社内に溜まっている大量の契約書を、スキャニングなどにより電子化することで得られるメリットは様々あります。税金を削減したり、契約時間をスピーディーにしたり、社内での確認が正確になるといったメリットが得られます。
今まで溜まっている契約書については、スキャニングして電子化すれば、最初から電子化されている文書と一緒にして一元的に管理することが可能です。今回は、契約書を電子化するメリットを解説していきます。
目次
大量の契約書を電子化するメリットとは
契約書を電子化すると、次のようなメリットがあります。
印紙税がなくなる
紙で契約を行うと、その契約書に関しては収入印紙代が掛かります。契約書の数は、会社の規模によってはかなりのコストになるリスクがあります。
契約書をスキャニングなどで電子化することにより、このリスクがなくなるのがポイントです。収入印紙代が現状では、電子化された契約書には発生しないためです。印紙税がなくなるメリットをよく考え、スキャニングなどで電子化するか検討してみるのもよいでしょう。
契約を完了させるまでの時間が短縮される
紙で契約を行おうとすると直接対面で商談を行ったりという手間が掛かり、契約が締結されるまでの時間が長くなります。
しかし、契約書がスキャニングなどを通じて電子化されていると、非対面でも簡単に契約を進められます。会社の承認といった作業もオンラインで完結できるので、従来の契約よりも取引が完了するまでの時間が短縮されるのはメリットと言えるでしょう。
契約手続き中や契約後などのステータス・履歴管理が簡単になる
紙の契約書だと、1つ1つの契約ステータスを会社で管理するのは本当に面倒です。確認に抜け漏れがあると契約していない、契約しているといったことで、トラブルが発生するリスクまであります。
契約書をスキャニングなどで電子化すると、書類をまとめてオンライン上でステータス管理可能です。契約手続き中や契約完了といった内容をすぐ確認できるようになり、確認工程の正確性も上がるのでトラブルが減少するでしょう。
今までの紙の請求書はどうやって保管すればよいの？
紙の請求書を今から電子化して管理する場合、「今までの紙で管理していた請求書はどうやって保管すればよいのか？」という疑問が出てくるはずです。回答としてはスキャニングして電子化を行い、すべての契約書を電子化するのが望ましいです。
スキャニングする必要のある契約書が膨大な場合は、代行サービスの利用を検討してみてください。専用の機器を活用し、大量の契約書をスキャニング可能です。契約する際は機密情報の取り扱いといった面で安心感のある業者をチェックしてみてください。
まとめ
今回は紙の請求書をスキャニングなどを通じて電子化するメリットをご紹介してきました。
請求書を電子化すると、税金節約や契約の手間軽減といったメリットがあります。今までの書類は、代行サービスを利用するといった方法で、電子化して管理できるようにするとさらに安心です。
弊社でも、大量の紙の書類のスキャニングを代行しております。気になる方はぜひご連絡ください。
【３５０社以上からのご依頼と納品実績！プライバシーマーク取得！安くて正確で安心！パソコン業務・オフィス事務・軽作業の業務代行を実施！事務系業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・複合機・スキャニング機などを活用！単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・スキャン・販促に関わる作業や軽作業を社内スタッフが行うと、自社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務（エクセル・ワード・パワーポイント等を活用したデータ入力業務）・オフィス軽作業（スキャニングやDM発送などのオフィス業務）のBPO業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証一部上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
単純な事務作業やオフィス内軽作業などの外注業者をお探しなら、ぜひBPO業務代行サービス「ビーアウト」へ一度お問合せ・ご相談ください。
