名刺入力におけるコツとは?入力してデータ化する箇所を決めておこう!

2021/01/06
アイデアが閃いた男性の様子

名刺入力では、正確さ・迅速さ・丁寧さが重要です。

名刺情報を営業に活かす名刺入力は、ミスがあっては絶対にいけません。

しかし数百枚・数千枚と大量の名刺を、素早くミスなく入力することは可能でしょうか?

本記事では、名刺入力における つのコツをご紹介します。

ぜひコツを参考に、効率的な名刺入力作業の実現を目指してください。

名刺入力におけるコツとは?

ここでは、いよいよ名刺入力のコツを確認していきます。

プロの採用する名刺入力のコツは、入力箇所の限定です。

入力する内容を決めておく

仮に数枚の名刺であれば、全ての情報をキッチリと入力しても良いでしょう。

しかし大量の場合は量が多すぎて、実質的に名刺の全情報の入力は不可能です。

加えて、名刺の情報で大切な部分は決まっているので、全ての情報は不要なケースも多くあります。

よって、プロの代行業者は入力箇所を決めている場合が一般的です。

では、プロは名刺のどの部分を入力するのでしょうか?

プロが名刺入力する箇所

通常、代行業者は基本項目と追加項目・オプションを用意しています。

基本項目

基本項目は、下記の7項目とする業者が多いです。

①氏名

②郵便番号

③住所

④会社名

⑤部署名

⑥役職名

⑦電話番号

また弊社のように、FAX番号も基本項目に入れている業者も存在します。

追加項目

そして下記が、追加項目の一例です。

・フリガナ

・メールアドレス

・ホームページURL

・携帯電話番号の入力

オプション

オプションでは、入力作業と関係のない項目を別途依頼できます。

たとえば、下記のオプションが用意されているでしょう。

・重複名刺チェックのみ

・重複名刺削除

・ホチキス外しまたはホチキス留め

上記のように業者を倣って、作業開始前に入力項目や作業項目を決定すると効率的なので、ぜひ参考になさってください。

名刺入力の意外なコツとは?

パソコンで入力する男性

名刺入力における意外なコツは、そもそも自力か依頼かの判断です。

自分で名刺入力に挑戦すると、事前に入力箇所や作業内容を決定しても膨大な時間を要します。

名刺枚数が多ければ、仕事の空き時間や隙間時間では決して終了しません。

名刺の山を崩しても終わらないので、精神的にもコア業務に集中できない焦燥感や苛立ちの原因となる可能性もあります。

名刺入力を得意とする業者に依頼する方が、実質的なコストを抑えられる場合も多いでしょう。

まとめ:名刺入力はコツを押さえて行おう!

名刺入力における、表面上また隠れたコツをご紹介しました。

少しでも迅速に名刺入力を行うため、ぜひ活用なさってください!

名刺入力代行業者への依頼も、コツの1つです。