処分待った!書類の保存期間に決まりはあるの?電子データでの保存は OK?

2019/07/18

電子化した後の紙の領収書や請求書などの書類の保管期間は?

最近流行りのスキャナを使った書類の電子化。

デジタルデータなら保管しておくスペースも必要ないし 、OCR(光学文字認識)処理を施してしまえば検索して必要な書類を簡単に取り出せるようになるし、やって損をすることはそうないはずです。

でもスキャンした後の書類、あれってすぐに処分しちゃっていいものでしょうか?

デジタルな書類って、データの保存の観点ではとてもいいんですけど、法的な効力ってあるんでしょうか?

そう考えたら紙の書類も迂闊には捨てられませんよね。

せっかく電子化したのに紙の書類を持ったままでは、一体何のためにコストを掛けてまで書類をスキャンしたのか分かりませんよね。

今回お伝えするのはタイトルにありますように、紙の書類の保管期間についてです。

結論から言ってしまうと、紙の書類の保管期間は関係省庁によって定められた保管期間が違うため、具体的に「この書類は何日間!」と一概に断言することはできません。

なので書類の保管期間について定めた二つの法律をご紹介してそれぞれの場合の参考にしていただきたく考えます。

電子書類の保管に関する法律には大きく「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の二つがあります。

ではこの二つの法律がそれぞれどういう場合に使われるものなのか、どう違うのか、見ていきましょう。

 

 

e-文書法とは?

2005年4月に施行されました。正確には「e-文書法」という単一の法律が存在しているわけではなく、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」という2つの法律の総称となります。

これまで契約書、図面、帳簿等の、保管することが義務付けされた書類というのは外務省、国土交通省、財務省複数の象徴がそれぞれ管轄してきました。「e-文書法」とはそれらに対してひとまとめに「電子化することを認める」ことを主眼として制定された法律です。

 

 

 

 

電子帳簿保存法とは?

この法律は国税局が管轄する法律で、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。会計帳簿や国税関係書類を電子化するための詳細な規程が書かれている法律で、この法律によって、スキャンした電子ファイルも書類として扱われることができるようになりました。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

契約書、領収書およびその控え
請求書、納品書、預金通帳など
見積書、注文書など

電子帳簿保存法は国税局が管轄しているだけあり、税金の支払いに関係する書類のスキャンや写真の法律について言及しています。

対するe-文書法は、保存が義務付けられているすべての文書が対象となります。

それぞれの文書の保存の要件や可否については内閣官房IT担当室における一覧表でご確認ください。