社内に溜まっている大量の契約書を、スキャニングなどにより電子化することで得られるメリットは様々あります。税金を削減したり、契約時間をスピーディーにしたり、社内での確認が正確になるといったメリットが得られます。

今まで溜まっている契約書については、スキャニングして電子化すれば、最初から電子化されている文書と一緒にして一元的に管理することが可能です。今回は、契約書を電子化するメリットを解説していきます。

大量の契約書を電子化するメリットとは

契約書を電子化すると、次のようなメリットがあります。

印紙税がなくなる

紙で契約を行うと、その契約書に関しては収入印紙代が掛かります。契約書の数は、会社の規模によってはかなりのコストになるリスクがあります。

契約書をスキャニングなどで電子化することにより、このリスクがなくなるのがポイントです。収入印紙代が現状では、電子化された契約書には発生しないためです。印紙税がなくなるメリットをよく考え、スキャニングなどで電子化するか検討してみるのもよいでしょう。

契約を完了させるまでの時間が短縮される

紙で契約を行おうとすると直接対面で商談を行ったりという手間が掛かり、契約が締結されるまでの時間が長くなります。

しかし、契約書がスキャニングなどを通じて電子化されていると、非対面でも簡単に契約を進められます。会社の承認といった作業もオンラインで完結できるので、従来の契約よりも取引が完了するまでの時間が短縮されるのはメリットと言えるでしょう。

契約手続き中や契約後などのステータス・履歴管理が簡単になる

紙の契約書だと、1つ1つの契約ステータスを会社で管理するのは本当に面倒です。確認に抜け漏れがあると契約していない、契約しているといったことで、トラブルが発生するリスクまであります。

契約書をスキャニングなどで電子化すると、書類をまとめてオンライン上でステータス管理可能です。契約手続き中や契約完了といった内容をすぐ確認できるようになり、確認工程の正確性も上がるのでトラブルが減少するでしょう。

今までの紙の請求書はどうやって保管すればよいの？

紙の請求書を今から電子化して管理する場合、「今までの紙で管理していた請求書はどうやって保管すればよいのか？」という疑問が出てくるはずです。回答としてはスキャニングして電子化を行い、すべての契約書を電子化するのが望ましいです。

スキャニングする必要のある契約書が膨大な場合は、代行サービスの利用を検討してみてください。専用の機器を活用し、大量の契約書をスキャニング可能です。契約する際は機密情報の取り扱いといった面で安心感のある業者をチェックしてみてください。

まとめ

今回は紙の請求書をスキャニングなどを通じて電子化するメリットをご紹介してきました。

請求書を電子化すると、税金節約や契約の手間軽減といったメリットがあります。今までの書類は、代行サービスを利用するといった方法で、電子化して管理できるようにするとさらに安心です。

弊社でも、大量の紙の書類のスキャニングを代行しております。気になる方はぜひご連絡ください。

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