本にまとめて依頼ができると便利です。
弊社では
- 画像切り抜き
- 資料のテキスト化
- 名簿のデータ化
といったスキャニング以外の作業代行も行っているので、複数の軽作業を同時にご依頼していただけます。
セキュリティ対策がしっかりしているか
スキャニング代行においては社内情報を外部業者へ預けます。ですから業者側のセキュリティ対策がしっかりしていないと、外部への情報流出など自社の信頼性を落としてしまうトラブルが起きてしまう危険性もあります。
セキュリティ対策がしっかりしているかどうかを見極めるには、
- プライバシーマークやISO9001などの認定を受けているか
- 作業スタッフに文書情報管理士がいるか
- 信頼性が特に求められる大企業との取引実績があるか
といった点を確認しておきましょう。
弊社は「プライバシーマーク」を取得済みなので、お客様から預かったデータを適切に取り扱わさせていただきます。また大企業様との取引実績も豊富です。
まとめ
今回はスキャニング外注業者を選ぶ際に、ポイントとなる点を3つご紹介してきました。
スキャニングを代行すると、作業効率化やコスト削減などの点でメリットがあります。料金体系やサービス内容、セキュリティなどを確認して最適な業者を選んでみてください。
