スマートな職場のファイル・フォルダ整理のコツ! 電子化データを活かすために

2019/06/22

皆様は会社のパソコン、ちゃんとファイルを整理整頓していますか?

ひょっとしてデスクトップにまでファイルが溢れてきていませんか?

物理的に場所を取る会社のデスクや倉庫と違って電子ファイルは他者の目に触れる機会が少ないので、いくら散らかしても指摘を受けることがありません。

しかしながら電子ファイルだって、散らかっていると目的のファイルを探すときに手間取るのは同じなんです。

会社のデスクの引き出しには限りがありますが、フォルダは際限なく作ることが出来てしまいます。好き勝手に適当に作って転がしていては大変です。そこで今回は電子ファイルを整頓する際のコツをいくつかご紹介いたしますので、ぜひ活用してスマートなワーキング・ライフにお役立てください。

 

 

仕事のパソコン内は必要なファイルだけにする

会社のデスクの上も作業をする際は余計なものが乗っていない方が作業が捗りますよね?

同じようにパソコンだって余計なデータが入っていない方が処理が速いです。資料の検索性のためにも作業効率のためにも会社のパソコン内は出来るだけ必要なもの以外が入っていない状態が理想的です。

 

そのファイルは必要か、考える習慣をつけよう。

まずはパソコン内の断捨離をしましょう。

『いるもの』と『いらないもの』を仕分けするのです。

チェック項目

  1. そのファイルはあなたのパソコンの中にしかないものですか? 
  2. あなたのパソコンの中だけにあるファイルは共有する必要のないものですか?
  3. そのファイルはあなたのパソコンに入れておく必要のあるものですか?
  4. そのファイルはいつ必要なものですか?

上記の項目に則って仕分けたなら、パソコンの中は必要なファイルだけになるはずです。今必要なもの以外は共有サーバーなどにしまっておきましょう。

 

 

ファイルの命名ルールを決めよう

次にファイルの命名ルールを決めていきましょう。統一したルールで命名していくことで、ファイルを検索しやすくし、取り違えを防ぐことができるようになります。

 

 

 

 

ファイルの使われ方や役割でソート

大きく書類の性質ごとにカテゴライズしてフォルダを作り、そのフォルダごとに大きな役割から順番にタグづけていく命名法が個人的におすすめです。

いくつか例を挙げてみます。

プロジェクトの資料は(プロジェクト_プロジェクト名+資料名+作成日)

打ち合わせの議事録は(打ち合わせ_開催日+会議名+議事録+作成日)

企画の資料は(企画_テーマ名+資料名+作成日)

こう名付けることにより、カテゴリごと、項目ごと、関連資料ごとの検索が可能になります。特にタイトル最後に作成日を加えることにより、更新していった書類のどのバージョンを採択したのか認識の統一が図れます。同じような資料を作成していても取り違えを防げます。