スキャンを外注する際に注意したい4つのポイントを解説!

2020/11/09

スキャンを外注する際の注意点とは何でしょうか?

スキャン外注時には価格以外にも、確認すべき点があります。

価格だけを注視すると、思わぬ低いクオリティや情報の紛失、さらにはスキャン時のサポートの欠如も起こり得ます。

ここでは、スキャン外注時に確認すべき4点を説明いたします

スキャン 代行

①スキャン外注時の料金

スキャン外注の料金は、依頼したい書類の枚数やサイズ・紙質・スキャン解像度を複合的に考慮して設定します。

基本的に枚数の多さに従い単価は安くなり、枚数の少なさに従い単価が高くなります。

ただし、1件ごとの基本料金や受注最低価格の設定なども含めるので、単価と合計額の安さは異なる可能性があります。

スキャンした書類データの仕分けやラベリングなど、スキャン以外の作業の依頼には、通常追加費用が発生します。

そのため、基本メニューに含まれる業務範囲を事前に確認しておきましょう。

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②スキャン外注時のサポート

希望に合うスキャン外注業者に依頼するために、スキャンしたデータの今後の運用パターンを事前に決めておくと良いでしょう。

提供するサポートは業者によって異なりますが、以下が例になります。

・社内管理システムに対するオプションの有無

・オンラインでのスキャニングデータの管理の可否

弊社では、スキャンした資料をデータ化することで、情報を共有化できます。

また簡単に必要部分を検索できるので、迅速な問い合わせ対応を実現します。

よって、業務効率化を図ることが可能です。

③スキャン外注時のセキュリティ

スキャン外注時は、セキュリティにも注意を払う必要があります。

紙媒体では、紛失すると復元不可能で、2度と同じ資料を入手できません。

データ化すれば、バックアップをとることができ、万が一に備えられます。

④スキャン外注時のクオリティ

見積もりや打ち合わせ段階でサンプルを用意してもらい、事前にクオリティを確認しましょう。

さらに、スキャンに使用する機器や実績件数・評価もチェックできれば安心です。

まとめ:スキャンを外注する前に、価格以外の注意点も確認しよう!

スキャンを外注する際は、価格ばかりに着眼しがちです。

しかし、実はコスト以外の部分も、業務効率化やセキュリティなどの観点では重要です。

反面で、自社に不必要なサービスであれば追加出費の必要はありません。

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