今回の記事では電子帳簿と保存制度についてご紹介します。
電子帳簿保存法は正式名称を「電子計算機を使用して作成する
国税関係帳簿書類の保存法等の特例に関する法律」といい、国税に関する帳簿や種類について一定の要件のもとで電磁的記録による保存が認められています。
近年オフィス業務の ict 化が進展し、民間企業などにおける電子帳簿への関心が高まりつつある状況の中、利便性向上の観点から類似の制度改正が行われています。
今回はその中から「電子帳簿保存制度」についてご説明します。
目次
政府も推進する書類のデジタル化
現在政府全体の取り組みとして、付加価値の創出による労働生産性の向上を実現するためにデジタル化の推進が掲げられています。
政府の成長戦略においても、事業者の経理事務や税務手続きを電子化自動化し、そのバックオフィスの効率化を実現するための方策として、書類などのデジタル保存のさらなる推進について言及されています。
電子帳簿保存法の目的
電子帳簿保存法の目的は第一条の規定にある通り納税者等の国税関係帳簿書類の保存にかかる負担を軽減することですが、電子帳簿等の保存により電子化を進めることで例えば、デジタル化による社内での情報共有が進んで、部署間を横断するワークフローが迅速化することや、社内各所における作業の見える化、コンプライアンスの向上が見込めます。
またクラウド化をすれば帳簿や書類をクラウド上に電子保存することにより、社外からもアクセスが可能となり、リモートワークの推進にも繋がります。
帳簿の電子保存についての対象とスキャナ保存についての対象
帳簿の電子保存について対象となる帳簿は、仕訳帳や総勘定元帳などで、自己がコンピュータを使用して作成する帳簿となります。
またスキャナ保存について対象となる書類は、取引相手から受け取った請求書などや、自己が作成し相手方に交付した注文書などの写しになります。
なおスキャナ保存は解像度等の要件を満たしていれば、スマートフォンやデジタルカメラで撮ったデータも認められます。
最後に
いかがでしたか？
電子帳簿等の保存にはスキャナ保存を活用し、帳簿や書類の保存にかかる負担減を図るとともに、バックオフィスの効率化になります。現在はコロナで対面でのやりとりに神経質にならざるを得ない厳しい社会状況です。書類のデジタル化は東京都知事の提唱する３密を避けるためにも有効です。テレワークによって会社内の出入りの少ない今こそ書類をデジタルデータに変える好機だと捉えられます。大量のデータをデジタル化する際にはぜひ専門の代行業者へお任せください。
