紙の請求書は取引先が多いほど管理に手間が掛かりますし、申告等のことを考えると長期的に保管しないといけないので面倒です。
しかし、手順に沿って請求書をスキャニングして電子化することで、課題を解決できます。管理に関する手間が減りますし、事前に申請していれば電子帳簿保存法をもとに電子書類を使って申告等ができるようになるので便利です。
今回は請求書をスキャニングして電子化するメリットや注意点をご紹介していきます。
請求書をスキャニングして電子化するメリットとは
請求書をスキャニングして電子化できると、次のようなメリットがあります。
請求書の参照や確認が簡単になる
請求書をスキャニングして文字認識ができるようになっていれば、検索したりして書類を探すのが簡単になります。請求書が管理しきれておらず、埋もれているような状況では、より電子化が役立つでしょう。
現在では、スキャニング機器の精度が上がっており、癖のある文字なども読み込めるようになっているのでより検索するメリットが大きくなっています。
共有が楽になる
請求書がスキャニングされていると電子書類として簡単に共有ができます。オンラインストレージがある場合、電子請求書を指定の場所へ保存して共有URLなどを作成することで、必要なメンバーにすぐ共有することが可能です。
大量の請求書などを、紙で共有するのは面倒な作業ですが、電子化で共有ができると手間が減り時間が短縮されます。
書類の保管コストが削減される
電子化して必要なくなった請求書を破棄することで、今まで必要だった保管スペースがなくなります。これによって、書類の管理に必要な人員の削減や、管理スペースの確保に掛かるコストを減らせる、といった効果が見込めるでしょう。
さらに、「電子帳簿保存法」に沿って管理ができていれば、書類を破棄していたとしても、確定申告では電子書類をもとに手続きができます。スキャニングや書類の破棄といった工程を実行する前に、電子化に関する許可やスキャニング方法などを役所へ申請する必要がありますが、大きなコスト削減につながるのでぜひ申請を検討してみてください。
請求書をスキャニングして電子化する際の注意点とは
請求書をスキャニングして電子化する際は、次の点に注意してみてください。
- 請求書が目的通りにスキャニングされているか
- 電子帳簿保存法に対応できているか
大量の紙の請求書をスキャニングした際に、フォーマットが違ったり項目に抜け漏れがあり検索できないといった問題がある際は、すぐに調整を行って目的通りに使えるようにしてみてください。また、電子帳簿保存法に対応したスキャニング精度や仕様になっているか、確認してから活用するようにしておきましょう。
スキャニングの量やデータの精度などが気になる方は、電子帳簿保存法にまで対応してくれる業者へ外注をすれば安心してスキャニングを任せられます。
まとめ
今回は、紙の請求書を電子化するメリット・注意点を解説してきました。
大量の紙の請求書を電子化すると検索効率が上がりますし、確定申告も楽になります。ただし、指定の方法に沿って電子化しないと活用が難しくなるリスクもあるので、データ化の質や正確性などの確保を行うため、外部業者にスキャニングしてもらう、といった方法も検討してみてください。
