電子化後の書類、保管方法と処分方法は?

2019/06/20

紙の書類はもう古い!

これからは電子書類の時代だ!!

 

と言って、勢い勇んで全部デジタルデータ化したはいいものの、残った書類の束、どうしよう…

 

内容はデジタル化したとは言っても、何かあったときに取引の証拠になったりするかもしれないし、書類によっては保管期間が法によって定められているものもあるって聞くし、内容を写し取ったあとの紙の書類を迂闊に捨てられずに会社の隅にダンボールに入れたままにしている人は多いのではないでしょうか。

実際、なにかあったときのことを考えると二の足踏んじゃいますよね。

 

 

e-文書法と電子帳簿保存法

 

電子書類の保管や定義に関しては『e-文書法』と『電子帳簿保存法』という法律が規定しています。

 

e-文書法とは?

 

2005年4月に「個人情報保護法」の影に隠れてひっそりと施行されました。

企業等において、これまで紙で保管されていた特定文書・書類を電子的に保存することを許可する法律で、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用にに関する法律」「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律をまとめてe-文書法と呼んでいます。

契約書、図面、帳簿等、それぞれ文書として関することを規定した法律が違い、管轄する省庁も違うのですが、それらをひとまとめにして電子化することを認めるために制定されました。

「e-文書保存法」では後述の「電子帳簿保存法」で定められている文書以外の電子保存が容認されます。書類の保存期間についてはそれぞれ異なるので、関係法規に照らし合わせて調べるのが方法です。

 

電子帳簿保存法とは?

 

国税局が管轄する法律で、会計帳簿や国税関係書類を電子化するための詳細な規定が書かれています。領収書のスキャン保存の有効/無効の線引きはこの法律によって決まっているわけです。

「電子帳簿保存法」では、国税関係帳簿書類の電子保存が容認されます。しかしスキャン保存できる書類とできない書類が存在するため注意が必要です。

 

 

 

 

スキャン保存できる文書

契約書、領収書、預り証、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書、契約の申込書(定型的約款無し)、請求書、納品書、送り状、輸出証明書及びこれらの写し

 

スキャン保存できない文書

仕訳帳、総勘定元帳、帳簿関係書類全般、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、決算関係書類全般

 

スキャン保存できない文書に関しては、電子データで作成することが認められています。しかし、過去に紙で作成したものがあれば保存期間の間は紙の状態で保存しておく必要があります。

 

 

電子化後の書類の処分方法

文書の廃棄はシュレッダー廃棄が一般的です。書類が大量になるととても手間が掛かるので、スキャン代行業者に依頼する場合は併せて書類の処分も依頼してしまうと便利です。

しかしシュレッダー処分では廃棄業者が書類をシュレッダーに通す際に内容を業者が見てしまう恐れがあるので、機密書類の場合は書類の入った箱ごと溶かしてくれる溶解業者に頼んだ方が良いでしょう。