ピンチはチャンス!? コロナが起こす働き方改革〜書類のデジタル化

2020/05/12

新型コロナの感染抑止のための自粛要請の影響は様々なカタチであらわれています。特に経済面については顕著で、デメリットばかりが目に付きます。しかしながらこれは日本がたびたび諸外国から指摘されてきた効率の悪い働き方を改善するチャンスでもあります。

最近ニュースで、外出自粛で会社がリモートワークを推奨しているにもかかわらず、紙の書類に印鑑を押すために感染リスクを推して出勤せざるを得ない管理職のサラリーマンがレポートされて話題になりました。

現在では社会全体が紙の書類と印鑑決済をアナログとして嫌い、デジタルデータ化していくことをよしとする風潮になっています。

時代の変化の波にいち早く乗ることは、他社に差をつけ業績を伸ばすひとつの要因です。では書類をデジタル化するにはどのような方法があるのでしょうか?

 

書類を電子化する方法

 

自分で行う場合

書類の電子化を自分で行う場合、自分でスキャナーを用意して書類をスキャンし、PDF形式などに変換して保存するという方法があります。

オフィス用の複合機のスキャン機能を使えば高速で電子化が可能ですが、例えば社内の全書類をスキャナーに通したり、そのあとのデータをあとで検索しやすいように一枚一枚名前をつけて分類ごとに整理する必要があるのですから、一から全ての書類を電子化しようとする場合などには専用の業者に依頼する方が現実的と言えます。

 

業者へ依頼する場合

業者へ委託する場合、電子化する書類を全て渡し、代行でスキャンからデータ化してもらう流れとなります。費用は掛かりますが、ノウハウを蓄積した専門の業者に依頼した方が安全で確実です。

 

 

 

 

書類をデジタル化するメリット

書類をデジタル化することには一体どんなメリットがあるのでしょうか?

コスト削減

書類の電子化は様々なコストを削減してくれます。そもそもの書類の印刷費用や書類管理の自動化による業務削減。デジタルデータにしてしまえば保管スペースだって必要ありません。

 

検索性の向上

目当ての書類を検索するのが簡単になります。書類を電子化する際にOCRで変換しておけば本文中のキーワードで検索することも可能になります。

 

仕事の効率化

紙の書類を持ち歩かなくてよく、権限さえあれば端末を通してどこからでもアクセスでき流ので、持ち出しの承認や書類の決済、回覧が容易になり、仕事の効率が上がります。

 

資料の経年劣化がない

紙の書類というのは温度や湿度の変化に弱く、しっかりと対策を講じない場合、長期の保存に向きません。しかしデジタルデータなら経年劣化の心配がありません。

 

 

デメリット

書類をデジタル化することにもデメリットは存在します。どのようなデメリットがあるのでしょうか?

 

取引先に左右される

冒頭でも述べたように、いまだに紙の書類でやりとりしている会社は沢山あります。取引先が請求書を紙で欲しいと要求してきた場合、一方的に電子請求書を送るわけにもいかないでしょう。しかしコロナ危機のおかげで、取引先が請求書を紙で欲しいと言いづらい状況になっています。

 

場合によっては教育が必要

業種や年代によってはIT機器を使用したことがなかったり、縁遠い社員がいることでしょう。そういう場合には電子化した書類の取り扱いについて社内で教育するコストが掛かります。

 

データが消えることがある

電子データは事故やハッキングによって、一瞬で消えてしまう恐れがあります。そのためにもこまめなバックアップやセキュリティ対策は欠かせません。

 

ネットワークの影響を受ける

データをどこに置くのかにもよりますが、書類データへのアクセス、移動は通信環境の影響を受けます。

 

まとめ

書類の電子化はうまく活用することによってコスト削減につながり沢山のメリットを生み出します。あなたの職場でも書類をデータ化して仕事の効率を上げてみませんか?

その際、大量の書類をスキャンしなければならない場合はぜひ、当サービスをご利用ください!