スキャン代行サービス業者は、全国津々浦々にあります。ですから事前にどこを見て比較すればよいのか理解した上で、希望する業者とマッチングができると安心です。
料金だけで選ぶとサービス内容が合わずに失敗するケースもあるので注意してみてください。
今回はスキャン代行サービス業者の選び方、そして最後におすすめの業者をご紹介していきます。
目次
セキュリティにも注意！スキャン代行サービス業者を選ぶポイント
スキャン代行サービスを選ぶ際は、次のポイントに気を付けてみましょう。
オプションを含めてどんなスキャン方法へ対応しているのか
スキャン代行サービスを選ぶときは、どんなスキャン方法へ対応しているのかまず確認してみましょう。
- 白黒やグレースケール・カラーを選べるか
- OCR対応でスキャンしてくれるか
- ホチキスや付箋を外してくれるか
- 冊子の裁断をしてくれるか
といったように、業者がどんなサービスを提供しているのかは異なります。
また対応可能な原稿や納品形式なども確認して、最適な方法で成果物が得られるのか確認しておくことも重要です。
プライバシーマーク等の必要な認定を受けているか
スキャン代行時には、多少なりとも個人情報が含まれている書類を業者へ送る必要があります。ですから情報漏洩といったリスクを考えるならば、セキュリティに関する認定を受けているか確認するのも重要です。
たとえば国内の個人情報取り扱いが適切な事業者を認定する「プライバシーマーク」は、セキュリティ上の信頼を確認する1つの指標になります。他にも認定制度はあるので、いずれかあるいは複数の認定を受けている業者へ依頼ができると安心です。
1枚当たり何円といったように料金を明示しているか
料金を比較する際は、「1枚当たり〇円～」といったように比較情報を提示してくれていないと確認が取れません。明示ができていないところは信頼性が落ちます。
各料金プランを含めてオプションまで料金を表で提示してくれているならば、信頼性は上がります。
品質面でも安心！おすすめのスキャン代行業者をご紹介
ここからはおすすめのスキャン代行業者をご紹介していきます。
そのままスキャン
書籍や絵画などを電子化できるサービスです。
- 非裁断の電子化
- 書類のスキャン
- 大判図面の電子化
- 絵画の電子化
といった多様なスキャンを代行してくれます。
またEPUB作成といった、書籍を販売するニーズにも対応してくれるサービスを展開中です。
スキャニング.com
- 初期費用
- 月額費用
- システム管理料
が一切掛からないスキャン代行サービスです。
白黒、ADF利用であれば1枚3円～で依頼できる価格の安さが魅力になっています。また冊子裁断といったオプションも充実しています。
プライバシーマークも取得しているので依頼時も安心です。
まとめ
今回はスキャン代行サービスの選び方、そしておすすめの代行サービスをご紹介してきました。
スキャン代行サービスを選ぶ際は、料金だけでなくサービス内容やセキュリティまで確認しておきましょう。そして料金とサービス内容が一番希望に合っている業者へ依頼できるよう比較を忘れないで見てください。
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BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
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