名刺入力で覚えておきたいルールと外注がおすすめな理由

2021/01/08
ルールと書かれたメモ

せっかくいただいた名刺の情報は、データ化して活用したいですよね?

名刺のデータ化には、当然ながら名刺入力の作業が必要です。

しかし大量の名刺になると、入力には大変長い時間がかかります。

そこで、本記事では作業を少しでも軽減するため、名刺入力において覚えておきたいルールをご紹介します!

名刺入力で覚えておきたいルール

YESとNOに男女が分かれるイメージ

名刺入力の際に覚えておきたいルールとは、入力項目を事前に決めておくことです。

ここでは、具体的に入力する項目のご説明をいたします。

入力項目を決めておく

何も決めずに名刺入力を開始すると、ひたすらに時間がかかります。

また入力項目を決めていない場合は、名刺に記載されている全情報を入力される方が多いのではないでしょうか?

しかし必要な名刺情報は一定箇所なので、必ずしも全ての名刺情報を入力する必要はありません。

よって名刺入力を効率的に行うために、事前に入力項目を決めておくことをおすすめします。

たとえば、次の7項目は名刺入力から外せないでしょう。

・氏名

・郵便番号

・住所

・会社名

・部署名

・役職名

・電話番号

フリガナやメールアドレス・ホームページURL・携帯電話番号・FAX番号などの入力の有無も、作業前に検討されることをおすすめします

そもそも自力で名刺入力をするのか?

Privacy Policyと記載された紙

大量の名刺入力作業は、どんなにルールを設けて効率的にこなしても時間がかかります。

仕事の合間や隙間時間だけでの名刺入力作業は、不可能に近いです。

場合によっては、名刺入力作業に追われて、コア業務に支障が生じる恐れもあります。

実は、名刺入力はプロの業者への代行依頼が可能です。

代行業者は枚数や入力項目などに応じて価格を設定していますが、作業量を考えると総じて激安でしょう。

依頼する際は、業者の基本入力項目やオプション・入力方法・納期の確認をします。

たとえば通常の手入力だけでなく、2人のスタッフが同じ名刺を入力してデータを照らし合わせる高精度なベリファイ入力も選択可能です。

そして、業者の個人情報の取り扱い方にも注意を払いましょう。

貴重な個人情報である名刺情報の流出は、絶対に避けたいことです。

「プライバシーマーク」を取得している業者で、かつ実績があれば安心でしょう。

特に名が通った企業との取引実績がある業者であれば、より信頼ができます。

まとめ:入力項目を事前に決めておくことは名刺入力のルール!

名刺入力を自力で行う場合は、絶対に作業前に入力項目を決めておきましょう。

しかし名刺の枚数が多い場合は、思い切って業者への外注の検討をおすすめします。

信頼できる業者を選んで、名刺をデータ化して営業に役立てましょう。